By Martina Kao    Photo：CANVA

Đối với nhà phân phối và công ty thương mại, tính mùa vụ của vận tải biển chưa bao giờ chỉ là chuyện “cước tăng”. Điểm khác biệt thật sự nằm ở chỗ: bạn có giữ được nguồn cung ổn định trong mùa cao điểm hay không, và có tận dụng các tháng thấp điểm để cải thiện nhịp vận hành hay không, để lead time, chi phí landed và dòng tiền luôn nằm trong phạm vi kiểm soát. Khi bạn coi quản trị cao điểm và thấp điểm là một phần của năng lực chống chịu chuỗi cung ứng, đồng thời đưa kho ở nước ngoài vào “playbook”, bạn sẽ thấy đây không chỉ là bài toán chi phí, mà là một mô hình vận hành có thể mở khóa tăng trưởng.

1. Cao điểm và thấp điểm là bài kiểm tra về “độ chắc chắn giao hàng”

Khách hàng của nhà phân phối không chỉ mua sản phẩm, họ mua cả lời hứa: “bạn giao đúng lúc tôi cần”. Giá trị của công ty thương mại cũng không chỉ là chốt deal, mà là khả năng làm rõ lead time, chi phí và trách nhiệm, để giao dịch có thể thực sự hạ cánh và triển khai.

Trong mùa cao điểm, các vấn đề thường gặp nhất là thiếu chỗ, lịch tàu biến động và tắc nghẽn ở khâu xử lý tại đích. Một khi lead time bị trễ, kênh bán hàng dễ rơi vào tình trạng hết hàng, và khách hàng cũng sẵn sàng đổi nhà cung cấp hơn. Mùa thấp điểm lại có kiểu rủi ro khác: cước có thể giảm trên giấy tờ, nhưng việc giảm chuyến, hủy chuyến (blank sailing) hoặc thời gian chờ trung chuyển dài hơn có thể khiến lead time không hề ổn định hơn, thậm chí tệ hơn.

Nếu bạn chỉ xem tính mùa vụ như “biến động giá”, bạn thường sẽ chạy theo tình huống. Nếu bạn xem đây là bài stress test cho năng lực giao hàng, bạn có thể xây độ bền vững bằng cách đẩy phần bất định lên thượng nguồn, trước khi nó biến thành một cuộc chữa cháy phút chót.

2. Đừng giải thích mùa vụ bằng lịch, hãy giải thích bằng ba biến số

Cao điểm và thấp điểm có vẻ lặp lại theo năm, nhưng thực tế là kết quả của ba biến số chồng lên nhau:
(1) Động lực phía nhu cầu: chu kỳ bổ sung hàng, lịch khuyến mãi, giao hàng theo dự án, các đợt xuất hàng tập trung theo tiến độ sản xuất.
(2) Động lực phía cung: phân bổ năng lực của hãng tàu, điều chỉnh mạng lưới, blank sailing, tốc độ tái bố trí thiết bị và container rỗng.
(3) Cơ chế hình thành giá: chênh lệch giữa giá hợp đồng và giá spot, phụ phí cao điểm, và các chi phí cộng thêm ở phía đích.

Bạn không cần dự đoán chính xác mọi “nước đi” của thị trường. Điều bạn cần là đưa các điểm có khả năng thay đổi vào khung ra quyết định, để chiến lược vận chuyển của bạn có nhiều tầng lựa chọn và phương án dự phòng.

3. Bốn điểm gãy thường gặp trong cao điểm, đa số không xảy ra trên biển

Trong mùa cao điểm, sự cố thường không nằm ở hành trình trên biển, mà nằm ở “rìa” của quy trình:
(1) Bạn có chỗ, nhưng hàng không lên được tàu: tài liệu và timeline nhập kho bị nén, dẫn đến trượt bước cuối, hoàn toàn có thể tránh.
(2) Hàng đã chạy, nhưng lead time bị kéo dài: chờ trung chuyển, đổi tuyến, hoặc nhịp xử lý tại đích thay đổi làm thời gian vận chuyển tăng.
(3) Đã chốt giá, nhưng chi phí landed tăng vọt: phụ phí cao điểm, đổi tuyến, xử lý gấp, lưu kho, detention và demurrage bào mòn biên lợi nhuận từng lớp.
(4) Hết hàng còn đắt hơn cước: mất đơn, khiếu nại, phạt từ kênh bán hàng, và suy giảm niềm tin thường lớn hơn nhiều so với phần chi phí tăng thêm để bảo vệ giao hàng.

Thách thức cốt lõi của mùa cao điểm là chuyển các biến số bên ngoài khó kiểm soát thành quy trình nội bộ có thể kiểm soát, kèm theo các lựa chọn dự phòng có thể triển khai thật.

4. Mùa thấp điểm có “rủi ro ngược”: rẻ chưa chắc đã trơn tru

Mùa thấp điểm thường bị hiểu nhầm là ít rủi ro. Thực tế, có ba “cái bẫy” hay gặp:
(1) Giảm chuyến và blank sailing: ít chuyến khởi hành hơn có thể làm tăng rủi ro trễ.
(2) Mất cân bằng thiết bị: một số tuyến có thể thiếu container rỗng hoặc lệch loại thiết bị, làm gián đoạn kế hoạch xuất hàng.
(3) Tâm lý chủ quan trong tổ chức: nếu không dùng giai đoạn thấp điểm để sửa tài liệu, chuẩn hóa tên hàng, bao bì, nhãn mác và dữ liệu tuân thủ, bạn sẽ phải “đóng học phí” cao hơn khi cao điểm quay lại.

Cách dùng mùa thấp điểm hiệu quả nhất là giảm nhiễu từ bên ngoài và nâng cấp năng lực nội bộ, đặc biệt quanh mô hình kho ở nước ngoài và nhịp bổ sung hàng.

5. Biến “lead time” thành chuỗi mốc có thể quản trị để vận hành độ bền vững

Trong mùa cao điểm, hãy cam kết với bên ngoài bằng lead time thận trọng, đồng thời thiết lập bên trong các ngưỡng cảnh báo sớm và phân định rõ chủ sở hữu trách nhiệm, ví dụ: “ngày hoàn tất bộ chứng từ muộn nhất”, “ngày kiểm tra trước cut-off”, và “ngày xác nhận cửa sổ nhận hàng tại đích”.

Khi các mốc được nhìn thấy rõ, độ trễ sẽ lộ ra sớm hơn, thay vì bùng nổ vào ngày cuối cùng.

6. Thêm kho ở nước ngoài: “cách ly” biến động cao điểm lên thượng nguồn để giao hàng ổn định hơn

Nếu biến động cao điểm là cú sốc từ phía thị trường ở nước ngoài, thì kho ở nước ngoài là lớp đệm hấp thụ cú sốc đó. Giá trị của nó không chỉ là “chứa hàng”. Nó cho phép nhà phân phối và công ty thương mại nâng cấp mô hình giao hàng từ “mỗi lần lại bổ sung” sang “bổ sung vào tồn kho ở nước ngoài, sau đó hoàn tất đơn hàng bằng phân phối nội địa”. Sự chuyển đổi này tác động trực tiếp đến độ bền vững.

(1) Đổi bất định mùa cao điểm lấy tính dự đoán hằng ngày
Khi chỗ khan và lịch tàu thiếu tin cậy, bạn vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của kênh bán hàng từ tồn kho ở nước ngoài. Bạn chuyển rủi ro từ đầu giao hàng sang đầu bổ sung hàng, và độ ổn định giao hàng tăng lên.

(2) Rút ngắn lead time và ra quyết định bổ sung hàng linh hoạt hơn
Kho ở nước ngoài giúp phản ứng nhanh với đơn hàng phát sinh, lịch khuyến mãi của kênh, hoặc các “insert” dự án gấp. Với nhà phân phối, điều này giảm rủi ro hết hàng. Với công ty thương mại, nó giảm tỷ trọng các lô “đẩy nhanh” và giảm độ lệch giữa chi phí landed dự toán và thực tế.

(3) Giảm áp lực “dồn một lần” và làm mượt dòng tiền
Có tồn kho ở nước ngoài, bạn có thể thiết kế lại nhịp vận chuyển thành “bổ sung tách đợt vào kho ở nước ngoài” và “giao nội địa nhỏ hơn, thường xuyên hơn”. Cách này giảm rủi ro cao điểm khi đặt cược vào một lô lớn, đồng thời giảm khả năng dự báo sai ở thấp điểm tạo ra cấu trúc tồn kho không lành mạnh.

(4) Tăng linh hoạt cho chiến lược sản phẩm: hoãn quyết định và cho phép tùy biến
Một lợi thế thực dụng của kho ở nước ngoài là có thể hoãn một số thao tác, như dán nhãn, kitting, lắp ráp nhẹ, gom phụ kiện, hoặc đóng gói theo kênh, đến gần thị trường hơn. Điều này giảm rủi ro cam kết quá sớm tại điểm xuất. Với công ty thương mại, nó cũng hỗ trợ đáp ứng các yêu cầu khác nhau của từng kênh về bao bì, nhãn, barcode và cấu hình giao hàng.

(5) Biến độ tin cậy nguồn cung thành tài sản khác biệt hóa
Khi đối thủ cạnh tranh theo hướng “ai có cước rẻ hơn”, bạn cạnh tranh theo hướng “ai cung ứng ổn định và giao đúng”. Với kênh bán hàng, độ tin cậy thường quan trọng hơn giá, vì tổn thất từ hết hàng và gián đoạn thường lớn hơn nhiều so với chênh lệch chi phí vận tải.

7. Kho ở nước ngoài không phải thuốc chữa bách bệnh: cần trả lời ba câu hỏi trước

Kho ở nước ngoài có thể tăng độ bền vững, nhưng chỉ khi thiết kế mạng lưới đúng. Nếu không, bạn chỉ đang “dời” chi phí và rủi ro sang chỗ khác.

(1) SKU nào nên đưa vào tồn kho ở nước ngoài?
Ưu tiên hàng quay vòng nhanh, hết hàng gây thiệt hại lớn, nhu cầu tương đối ổn định và tần suất giao cao. Hàng quay vòng chậm hoặc bất định cao nên tiếp cận thận trọng hơn, bắt đầu bằng mức tồn thấp hoặc chu kỳ bổ sung ngắn.

(2) Ước tính mức tồn kho ở nước ngoài như thế nào
Thiết kế tồn kho bằng “số ngày tồn an toàn + thời gian chu kỳ bổ sung hàng”, không dựa vào cảm tính. Mục tiêu là để tồn kho ở nước ngoài hấp thụ được biến động cung ứng trong mùa cao điểm, mà không phình tồn gây áp lực dòng tiền.

(3) Điều kiện giao hàng tại đích và các nhóm chi phí đã đồng bộ chưa?
Kho ở nước ngoài kéo theo chi phí thuê kho, xử lý inbound/outbound, pick/pack, giao nội địa, hàng trả lại và reverse logistics. Nếu bạn chỉ so sánh cước biển, bạn có thể kết luận “kho ở nước ngoài làm đắt hơn”. Cách đúng là phân lớp chi phí và theo dõi độ lệch chi phí landed, để thấy tác động tích cực lên biên lợi nhuận nhờ giao ổn định hơn và giảm rủi ro hết hàng.

8. Sáu hành động có thể triển khai: tích hợp cao điểm, thấp điểm và kho ở nước ngoài thành một mô hình vận hành

(1) Dùng bảng “reverse planning” theo lead time để quản trị các mốc end-to-end và dựng cảnh báo sớm trước mùa cao điểm.
(2) Phân tầng chiến lược năng lực: giữ năng lực nền cho hàng nhạy thời gian, đồng thời giữ độ linh hoạt bằng tồn kho tùy chọn và điều chỉnh mức tiếp xúc với giá spot khi cần.
(3) Chuyển từ “giao một phát” sang “chia đợt đến”: bảo vệ lead time của khối lượng cốt lõi, điều chỉnh phần khối lượng linh hoạt theo bán hàng và điều kiện cung ứng.
(4) Xây mô hình chi phí ba lớp: chi phí vận chuyển nền, chi phí rủi ro mùa cao điểm, và chi phí giao hàng tại đích, quản trị trong cùng một góc nhìn.
(5) Dùng kho ở nước ngoài làm lớp đệm phía trước: chuyển fulfillment cho kênh sang giao nội địa, còn tại node ở nước ngoài tập trung vào bổ sung hàng.
(6) Tạo dashboard theo dõi độ bền vững với tối thiểu bốn chỉ số: tỷ lệ giao đúng hẹn, độ lệch chi phí landed, tỷ lệ hết hàng hoặc tỷ lệ phải đẩy nhanh, và vòng quay tồn kho.

Khi các hành động này vận hành ổn, năng lực của bạn sẽ chuyển từ “chữa cháy” sang “hấp thụ biến động một cách có hệ thống”.

Kết luận

Mùa cao điểm và thấp điểm của vận tải biển sẽ không biến mất, nhưng bạn có thể đẩy phần bất định lên thượng nguồn và quản trị nó. Với nhà phân phối và công ty thương mại, độ bền vững chuỗi cung ứng không phải là “đoán đúng thị trường”. Nó là xây một hệ điều hành bền chắc cho lead time, chi phí, tồn kho và các mốc giao hàng. Khi kho ở nước ngoài được tích hợp vào hệ thống đó, biến động mùa cao điểm có thể được cô lập ở đầu bổ sung hàng, trong khi fulfillment cho kênh bán hàng quay lại nhịp ổn định và đáng tin. Về dài hạn, độ tin cậy đó trở thành sức mạnh định giá và nền tảng cho các hợp đồng dài hạn.

Nếu bạn muốn biến các thực hành này thành triển khai thực tế, bao gồm vận tải biển, vận chuyển nội địa xuyên biên giới và kho/phân phối ở nước ngoài, TGL (Team Global Logistics) có thể hỗ trợ tích hợp đúng nguồn lực để nhịp đến hàng, điều kiện giao và cấu trúc chi phí của bạn luôn nằm trong tầm kiểm soát.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.