By Nick Lung    Photo：CANVA

Giới thiệu:
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa freight forwarder và tư vấn logistics quốc tế khi bàn về tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Trên thực tế, cả hai đều quan trọng, nhưng vai trò lại khác nhau. Freight forwarder tập trung vào việc bảo đảm vận tải quốc tế, thông quan, chứng từ, trung chuyển và các mắt xích thực thi vận hành diễn ra suôn sẻ; trong khi đó, tư vấn logistics quốc tế lại nhìn từ góc độ thượng nguồn hơn, xem xét lại nguồn cung, phân bổ tồn kho, mạng lưới logistics, phương án dự phòng rủi ro và cơ chế phối hợp liên phòng ban. Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn liệu mình đang cần xử lý tốt một lô hàng cụ thể, hay cần điều chỉnh toàn bộ chuỗi cung ứng để đưa hệ thống về trạng thái lành mạnh hơn.

I. Hiểu rõ hai vai trò này sẽ giúp doanh nghiệp chọn đúng đối tác

Với những người mới tiếp cận ngành logistics quốc tế, freight forwarder và tư vấn logistics quốc tế thường bị xem là những tổ chức tương tự nhau. Dù cả hai bên đều có thể cùng bàn về những chủ đề như vận tải, thông quan, kho bãi, thời gian giao hàng, chi phí và chuỗi cung ứng, nhưng điểm khác biệt cốt lõi nằm ở góc nhìn đối với những vấn đề đó. Freight forwarder thường tập trung vào việc thực hiện các giao dịch cụ thể, còn tư vấn logistics quốc tế tập trung vào việc cải thiện tính hoàn chỉnh của toàn bộ cấu trúc chuỗi cung ứng quốc tế. Freight forwarder quan tâm đến việc hàng hóa có đến nơi suôn sẻ, đúng quy định và đúng thời gian hay không. Tư vấn logistics quốc tế lại quan tâm đến việc thiết kế chuỗi cung ứng hiện tại của doanh nghiệp có thực sự tối ưu về chi phí, thời gian giao hàng và rủi ro hay chưa, đồng thời có hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh một cách bền vững hay không. Vì vậy, doanh nghiệp nên quyết định chọn đối tác nào, phân bổ thời gian và nguồn lực cho quá trình chuyển đổi ra sao, cũng như bố trí ngân sách như thế nào cho phù hợp?

II. Giá trị của Freight Forwarder không chỉ dừng ở booking và thông quan

Theo Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA), freight forwarder chịu trách nhiệm tổ chức vận chuyển hàng hóa trong thương mại toàn cầu, và trách nhiệm cốt lõi của họ là bảo đảm hàng đến nơi nguyên vẹn và đúng thời hạn. Nhiều người thường gắn freight forwarding với booking, khai báo hải quan và xử lý chứng từ; tuy nhiên, đó chỉ là một phần trong phạm vi dịch vụ. Những freight forwarder giàu kinh nghiệm sẽ kết nối nhiều “nút” logistics khác nhau để xây dựng một mạng lưới vận hành có thể truy vết và minh bạch. Một freight forwarder giỏi sẽ xem xét tổng thể các yếu tố như lựa chọn giữa vận tải biển và vận tải hàng không, vận chuyển trực tiếp hay trung chuyển, chọn cảng đi phù hợp theo mùa vận tải, chuẩn bị kế hoạch xuất hàng trong mùa cao điểm, cũng như phối hợp trucking, kho bãi và điểm giao cuối trước hoặc sau khi thông quan.

III. Freight Forwarder tối ưu sự ổn định trong vận hành hằng ngày

Giá trị của freight forwarder thường nằm ở những khâu dễ phát sinh sai sót nhất nhưng lại khó để doanh nghiệp tự giám sát toàn diện. Ví dụ, thiếu một trường thông tin trong chứng từ, mô tả hàng hóa không chính xác, sai lệch thông tin milestone, xác nhận chỗ muộn, hoặc chậm kiểm tra phương án trung chuyển chỉ một ngày cũng có thể dẫn đến thời gian giao hàng mất kiểm soát, phát sinh thêm chi phí hoặc tạo áp lực cho khách hàng. Với doanh nghiệp, điều mà freight forwarder thực sự tối ưu chính là hiệu suất vận hành hằng ngày, tức là làm cho dòng hàng ổn định hơn, các mốc vận chuyển rõ ràng hơn, việc xử lý ngoại lệ nhanh hơn và giao tiếp liên phòng ban hiệu quả hơn. Những cải thiện này thoạt nhìn có thể không quá nổi bật, nhưng lại tác động trực tiếp đến chất lượng lô hàng và mức độ ổn định trong vận hành. Hiệu quả logistics quốc tế không chỉ do cước phí quyết định, mà còn chịu ảnh hưởng đồng thời bởi năng lực thông quan, hạ tầng, khả năng cung ứng dịch vụ logistics, mức độ minh bạch trong theo dõi và tính đúng hạn.

IV. Tư vấn logistics nhìn vào cấu trúc tổng thể, không chỉ từng lô hàng riêng lẻ

Vai trò này thoạt nhìn có vẻ cũng đang quan tâm đến việc làm sao để đưa một lô hàng cụ thể từ điểm A đến điểm B, nhưng trên thực tế, tư vấn logistics quốc tế thường phải đặt cho khách hàng một câu hỏi trực diện hơn, chẳng hạn: vì sao hàng hóa của bạn lại được vận chuyển theo cách này, với cách đóng gói này, với cấu trúc này? Câu trả lời cho câu hỏi đó thường sẽ chỉ ra những vấn đề nền tảng nghiêm trọng trong chuỗi cung ứng, ví dụ như quá tập trung vào một cảng xuất nhập cho nhiều thị trường, kết nối giữa vị trí kho và điểm thực hiện đơn hàng quá phân tán, lượng tồn kho an toàn quá nhiều hoặc quá ít, tỷ trọng vận tải biển và hàng không mất cân đối so với các phương thức khác, hay quá phụ thuộc vào lịch giao hàng giấy tờ và dữ liệu từ các hệ thống ERP, WMS, TMS nhưng chất lượng dữ liệu lại chưa đủ tin cậy. Vì vậy, mục tiêu của tư vấn logistics quốc tế không chỉ đơn thuần là cải thiện việc vận chuyển của từng lô hàng, mà là rà soát toàn bộ mạng lưới chuỗi cung ứng và đưa ra khuyến nghị để đánh giá mức độ phù hợp của cấu trúc hiện tại.

V. Tư vấn logistics quốc tế xử lý các vấn đề thuộc về thiết kế chuỗi cung ứng

Quản trị chuỗi cung ứng về bản chất bao trùm bốn chiều vận hành chính của doanh nghiệp: mua hàng, sản xuất, phân phối và phối hợp. Doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá chuỗi cung ứng của mình và tiến hành cải thiện thông qua các quy trình chuẩn hóa, hệ thống chỉ số đo lường, các thông lệ kinh doanh tốt nhất, kết hợp cùng kiến trúc công nghệ nội bộ. Giá trị của tư vấn viên nằm ở khả năng giúp doanh nghiệp gom các vấn đề phát sinh ở khâu mua hàng, vận hành, tài chính, logistics và hệ thống thông tin vào cùng một góc nhìn thống nhất để chẩn đoán lại toàn bộ. Nhiều doanh nghiệp ban đầu cho rằng đó chỉ là vấn đề vận chuyển, nhưng về sau mới nhận ra nguyên nhân gốc rễ lại đến từ việc nguồn cung quá tập trung, quản lý tồn kho chưa tốt, chất lượng dữ liệu kém và KPI giữa các phòng ban không đồng nhất.

VI. Cả hai đều có thể hỗ trợ tối ưu hóa, nhưng ở những tầng khác nhau

Cả freight forwarder và tư vấn logistics đều có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa, nhưng trọng tâm lại khác nhau. Do chức năng không giống nhau, lợi ích mà họ mang lại cho khách hàng cũng khác nhau. Freight forwarder tập trung vào việc tối ưu chất lượng giao dịch hằng ngày và các chu kỳ ngắn hạn, trong khi tư vấn logistics tập trung vào việc thiết kế một hệ thống có thể vận hành ổn định trong dài hạn. Cần lưu ý rằng, các cải thiện mà freight forwarder thường mang lại bao gồm: booking ổn định hơn, khai báo hải quan chính xác hơn, nhận diện rõ các điểm trung chuyển, chia sẻ thông tin chính xác hơn, dự báo thời gian vận chuyển tốt hơn và khả năng phản ứng nhanh khi có sự cố hoặc sai lệch. Những cải thiện này cuối cùng giúp giảm chậm trễ, giảm làm lại, giảm tiền phạt và giảm khiếu nại. Ngược lại, tư vấn logistics lại tập trung vào việc cải thiện tổng chi phí và mức độ phơi nhiễm rủi ro trong cấu trúc vận chuyển của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp cho rằng cước phí vận tải quá cao, nhưng thực tế có thể là chiến lược replenishment của họ đang có vấn đề; họ cho rằng cảng thiếu ổn định, nhưng nguyên nhân thật sự có thể nằm ở việc nguồn cung bị tập trung quá mức. Họ cũng có thể nghĩ rằng chi phí thuê kho quá cao, trong khi bản chất lại đến từ chiến lược tồn kho kém hiệu quả và mạng lưới phân phối chưa hợp lý.

VII. Điều thực sự cần tránh là dùng sai công cụ để giải sai vấn đề

Cái bẫy phổ biến nhất thường không phải là doanh nghiệp không biết mình cần tối ưu, mà là dùng sai công cụ để xử lý sai loại vấn đề. Nếu điểm đau hiện tại là tình trạng thiếu ổn định về chỗ, khai báo lặp đi lặp lại, sai sót chứng từ, chậm trung chuyển và thông tin vận chuyển không đồng bộ, thì ưu tiên lúc này thường không phải là tái cấu trúc chuỗi cung ứng, mà là ổn định lại vận hành tuyến đầu. Trong tình huống đó, một freight forwarder giàu kinh nghiệm, có thể điều phối nhiều nguồn lực, phản ứng nhanh và làm việc đúng quy định, sẽ hữu ích hơn nhiều so với một bản báo cáo chiến lược được trình bày hoàn hảo. Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã bắt đầu đối mặt với bài toán sourcing đa quốc gia, phân phối đa thị trường, mất cân đối tồn kho, lead time biến động mạnh, chi phí khó dự báo và dữ liệu giữa các phòng ban thiếu đồng nhất, thì đó thường là dấu hiệu cho thấy vấn đề đã vượt ra khỏi phạm vi vận hành đơn lẻ và cần được điều chỉnh ở cấp độ thiết kế tổng thể.

VIII. Điều doanh nghiệp thường cần không phải là nhãn gọi, mà là phương thức vận hành phù hợp

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp không hẳn chỉ cần phân tích lý thuyết thuần túy, cũng không chỉ đơn giản cần xử lý tốt khâu vận hành của một lô hàng riêng lẻ. Thứ họ cần thường là một mô hình phối hợp phù hợp hơn với giai đoạn phát triển hiện tại của mình. Khi trọng tâm của doanh nghiệp là làm cho lô hàng ổn định, kiểm soát tốt lead time và giảm rủi ro thực thi xuyên biên giới, họ thường phụ thuộc nhiều hơn vào các đối tác dịch vụ logistics có khả năng tích hợp vận tải, chứng từ, thông quan và điều độ. Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu gặp phải các vấn đề như chuỗi cung ứng bị phân mảnh, phân phối đa thị trường, điều chỉnh phân bổ tồn kho hoặc xây dựng phương án dự phòng rủi ro, thì họ sẽ cần một cách tiếp cận mang tính hoạch định và chẩn đoán nhiều hơn. Nói cách khác, freight forwarder và tư vấn logistics không loại trừ lẫn nhau, mà đang đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp ở những giai đoạn và tầng vấn đề khác nhau. Điều thực sự quan trọng không phải là tên gọi nào nghe có vẻ đầy đủ hơn, mà là doanh nghiệp có hiểu rõ vấn đề hiện tại đang nằm ở tầng thực thi hay ở thiết kế tổng thể của chuỗi cung ứng hay không.

IX. Hiểu rõ sự khác biệt về vai trò là chìa khóa để tối ưu hóa chuỗi cung ứng đúng hướng

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng thực sự hiệu quả chưa bao giờ được tạo ra chỉ từ một khía cạnh đơn lẻ. Nó đòi hỏi cả kinh nghiệm tuyến đầu lẫn khả năng phán đoán tổng thể. Xét cho cùng, freight forwarder giúp hàng hóa di chuyển, còn tư vấn logistics quốc tế giúp tối ưu dòng chảy chuỗi cung ứng và hỗ trợ doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả kinh doanh; một bên tập trung vào hiện tại, bên còn lại hướng đến dài hạn. Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp doanh nghiệp đưa chi phí, thời gian, khả năng chống chịu và rủi ro vào cùng một khung ra quyết định thống nhất. Đó cũng là lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp ngày nay, khi lựa chọn đối tác logistics, không còn chỉ hỏi về giá, mà còn đánh giá xem đối tác đó có thực sự hiểu cả chi tiết thực thi lẫn bức tranh tổng thể của chuỗi cung ứng hay không. Năng lực mở rộng từ thực thi sang phán đoán tổng thể chính là hướng đi mà quản trị chuỗi cung ứng hiện đại ngày càng coi trọng.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.