Quy trình thông quan hàng hóa Hand Carry | Từ nhận hàng, khai báo hải quan đến khi hàng được thông quan và giải phóng

Trong lĩnh vực logistics quốc tế, Hand Carry là một giải pháp vận chuyển đặc biệt dành cho các lô hàng có yêu cầu cao về thời gian giao nhận. So với vận tải đường biển, vận tải hàng không thông thường hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh, Hand Carry thường sử dụng nhân viên vận chuyển chuyên trách trực tiếp mang hàng hóa theo chuyến bay thương mại. Phương thức này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp cần giao hàng khẩn cấp, vận chuyển tài liệu quan trọng, linh kiện thay thế thiết yếu hoặc các lô hàng có yêu cầu giao nhận gấp.

Tuy nhiên, Hand Carry không có nghĩa là hàng hóa có thể được đưa lên máy bay mà không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào. Phương thức này cũng không đồng nghĩa với việc hàng hóa được miễn các thủ tục hải quan. Việc có phải khai báo hải quan hay không, áp dụng hình thức thông quan nào và có cần đáp ứng các yêu cầu nhập khẩu đặc biệt hay không sẽ phụ thuộc vào tính chất hàng hóa cũng như quy định của quốc gia xuất khẩu và quốc gia nhập khẩu.

Khi doanh nghiệp cần vận chuyển một lô hàng khẩn cấp ra nước ngoài, mọi công đoạn đều phải được lên kế hoạch trước. Quy trình này bao gồm bàn giao hàng cho đơn vị giao nhận vận tải, thông quan xuất khẩu, vận chuyển bằng nhân viên Hand Carry chuyên trách, thông quan nhập khẩu tại điểm đến và giao hàng đến người nhận cuối cùng.

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu quy trình thông quan thường gặp đối với các lô hàng vận chuyển theo hình thức Hand Carry.

1. Xác nhận thông tin hàng hóa và yêu cầu vận chuyển

Khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ Hand Carry, bước đầu tiên là cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa để đơn vị giao nhận vận tải (freight forwarder) và đại lý làm thủ tục hải quan (customs broker) có thể đánh giá phương án vận chuyển và thông quan phù hợp.

Các thông tin thường cần cung cấp bao gồm:

Tên hàng, mô tả hàng hóa và mục đích sử dụng
Số lượng và trọng lượng
Kích thước kiện hàng
Giá trị hàng hóa
Nơi xuất phát và điểm đến
Hàng hóa có thuộc diện quản lý đặc biệt hoặc bị hạn chế hay không
Thời gian dự kiến khởi hành và đến nơi
Chuyến bay ưu tiên hoặc thời hạn giao hàng bắt buộc

Việc cung cấp đầy đủ thông tin giúp đơn vị giao nhận vận tải đánh giá khả năng bố trí chuyến bay, phương thức mang hàng phù hợp và các yêu cầu hải quan liên quan.

Nếu lô hàng có thời hạn giao cụ thể, chẳng hạn phải đến nhà máy của khách hàng ở nước ngoài trước một thời điểm nhất định, doanh nghiệp nên cung cấp thời hạn giao hàng muộn nhất có thể chấp nhận ngay khi yêu cầu dịch vụ Hand Carry.

Thông tin này giúp đơn vị giao nhận vận tải đánh giá và xây dựng kế hoạch cho toàn bộ quá trình vận chuyển.

2. Xác nhận các quy định xuất nhập khẩu và yêu cầu thông quan

Mặc dù hàng hóa Hand Carry được nhân viên chuyên trách trực tiếp mang theo trên chuyến bay thương mại, các lô hàng vận chuyển xuyên biên giới vẫn phải tuân thủ những quy định hiện hành của cả quốc gia xuất khẩu và quốc gia nhập khẩu.

Dựa trên thông tin hàng hóa được cung cấp, đại lý làm thủ tục hải quan sẽ kiểm tra các yêu cầu khai báo liên quan, chẳng hạn:

Tên và mô tả hàng hóa
Số lượng
Giá trị hàng hóa
Mã HS và phân loại thuế quan
Mục đích sử dụng
Các thông tin khác cần thiết cho việc khai báo hải quan

Nếu hàng hóa thuộc nhóm chịu sự quản lý đặc biệt, chẳng hạn thực phẩm, dược phẩm, pin, hóa chất, thiết bị y tế hoặc các mặt hàng thuộc diện kiểm soát khác, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm chứng từ, giấy phép hoặc văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.

Vì vậy, việc xác nhận các yêu cầu thông quan trước khi hàng khởi hành là rất quan trọng.

Nếu chỉ sau khi hàng đến nơi mới phát hiện cần bổ sung giấy phép, chứng từ chưa đầy đủ hoặc hàng hóa thuộc diện hạn chế nhập khẩu, quá trình thông quan có thể bị kéo dài và ảnh hưởng đến lịch giao hàng ban đầu.

3. Chuẩn bị chứng từ hải quan và các giấy tờ cần thiết

Sau khi xác nhận thông tin hàng hóa và yêu cầu thông quan, bước tiếp theo là chuẩn bị các chứng từ phục vụ thủ tục hải quan, vận chuyển và hành trình của nhân viên Hand Carry.

Các chứng từ thường gặp có thể bao gồm:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Chứng từ vận chuyển hoặc chứng từ hành lý, tùy theo phương thức vận chuyển và thủ tục hải quan áp dụng
Bản mô tả hàng hóa và thông số kỹ thuật
Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu và các giấy phép liên quan khác
Những chứng từ khác theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc cơ quan quản lý có thẩm quyền
Hộ chiếu của nhân viên Hand Carry
Thông tin đặt vé máy bay và các giấy tờ liên quan đến thủ tục lên máy bay

Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và các chứng từ tương tự chủ yếu được sử dụng để khai báo hàng hóa và thực hiện thủ tục thông quan.

Trong khi đó, hộ chiếu, thông tin đặt vé và giấy tờ lên máy bay chủ yếu phục vụ việc di chuyển bằng đường hàng không cũng như thủ tục xuất nhập cảnh của nhân viên Hand Carry.

Vận đơn hàng không (Air Waybill, AWB) chủ yếu được sử dụng đối với hàng hóa vận chuyển theo hình thức hàng không thông thường. Đối với hàng Hand Carry được vận chuyển dưới dạng hành lý của hành khách, hãng hàng không có thể không phát hành AWB. Vì vậy, đơn vị giao nhận vận tải và đại lý làm thủ tục hải quan cần xác nhận trước loại chứng từ vận chuyển nào được yêu cầu.

Các chứng từ thực tế có thể khác nhau tùy theo quốc gia xuất khẩu, quốc gia nhập khẩu, loại hàng hóa, yêu cầu của hãng hàng không và quy định hải quan địa phương.

Do đó, khi tổ chức vận chuyển Hand Carry, doanh nghiệp cần xác nhận trước không chỉ các chứng từ thông quan của hàng hóa mà còn cả giấy tờ tùy thân và thông tin chuyến bay của nhân viên vận chuyển.

4. Hoàn tất thủ tục thông quan xuất khẩu

Trước khi hàng hóa rời khỏi quốc gia xuất khẩu, các thủ tục khai báo hải quan xuất khẩu bắt buộc phải được hoàn tất theo quy định của cơ quan hải quan địa phương.

Đại lý làm thủ tục hải quan sẽ thực hiện khai báo dựa trên thông tin do khách hàng cung cấp. Khi cần thiết, đơn vị này cũng sẽ phối hợp xử lý việc kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc bổ sung chứng từ.

Thông thường, quy trình thông quan xuất khẩu có thể bao gồm:

Chuẩn bị và kiểm tra thông tin khai báo
Nộp tờ khai hải quan xuất khẩu
Phối hợp thực hiện kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa
Bổ sung chứng từ khi cơ quan hải quan yêu cầu
Hoàn tất thủ tục và được cơ quan hải quan cho phép xuất khẩu

Sau khi hoàn thành các thủ tục bắt buộc và hàng hóa được phép xuất khẩu, lô hàng có thể được bàn giao cho nhân viên Hand Carry để vận chuyển theo lịch trình đã sắp xếp.

Do các lô hàng Hand Carry thường có yêu cầu giao nhận gấp, thời gian cần thiết để hoàn tất thủ tục thông quan xuất khẩu cũng phải được tính vào kế hoạch vận chuyển tổng thể.

5. Nhân viên Hand Carry trực tiếp vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Sau khi hoàn tất các thủ tục xuất khẩu cần thiết, nhân viên Hand Carry sẽ mang hàng hóa theo chuyến bay đã được sắp xếp đến điểm đến.

Đây là một trong những khác biệt quan trọng giữa Hand Carry và vận tải hàng không thông thường.

Đối với vận tải hàng không truyền thống, hàng hóa thường phải trải qua các công đoạn tại nhà ga hàng hóa, lưu kho, gom hàng, xử lý hàng hóa và vận chuyển thông qua hệ thống khai thác hàng hóa của hãng hàng không.

Ngược lại, Hand Carry sử dụng nhân viên chuyên trách trực tiếp mang hàng trên chuyến bay thương mại nhằm đáp ứng những yêu cầu giao hàng khắt khe hơn về thời gian.

Việc hàng hóa có được phép mang theo dưới dạng hành lý xách tay lên khoang hành khách hoặc hành lý ký gửi hay không phải được xác nhận trước với hãng hàng không.

Tuy nhiên, ngay cả khi đã hoàn tất thủ tục thông quan xuất khẩu, hàng hóa vẫn phải tuân thủ các yêu cầu của hãng hàng không và sân bay, bao gồm:

Chính sách hành lý của hãng hàng không
Quy định về an ninh hàng không
Quy định vận chuyển hàng nguy hiểm
Các hạn chế đối với chất lỏng và pin
Yêu cầu kiểm tra an ninh tại sân bay

Vì vậy, được hải quan cho phép xuất khẩu không đồng nghĩa với việc hàng hóa chắc chắn được phép mang lên máy bay.

Trước khi tổ chức vận chuyển Hand Carry, cần xác nhận đồng thời các yêu cầu hải quan và quy định của hãng hàng không, sân bay đối với loại hàng hóa dự kiến vận chuyển.

Một số loại hàng nguy hiểm bị cấm vận chuyển dưới cả hai hình thức hành lý xách tay và hành lý ký gửi. Việc cung cấp thêm chứng từ không làm cho những mặt hàng này trở thành hàng hóa đủ điều kiện vận chuyển bằng Hand Carry.

6. Hoàn tất thủ tục thông quan nhập khẩu tại điểm đến

Sau khi nhân viên Hand Carry đến quốc gia nhập khẩu, hàng hóa vẫn có thể phải thực hiện thủ tục thông quan nhập khẩu theo quy định địa phương.

Đại lý làm thủ tục hải quan tại điểm đến có thể cần nộp các chứng từ sau:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Thông tin hàng hóa
Chứng từ vận chuyển
Các giấy chứng nhận, giấy phép hoặc tài liệu hỗ trợ khác theo yêu cầu

Sau đó, lô hàng sẽ được khai báo với cơ quan hải quan theo quy định tại nước nhập khẩu.

Tùy theo quốc gia nhập khẩu và tính chất hàng hóa, cơ quan hải quan có thể thực hiện các bước sau:

Kiểm tra tờ khai hải quan
Xác minh thông tin hàng hóa
Kiểm tra thực tế hàng hóa
Xác định các khoản thuế nhập khẩu và thuế liên quan phải nộp
Hoàn tất thủ tục thông quan và giải phóng hàng hóa

Quy trình thực tế sẽ khác nhau tùy theo quốc gia nhập khẩu, đặc điểm hàng hóa và quy định hải quan địa phương.

Vì vậy, khi đánh giá thời gian giao hàng của một lô Hand Carry, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào thời điểm chuyến bay hạ cánh.

Thời gian cần thiết để hoàn tất thủ tục thông quan nhập khẩu tại điểm đến cũng phải được đưa vào lịch trình vận chuyển tổng thể.

7. Hàng được thông quan và giao đến người nhận cuối cùng

Sau khi hoàn tất khai báo nhập khẩu và tất cả thủ tục hải quan cần thiết, hàng hóa có thể được giải phóng theo quy định địa phương.

Nếu mục đích của dịch vụ Hand Carry là giao hàng trực tiếp đến khách hàng, nhà máy hoặc đội ngũ bảo trì ở nước ngoài, lô hàng có thể tiếp tục được vận chuyển đến địa điểm cuối cùng hoặc bàn giao trực tiếp cho người nhận được chỉ định sau khi hoàn tất thông quan.

Ví dụ:

Giao hàng đến văn phòng của khách hàng ở nước ngoài
Giao hàng đến nhà máy ở nước ngoài
Giao linh kiện đến địa điểm bảo trì thiết bị
Bàn giao hàng cho người nhận được chỉ định
Giao hàng đến địa điểm triển lãm hoặc tổ chức sự kiện

Do đó, một lô hàng Hand Carry không được xem là hoàn tất chỉ vì hàng hóa đã đến quốc gia nhập khẩu.

Lô hàng cần hoàn thành đầy đủ các thủ tục hải quan cần thiết và được giao thành công đến người nhận được chỉ định.

Hand Carry khác gì so với vận tải hàng không thông thường?

Sự khác biệt chính giữa Hand Carry và vận tải hàng không thông thường nằm ở phương thức vận chuyển và mức độ đáp ứng yêu cầu về thời gian.

Vận tải hàng không thông thường chủ yếu được xử lý thông qua hệ thống vận chuyển hàng hóa của hãng hàng không. Hàng có thể phải trải qua các công đoạn lưu kho, gom hàng, xử lý tại nhà ga và vận chuyển bằng đường hàng không trước khi được đại lý hoặc nhà cung cấp dịch vụ logistics tại điểm đến tiếp nhận và giao hàng.

Trong khi đó, Hand Carry sử dụng nhân viên chuyên trách trực tiếp mang hàng hóa theo chuyến bay thương mại.

Nhờ giảm bớt một số công đoạn xử lý hàng hóa trong quy trình vận tải thông thường, phương thức này có thể đặc biệt phù hợp với những lô hàng có thời hạn giao nhận rất gấp.

Các loại hàng hóa thường được xem xét vận chuyển bằng Hand Carry bao gồm:

Linh kiện thay thế khẩn cấp cho dây chuyền sản xuất
Linh kiện phục vụ sửa chữa, bảo trì khẩn cấp
Tài liệu kinh doanh cần giao gấp
Hàng mẫu sản phẩm
Thiết bị quan trọng
Các lô hàng khẩn cấp hoặc có vai trò thiết yếu đối với hoạt động của doanh nghiệp

Tuy nhiên, Hand Carry không có nghĩa là doanh nghiệp có thể bỏ qua thủ tục hải quan hoặc các quy định về an ninh hàng không.

Ưu điểm nổi bật của Hand Carry là tốc độ, tính linh hoạt và việc hàng hóa được nhân viên chuyên trách trực tiếp quản lý trong quá trình vận chuyển. Dù vậy, lô hàng vẫn phải đáp ứng đầy đủ các quy định hải quan và vận tải hàng không hiện hành.

Ba điểm quan trọng cần lưu ý khi thông quan hàng Hand Carry

1. Xác nhận trước hàng hóa có đủ điều kiện vận chuyển hay không

Không phải mọi loại hàng hóa đều phù hợp với phương thức Hand Carry.

Hàng nguy hiểm, sản phẩm thuộc diện kiểm soát, chất lỏng, pin và các loại hàng đặc biệt khác có thể phải đáp ứng những yêu cầu bổ sung của cơ quan hải quan, hãng hàng không hoặc cơ quan quản lý tại quốc gia nhập khẩu.

Vì vậy, trước khi sắp xếp vận chuyển Hand Carry, doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ thông tin hàng hóa để đơn vị giao nhận vận tải hỗ trợ đánh giá các yêu cầu áp dụng.

2. Đảm bảo chứng từ hải quan đầy đủ và chính xác

Các thông tin như tên hàng, số lượng, giá trị và mục đích sử dụng cần được khai báo chính xác, đầy đủ nhất có thể.

Thông tin không đầy đủ hoặc chứng từ cần được giải trình, làm rõ thêm có thể khiến quá trình thông quan kéo dài và ảnh hưởng đến việc giải phóng hàng hóa.

Đối với những lô hàng có yêu cầu giao nhận gấp, việc chuẩn bị trước các chứng từ cần thiết thường quan trọng hơn nhiều so với việc chờ hàng đến sân bay rồi mới xử lý những vấn đề liên quan đến hồ sơ.

3. Xác nhận đồng thời yêu cầu hải quan và quy định của hãng hàng không

Hand Carry liên quan đến hai nhóm yêu cầu khác nhau: thủ tục thông quan hải quan và quy định vận tải hàng không.

Ngay cả khi hàng hóa đáp ứng các điều kiện thông quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu, điều đó không nhất thiết có nghĩa là hãng hàng không sẽ cho phép hành khách hoặc nhân viên Hand Carry vận chuyển hàng dưới dạng hành lý xách tay hoặc hành lý ký gửi.

Vì vậy, khi sắp xếp một lô hàng Hand Carry, cần xác nhận đồng thời hai vấn đề:

Hàng hóa có được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu hợp pháp

hay không? Và hãng hàng không có cho phép vận chuyển loại hàng hóa đó hay không?

Cả hai điều kiện đều phải được đáp ứng nhằm giảm thiểu nguy cơ phát sinh sự cố ngoài dự kiến trong quá trình vận chuyển.

Hand Carry có phải lúc nào cũng nhanh hơn?

Ưu điểm chính của Hand Carry là mang đến một phương án vận chuyển linh hoạt hơn cho các lô hàng khẩn cấp.

Tuy nhiên, thời gian vận chuyển thực tế vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi tình trạng chuyến bay, thủ tục hải quan, yêu cầu của hãng hàng không và nhiều yếu tố khác.

Ví dụ:

Có chuyến bay phù hợp với lịch giao hàng hay không
Hàng hóa có đáp ứng yêu cầu của hãng hàng không hay không
Thủ tục thông quan xuất khẩu có diễn ra thuận lợi hay không
Lô hàng có phải kiểm tra thực tế tại hải quan hay không
Có cần bổ sung giấy phép nhập khẩu tại điểm đến hay không
Thời gian xử lý thủ tục của cơ quan hải quan tại nước nhập khẩu
Khoảng cách và phương án vận chuyển đến địa điểm giao hàng cuối cùng

Vì vậy, Hand Carry không đơn giản chỉ là đặt chuyến bay nhanh nhất hiện có.

Đối với doanh nghiệp, điều quan trọng là đơn vị giao nhận vận tải phải đánh giá toàn bộ quy trình trước khi hàng khởi hành, từ thông tin hàng hóa, thủ tục hải quan, sắp xếp chuyến bay đến thông quan tại điểm đến và giao hàng cuối cùng.

Kết luận

Hand Carry là giải pháp logistics quốc tế nổi bật nhờ tốc độ và hình thức vận chuyển bằng nhân viên chuyên trách, đặc biệt phù hợp với linh kiện thay thế khẩn cấp, hàng mẫu quan trọng, vật tư bảo trì và những lô hàng có thời hạn giao nhận nghiêm ngặt.

Từ việc xác nhận thông tin hàng hóa, chuẩn bị chứng từ hải quan, thông quan xuất khẩu, vận chuyển bằng nhân viên chuyên trách, thông quan nhập khẩu tại điểm đến cho đến khi hàng được giải phóng và giao đến người nhận cuối cùng, mỗi công đoạn đều cần được lên kế hoạch cẩn thận.

Đối với doanh nghiệp, Hand Carry không chỉ đơn giản là “tìm một người mang hàng lên máy bay”. Phương thức này đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ giữa hoạt động vận chuyển, thủ tục hải quan, yêu cầu của hãng hàng không và kế hoạch giao hàng cuối cùng để hình thành một giải pháp logistics hoàn chỉnh.

Nếu doanh nghiệp có linh kiện thay thế khẩn cấp, hàng mẫu quan trọng hoặc các loại hàng hóa cần vận chuyển quốc tế trong thời gian ngắn, nên trao đổi với đơn vị giao nhận vận tải chuyên nghiệp và đại lý làm thủ tục hải quan trước khi gửi hàng.

Bằng cách cung cấp đầy đủ thông tin hàng hóa và yêu cầu giao nhận, doanh nghiệp có thể nhận được tư vấn chuyên môn về mức độ phù hợp của phương thức Hand Carry cũng như những quy định xuất nhập khẩu có thể áp dụng tại điểm đến.

Việc xác nhận trước các yêu cầu hải quan và phương án vận chuyển sẽ giúp giảm nguy cơ chậm trễ, đồng thời tạo điều kiện để lô hàng khẩn cấp được giao đến nơi một cách thuận lợi nhất.

Blog