By May Zhuang    Photo：CANVA

Trạng thái “Đã hoàn tất rà soát” có nghĩa là gì?

Trong hoạt động logistics quốc tế và giao nhận vận tải, doanh nghiệp thường gặp trạng thái hải quan “Đã hoàn tất rà soát” (审结) trên hệ thống khai báo hải quan. Nhiều chủ hàng cho rằng trạng thái này đồng nghĩa với việc hàng hóa đã được giải phóng. Tuy nhiên, thực tế không phải lúc nào cũng như vậy.

“Đã hoàn tất rà soát” cho biết cơ quan hải quan đã hoàn thành việc xem xét hồ sơ khai báo, thông tin lô hàng và các yêu cầu quản lý liên quan. Trạng thái này thể hiện rằng bước rà soát đã kết thúc, nhưng không nhất thiết có nghĩa là hàng hóa đã được phép giải phóng cuối cùng.

Sau khi hải quan hoàn tất rà soát, lô hàng có thể tiếp tục chuyển sang các bước sau:

• Giải phóng hàng bởi hải quan;
• Kiểm tra thực tế hàng hóa;
• Bổ sung chứng từ;
• Xác định thuế và các khoản phí phải nộp;
• Thực hiện thủ tục quản lý chuyên ngành hoặc kiểm dịch.

Vì vậy, “Đã hoàn tất rà soát” nên được hiểu là kết thúc giai đoạn xét duyệt hồ sơ, chứ không phải kết thúc toàn bộ quy trình thông quan. Hoàn tất rà soát ≠ Giải phóng hàng.

Vì sao hàng hóa vẫn có thể bị chậm trễ sau khi đã hoàn tất rà soát?

1. Kiểm tra hải quan

Hải quan có thể lựa chọn lô hàng để kiểm tra thực tế hoặc soi chiếu X-ray dựa trên cơ chế quản lý rủi ro.

Các nhóm hàng có khả năng bị kiểm tra cao hơn thường bao gồm:

• Hàng hóa có giá trị cao;
• Mặt hàng nhạy cảm;
• Lô hàng từ nhà xuất khẩu mới;
• Doanh nghiệp từng có vấn đề về tuân thủ.

2. Chênh lệch hoặc không thống nhất trong chứng từ

Sự không nhất quán giữa hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và tờ khai hải quan có thể khiến hải quan yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra thêm.

Các vấn đề thường gặp gồm:

• Mô tả hàng hóa không thống nhất;
• Số lượng khai báo không khớp;
• Trọng lượng có sai lệch;
• Mã HS không chính xác;
• Sai sót trong khai báo xuất xứ hàng hóa.

3. Vấn đề về thuế và phí

Nếu thuế nhập khẩu, VAT hoặc các khoản thuế phí khác chưa được nộp đầy đủ, hoặc hải quan cần xác minh thêm về trị giá khai báo, việc giải phóng hàng có thể bị trì hoãn.

4. Thiếu chứng từ quản lý chuyên ngành

Một số mặt hàng cần giấy phép, chứng nhận hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành, chẳng hạn như:

• Thực phẩm;
• Thiết bị y tế;
• Hóa chất;
• Sản phẩm nông nghiệp;
• Thiết bị truyền thông không dây.

Nếu không cung cấp đầy đủ chứng từ bắt buộc, lô hàng có thể chưa được hải quan cho phép giải phóng.

5. Ùn tắc tại cảng hoặc nhà ga hàng hóa

Trong mùa cao điểm vận tải, quy trình thông quan có thể bị ảnh hưởng bởi tình trạng ùn tắc tại cảng biển, sân bay hoặc cửa khẩu biên giới. Ngay cả khi hải quan đã hoàn tất rà soát, hàng hóa vẫn có thể phải chờ xử lý vận hành hoặc chờ chỉ thị giải phóng hàng cuối cùng.

Đơn vị giao nhận vận tải có thể phòng tránh chậm trễ thông quan như thế nào?

Kiểm tra chứng từ kỹ lưỡng

Trước khi khai báo hải quan, cần kiểm tra các chứng từ sau:

• Hóa đơn thương mại;
• Phiếu đóng gói;
• Vận đơn;
• Hợp đồng mua bán;
• Giấy chứng nhận xuất xứ;
• Chứng nhận sản phẩm.

Việc đảm bảo thông tin thống nhất trên toàn bộ chứng từ sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro tuân thủ.

Đảm bảo mô tả hàng hóa chính xác

Tránh sử dụng mô tả chung chung.

Ví dụ:

Mô tả chưa tốt:
“Sản phẩm điện tử”

Mô tả tốt hơn:
“Tai nghe không dây Bluetooth, Model XX, sử dụng pin lithium”

Khai báo chi tiết giúp hải quan nhận diện hàng hóa hiệu quả hơn và giảm rủi ro bị kiểm tra.

Phân loại mã HS chính xác

Mã HS quyết định:

• Mức thuế áp dụng;
• Yêu cầu quản lý chuyên ngành;
• Khả năng bị kiểm tra.

Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu phân loại hàng hóa và tìm đến tư vấn hải quan chuyên nghiệp khi đưa sản phẩm mới vào xuất nhập khẩu.

Chuẩn bị trước chứng từ tuân thủ

Trước khi giao hàng, cần xác nhận sản phẩm có yêu cầu các chứng từ sau hay không:

• Giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu;
• Chứng thư kiểm tra;
• Chứng nhận sản phẩm;
• Chấp thuận kiểm soát xuất khẩu.

Việc chuẩn bị sớm giúp tránh những chậm trễ không cần thiết trong quá trình thông quan.

Thiết lập hệ thống theo dõi thông quan

Đơn vị giao nhận vận tải chuyên nghiệp cần theo dõi sát các nội dung sau:

• Trạng thái khai báo hải quan;
• Thông báo kiểm tra;
• Yêu cầu bổ sung chứng từ;
• Tiến độ giải phóng hàng.

Phản ứng nhanh trước các vấn đề phát sinh có thể giúp giảm đáng kể thời gian chậm trễ và hạn chế ảnh hưởng đến khách hàng.

Kết luận

Trạng thái hải quan “Đã hoàn tất rà soát” không tự động đồng nghĩa với việc hàng hóa đã được giải phóng. Trạng thái này chỉ cho biết hải quan đã hoàn thành bước rà soát hồ sơ.

Đối với đơn vị giao nhận vận tải và doanh nghiệp xuất khẩu, việc hiểu đúng quy trình hải quan, duy trì độ chính xác của chứng từ, đảm bảo tuân thủ quy định và chủ động quản lý rủi ro là những yếu tố then chốt để giảm thiểu chậm trễ hàng hóa và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

Một chiến lược thông quan được chuẩn bị kỹ không chỉ giúp giảm rủi ro vận hành, mà còn nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và cải thiện hiệu suất logistics tổng thể.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.