By Andy Wang     Photo：CANVA

Giới thiệu
Khi doanh nghiệp nói đến khả năng hiển thị chuỗi cung ứng, những điều đầu tiên thường được nhắc đến là theo dõi thời gian thực, bảng điều khiển và các loại giao diện hệ thống khác nhau.
Tất cả những yếu tố này đều quan trọng. Nhưng những câu hỏi đầu tiên mà khách hàng thực sự quan tâm thường đơn giản hơn nhiều: Hàng hiện đang ở đâu? Đã đến mốc nào rồi? Dự kiến khi nào đến nơi?

Chính vì vậy, theo dõi lô hàng thường trở thành bước đi thực tế đầu tiên để xây dựng khả năng hiển thị. Thông qua hệ thống theo dõi hàng hóa, doanh nghiệp có thể có cái nhìn rõ ràng hơn về các mốc vận chuyển, tình trạng đang vận chuyển và thời gian đến dự kiến, từ đó giải quyết một phần những vấn đề vận hành phát sinh hằng ngày.

Nhưng việc nhìn thấy hàng đang di chuyển không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đúng đắn.

Thứ thường tạo ra vấn đề thực sự không phải là thiếu khả năng nhìn thấy hàng trong quá trình vận chuyển. Vấn đề nằm ở chỗ khi các nhóm cần đưa ra quyết định về bổ sung hàng, cam kết đơn hàng và phân bổ tồn kho, họ lại phát hiện số liệu giữa các hệ thống không khớp nhau. ERP hiển thị còn hàng, trong khi kho lại cho biết tình hình khác. Bộ phận mua hàng cho rằng cần bổ sung hàng, tài chính lại cho rằng mức tồn kho đã quá cao, còn đội ngũ bán hàng thì không còn tự tin khi hứa ngày giao với khách.

Đó là lý do vì sao vấn đề cốt lõi của khả năng hiển thị chuỗi cung ứng không chỉ là có theo dõi được hàng hay không. Điều quan trọng hơn là dữ liệu trước mắt bạn có thực sự đáng tin để ra quyết định hay không.

1. Theo dõi lô hàng rất quan trọng, nhưng chỉ giải quyết được một phần vấn đề

Giá trị của việc theo dõi lô hàng là rất rõ ràng. Nó giúp doanh nghiệp nhìn thấy trạng thái hàng hóa tại các mốc vận chuyển quan trọng, như rời nhà máy, xếp hàng, đang vận chuyển, đến cảng và trung chuyển.

Đối với khách hàng bên ngoài, đây là hình thức hiển thị trực quan nhất vì nó trả lời được những câu hỏi cấp thiết nhất: Hàng đang ở đâu? Khi nào sẽ đến?

Về nội bộ, điều này cũng rất hữu ích. Khi thông tin trong quá trình vận chuyển trở nên minh bạch hơn, các bộ phận mua hàng, bán hàng, logistics và chăm sóc khách hàng không còn phải liên tục qua lại xác nhận chỉ để ghép nối một bức tranh rời rạc về tình trạng lô hàng. Loại hệ thống theo dõi này giúp doanh nghiệp thiết lập lớp hiển thị vận hành cơ bản đầu tiên.

Nhưng đây cũng chính là lúc giới hạn bắt đầu xuất hiện.

Theo dõi lô hàng cho bạn biết về hàng đang di chuyển, chứ chưa chắc cho biết lượng tồn kho thực sự có thể sử dụng.

Nó có thể cho bạn biết rằng một container vẫn đang trên biển, hoặc một lô hàng đã đến kho. Nhưng khi ban quản lý cần đưa ra quyết định thực tế, câu hỏi sẽ khó hơn nhiều: Lượng hàng này có đủ để hỗ trợ đơn hàng mới không? Có thể xuất ngay hay chưa? Nó đã được phân bổ cho nơi khác chưa? Tồn kho có đang chạm ngưỡng an toàn không?

Đến giai đoạn đó, chỉ theo dõi thôi là không còn đủ nữa.

Nếu chia năng lực hiển thị thành từng lớp, doanh nghiệp thường đi qua ba giai đoạn. Giai đoạn đầu tiên là minh bạch theo mốc, tức là biết hàng đang ở đâu và trả lời được câu hỏi “Hiện giờ nó đang ở đâu?”. Giai đoạn thứ hai là cảnh báo ngoại lệ, tức là phát hiện đủ sớm các tình huống chậm trễ, lưu bãi bất thường hoặc gián đoạn để ban quản lý có thể can thiệp. Nhưng cả hai giai đoạn này vẫn nghiêng nhiều về theo dõi mang tính phản ứng. Yếu tố tạo ra khác biệt thực sự nằm ở giai đoạn thứ ba: biến thông tin thành hỗ trợ ra quyết định có thể hành động. Ở giai đoạn này, hệ thống không chỉ cho thấy vấn đề nằm ở đâu, mà còn giúp đánh giá phương án ứng phó dựa trên vị trí tồn kho hiện tại, tuyến thay thế và các cam kết giao hàng với khách.

Nhiều doanh nghiệp đầu tư vào hai giai đoạn đầu và cho rằng như vậy là đã đạt được khả năng hiển thị. Trên thực tế, giai đoạn tạo ra giá trị lớn nhất lại thường là giai đoạn thứ ba.

2. Thứ thường cản trở quyết định tốt không phải là khả năng nhìn thấy hàng đang vận chuyển, mà là sự thật của tồn kho

Khi doanh nghiệp bắt đầu đầu tư vào khả năng hiển thị, họ thường tăng cường theo dõi vận chuyển trước. Điều đó hoàn toàn hợp lý, vì kết quả thường dễ nhìn thấy hơn.

Tuy nhiên, trong thực tế vận hành, nguồn gây gián đoạn lớn hơn lại thường nằm ở chính dữ liệu tồn kho.

ERP có thể hiển thị một bộ số liệu, trong khi kho lại phản ánh một thực tế khác. Hàng có thể xuất hiện trên hệ thống vì đã được hạch toán, nhưng trên thực tế vẫn chưa được put-away vào vị trí kho. Tồn kho có thể trông như đang sẵn sàng trên giấy tờ, nhưng thực tế vẫn đang nằm ở trạng thái chờ kiểm tra, xử lý ngoại lệ, hoặc một trạng thái khác khiến nó chưa thể được xuất ngay.

Nhìn bề ngoài, doanh nghiệp có vẻ đã có dữ liệu, có hệ thống, thậm chí có cả khả năng theo dõi. Nhưng nếu các điểm dữ liệu đó không được đồng bộ, ban quản lý sẽ không nhìn thấy một câu trả lời rõ ràng. Họ chỉ nhìn thấy những tín hiệu mâu thuẫn.

Đó chính là điểm khiến nhiều doanh nghiệp cảm thấy bế tắc.

Vấn đề không nằm ở chỗ thiếu hệ thống, thiếu báo cáo hay thiếu dữ liệu. Vấn đề là mỗi hệ thống đang nói bằng một “ngôn ngữ” riêng. Và đến lúc cần nhận đơn hàng, bổ sung tồn kho, phân bổ lại hàng hóa hoặc phản hồi khách hàng, các nhóm vẫn phải quay lại xác nhận thủ công, hoặc tệ hơn là phán đoán dựa trên kinh nghiệm.

Lấy một ví dụ. Nếu một lô nguyên liệu quan trọng bị chậm tại cảng trung chuyển, mức độ trưởng thành của hệ thống sẽ dẫn đến những phản ứng kinh doanh rất khác nhau.

Nếu doanh nghiệp chỉ nhìn thấy ngoại lệ đó mà không có thêm hỗ trợ nào, phản ứng thông thường sẽ là xác nhận tình hình rồi chờ tiếp. Ban quản lý gọi cho forwarder, báo bộ phận mua hàng rằng có khả năng chậm trễ, rồi chờ bản cập nhật tiếp theo. Đến khi vấn đề leo thang, sản xuất có thể đã bị ảnh hưởng, cam kết với khách hàng có thể đã phải lùi lại, còn chi phí vận chuyển khẩn cấp thì tăng mạnh.

Nếu hệ thống đã tích hợp được tình trạng sẵn có của tồn kho, nguồn cung thay thế và các cam kết giao hàng, ban quản lý có thể phản ứng nhanh hơn rất nhiều. Họ có thể đánh giá khu vực nào còn hàng để điều chuyển, và tuyến thay thế nào có thể bù khoảng trống nhanh nhất. Khi có được các thông tin này, phương án ứng phó thực tế có thể được quyết định chỉ trong vài phút, giúp kiểm soát tác động tốt hơn rất nhiều.

Sự khác biệt giữa hai tình huống này không chỉ đến từ may mắn, cũng không chỉ đến từ kinh nghiệm. Quan trọng hơn, nó phản ánh mức độ hỗ trợ thông tin mà doanh nghiệp đang có. Một hệ thống dừng lại ở cảnh báo ngoại lệ, trong khi hệ thống kia có thể hỗ trợ ra quyết định có thể thực thi.

3. Nhìn thấy hàng hóa không có nghĩa là đã hiểu rủi ro

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất về khả năng hiển thị chuỗi cung ứng là cho rằng chỉ cần màn hình theo dõi lô hàng có dữ liệu, doanh nghiệp đã hiểu tình hình.

Điều đó chưa hẳn đúng.

Khả năng hiển thị hữu ích không chỉ là biết hàng đang ở đâu. Nó còn là hiểu trạng thái đó có ý nghĩa gì đối với việc ra quyết định.

Hàng đang nằm tại cảng và hàng đã nằm trong kho nhưng chưa được put-away có thể đều trông như là “sắp sẵn sàng”. Nhưng xét từ góc độ thời điểm bổ sung hàng, lập kế hoạch giao hàng và cam kết với khách, đây là hai tình huống hoàn toàn khác nhau.

Một mã SKU hiển thị số lượng khả dụng cũng không đồng nghĩa với việc tồn kho đó thực sự dùng được, đặc biệt khi lượng hàng này đang phân tán theo nhiều khu vực, nhiều batch khác nhau, hoặc nhiều trạng thái khả dụng khác nhau.

Đó là lý do vì sao khả năng hiển thị phải trả lời nhiều hơn một câu hỏi về vị trí. Nó còn phải trả lời một câu hỏi về diễn giải: Có thực sự còn tồn kho sẵn sàng không? Batch nào nên được ưu tiên? Nút nào đang bắt đầu có rủi ro chậm trễ? Thị trường nào có nguy cơ thiếu hàng, và thị trường nào đang tích lũy tồn kho dư thừa?

Nếu một hệ thống chỉ hiển thị thêm nhiều con số nhưng không giúp diễn giải rủi ro, thì nó vẫn chỉ là một hình thức trình bày thông tin, chứ chưa phải năng lực hiển thị thực sự.

4. Giữa theo dõi lô hàng và khả năng hiển thị sẵn sàng cho quyết định, còn có một lớp quản trị dữ liệu

Nhiều doanh nghiệp hoàn thành bước đầu tiên và cho rằng như vậy là đã có khả năng hiển thị chuỗi cung ứng.

Nói chính xác hơn, thứ họ thường có mới chỉ là khả năng hiển thị tại các nút logistics.

Khả năng hiển thị chuỗi cung ứng thực sự đòi hỏi phải đi sâu thêm một tầng nữa, vào định nghĩa dữ liệu, logic trạng thái tại từng nút, phân loại tồn kho và cơ chế quản lý ngoại lệ.

Tối thiểu, doanh nghiệp cần làm rõ một số vấn đề.

Thứ nhất, lượng tồn kho hiển thị trên hệ thống là tồn kho đã được ghi nhận hay là tồn kho thực sự khả dụng?

Thứ hai, các trạng thái như đang vận chuyển, đã đến, chờ kiểm tra, đã put-away và đã phân bổ cần được hiểu như thế nào trong quá trình ra quyết định?

Thứ ba, khi dữ liệu bị chậm, thiếu hoặc không nhất quán, ai là người chịu trách nhiệm cập nhật, xác thực và escalte vấn đề?

Đối với nhiều doanh nghiệp, vấn đề không phải là thiếu dashboard. Vấn đề là dữ liệu chưa dùng chung một ngôn ngữ. Mà khi không có ngôn ngữ chung, sẽ không có cách hiểu chung. Và khi không có cách hiểu chung, ngay cả một màn hình theo dõi rất đẹp cũng khó có thể hỗ trợ tốt cho quyết định bổ sung hàng và giao hàng.

5. Đó là lý do vai trò của bên tích hợp ngày càng trở nên quan trọng

Khi mạng lưới chuỗi cung ứng ngày càng phân mảnh và thông tin ngày càng phân tán, doanh nghiệp cần nhiều hơn là chỉ khả năng hiển thị. Họ cần một bên có thể biến tín hiệu từ nhiều nút khác nhau thành quyết định kinh doanh có thể hành động.

Đó cũng là một trong những lý do khiến 4PL và các đối tác logistics tích hợp ngày càng trở nên quan trọng.

Giá trị của họ không chỉ nằm ở việc di chuyển hàng từ điểm này sang điểm khác. Giá trị thực sự nằm ở việc giúp kết nối nhịp thông tin giữa nhà máy, vận chuyển quốc tế, kho bãi, phân phối và các hoạt động tiếp xúc khách hàng, để ban quản lý không phải dựa vào các mảnh thông tin rời rạc khi ra quyết định về bổ sung hàng, phân bổ, mức độ ưu tiên và xử lý ngoại lệ.

Nói ngắn gọn, theo dõi lô hàng trả lời câu hỏi: “Tôi có nhìn thấy vấn đề nằm ở đâu không?”
Khả năng hiển thị tích hợp trả lời câu hỏi: “Tôi có biết bước tiếp theo nên làm gì không?”

Cả hai đều quan trọng. Nhưng chúng vận hành ở hai cấp độ khác nhau.

6. Nếu doanh nghiệp muốn có năng lực hiển thị thực sự, có thể bắt đầu từ ba bước

Bước đầu tiên là làm cho việc theo dõi lô hàng trở nên đáng tin cậy.

Hãy xây dựng mức độ minh bạch cơ bản về trạng thái đang vận chuyển, cập nhật theo mốc và thời gian đến dự kiến. Năng lực theo dõi kiểu này tạo ra lớp vận hành đầu tiên, để các nhóm không còn phải phụ thuộc vào email, điện thoại và việc theo dõi thủ công chỉ để biết hàng đang ở đâu.

Bước thứ hai là kết nối trạng thái vận chuyển với trạng thái tồn kho.

Đừng dừng lại ở việc biết hàng đang ở đâu. Hãy làm rõ khi hàng đến nút tiếp theo thì nó đang ở trạng thái nào: sẵn sàng sử dụng, chờ kiểm tra, chờ put-away hay đã được phân bổ. Chỉ đến lúc đó, thông tin mới thực sự bắt đầu có giá trị cho quyết định.

Bước thứ ba là thiết lập cơ chế cảnh báo sớm và xử lý ngoại lệ.

Khi lead time bị kéo dài, tồn kho xuống dưới ngưỡng an toàn, hoặc một số mặt hàng quay vòng quá chậm, hệ thống và quy trình cần đưa những vấn đề đó lên sớm, thay vì đợi đến khi khách hàng hỏi hoặc đơn hàng phát sinh mới xử lý. Quan trọng hơn, hệ thống cũng nên bắt đầu đưa ra định hướng về các phương án ứng phó, để nó không chỉ nói rằng “đang có vấn đề”, mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá bước tiếp theo nên làm gì.

Kết luận
Theo dõi lô hàng rất quan trọng, vì nó giúp doanh nghiệp trước hết nhìn thấy được sự di chuyển của hàng hóa.

Nhưng điều thực sự quyết định một doanh nghiệp có thể tự tin nhận đơn, bổ sung hàng đúng lúc và phân bổ tồn kho chính xác hay không, không chỉ là hàng đang ở đâu. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp có thể tin vào dữ liệu nền của mình hay không, và khi phát sinh ngoại lệ, họ có thể đưa ra quyết định đúng đủ nhanh hay không.

Đó là lý do vì sao bước đầu tiên để xây dựng khả năng hiển thị chuỗi cung ứng có thể bắt đầu từ theo dõi lô hàng. Nhưng nếu doanh nghiệp muốn đạt đến mức có thể thực sự ra quyết định với sự tự tin, họ không thể dừng lại ở màn hình theo dõi. Họ phải đi xa hơn, vào các định nghĩa tồn kho, tính nhất quán của dữ liệu, sự phối hợp giữa các nút và quan trọng nhất là nâng cấp hệ thống từ mức theo dõi mang tính phản ứng sang mức có thể hỗ trợ ra quyết định có thể hành động.

Nhìn thấy chỉ là bước đầu.
Hiểu đúng mới là nơi giá trị bắt đầu.
Và dùng được để ra quyết định mới chính là ý nghĩa thật sự của khả năng hiển thị.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.