By Jerry Yang    Photo：CANVA

1. Bối cảnh: Vì sao nhập khẩu thiết bị cỡ lớn thường bị “kẹt giữa chừng”

Trong những năm gần đây, khi quá trình nâng cấp sản xuất tại Trung Quốc tăng tốc, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhập khẩu thiết bị chính xác và dây chuyền sản xuất từ châu Âu và Nhật Bản. Tuy nhiên, trong thực tế vận hành, nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng việc mua được thiết bị mới chỉ là bước khởi đầu, còn triển khai nhập khẩu thành công mới là thách thức thực sự.

Những mối quan tâm phổ biến mà chúng tôi thường nghe từ khách hàng bao gồm:

• Kích thước lớn và nhiều bộ phận khiến việc phối hợp giữa vận chuyển và thủ tục hải quan trở nên khó khăn
• Thông số kỹ thuật phức tạp dẫn đến các yếu tố khai báo không đầy đủ hoặc thiếu nhất quán
• Các yêu cầu quản lý hoặc kiểm tra chuyên ngành thường bị đánh giá thấp do thiếu kinh nghiệm thực tế trước đó
• Tiến độ dự án cố định, trong đó bất kỳ sự chậm trễ nào trong khâu thông quan cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc lắp đặt và đưa vào sản xuất

Khách hàng trong trường hợp này là một doanh nghiệp sản xuất lần đầu tiên nhập khẩu một hệ thống sản xuất hoàn chỉnh từ châu Âu. Mối quan tâm chính của họ không nằm ở chi phí thuế, mà là liệu thiết bị có thể được nhập khẩu, thông quan và giao đến nơi đúng tiến độ, trong trạng thái tuân thủ đầy đủ và rủi ro được kiểm soát hay không.

2. Quy trình vận hành: Từ khi rời nhà máy đến khi giao tại công trường

Do giá trị hàng hóa cao, tiến độ gấp và tính chất dự án không cho phép làm lại, chúng tôi áp dụng chiến lược tập trung vào đánh giá sớm và kiểm soát theo từng giai đoạn.

1) Đánh giá trước dự án và lập kế hoạch nhập khẩu
Trước khi thiết bị rời nhà máy, đội ngũ của chúng tôi đã tham gia vào giai đoạn lập kế hoạch dự án, rà soát danh mục thiết bị, mô tả chức năng và hồ sơ kỹ thuật. Mã HS, yêu cầu quản lý và khả năng phải kiểm tra chuyên ngành đều được xác nhận trước để tránh phải điều chỉnh bị động sau khi hàng đến.

2) Vận chuyển quốc tế và chiến lược đến hàng theo từng đợt
Xét đến kích thước hàng hóa và các giới hạn trong vận chuyển, chúng tôi thiết kế phương án giao hàng theo từng đợt kết hợp với khai báo tập trung. Cách làm này giúp cân bằng giữa chi phí logistics và hiệu quả thông quan, đồng thời ưu tiên cho những thiết bị quan trọng đến trước.

3) Khai thác tại cảng và điều phối hiện trường
Khi hàng đến, chúng tôi xử lý việc đổi vận đơn, lấy hàng và khai báo hải quan. Dựa trên đặc điểm của thiết bị, chúng tôi chủ động bố trí trước lịch kiểm tra và nguồn lực nâng hạ để tránh tình trạng chậm trễ tại cảng do khâu chuẩn bị hiện trường không đầy đủ.

4) Thông quan và bàn giao cho dự án
Sau khi được hải quan cho thông quan, thiết bị được giao đến nhà máy của khách hàng theo từng đợt phù hợp với tiến độ lắp đặt, giúp quá trình chuyển tiếp từ thông quan sang lắp đặt tại hiện trường diễn ra trơn tru, không phát sinh thời gian chờ không cần thiết.

Kết quả là toàn bộ quy trình nhập khẩu được hoàn tất trong thời gian đã lên kế hoạch, không phát sinh thêm chi phí lưu bãi và cũng không ảnh hưởng đến các mốc lắp đặt hoặc sản xuất của khách hàng.

3. Những sai sót thường gặp và các tình huống NG trong nhập khẩu thiết bị

NG Case 1: Hồ sơ kỹ thuật không đầy đủ
Nhập khẩu thiết bị thường yêu cầu mô tả chức năng chi tiết và các thông số kỹ thuật cụ thể. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu nhất quán, rất dễ phát sinh tranh chấp trong khai báo hoặc chậm trễ trong quá trình kiểm tra.

NG Case 2: Thiếu phối hợp giữa vận chuyển và thủ tục hải quan
Nếu kế hoạch vận chuyển chỉ tập trung vào khả năng xếp dỡ hàng hóa mà không xem xét yêu cầu khai thác tại cảng hoặc kiểm tra chuyên ngành, thì sự phức tạp trong vận hành thường chỉ bộc lộ sau khi hàng đã đến nơi.

NG Case 3: Xác nhận quá muộn các yêu cầu quản lý
Một số doanh nghiệp chỉ phát hiện ra nghĩa vụ kiểm tra chuyên ngành hoặc yêu cầu quản lý sau khi thiết bị đã cập cảng, buộc dự án phải tạm dừng và phát sinh tổn thất về thời gian lớn hơn nhiều so với phần chi phí thuế.

4. Khuyến nghị thực tế: Làm thế nào để nhập khẩu thiết bị trở nên dễ dự đoán và dễ kiểm soát hơn

Áp dụng cách tiếp cận lập kế hoạch nhập khẩu theo dự án
Khác với hàng hóa thông thường, nhập khẩu thiết bị nên được quản lý như một dự án có cấu trúc rõ ràng. Ở loại hàng này, đánh giá từ giai đoạn đầu có giá trị cao hơn rất nhiều so với việc xử lý sau khi hàng đã đến.

Tư duy theo giải pháp end-to-end, không tách rời từng khâu
Hãy xem vận chuyển, thông quan, kiểm tra và giao hàng là một quy trình tích hợp thống nhất để loại bỏ thời gian chờ không cần thiết giữa các công đoạn.

Phối hợp sớm với đội ngũ nhập khẩu có kinh nghiệm
Việc để đơn vị dịch vụ nhập khẩu tham gia sớm vào quá trình trao đổi về danh mục thiết bị và hồ sơ kỹ thuật sẽ giúp nhận diện các rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng thực sự phát sinh.

Dự phòng thêm thời gian cho các yếu tố khó kiểm soát
Thiết lập tiến độ thực tế cùng với phương án dự phòng là điều cần thiết để bảo đảm dự án được triển khai thành công.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.