By Cadys Wang    Photo：CANVA

1. Điểm khởi đầu mới cho khả năng chống chịu của chuỗi cung ứng

Chuyển từ hiệu quả thuần túy sang năng lực thích ứng

Trong thập kỷ vừa qua, một trong những từ khóa được nhắc đến nhiều nhất trong chuỗi cung ứng toàn cầu là “hiệu quả”. Các doanh nghiệp tập trung duy trì sức cạnh tranh thông qua mức tồn kho thấp hơn, thời gian giao hàng ngắn hơn và kiểm soát chi phí chính xác hơn. Đây cũng là lý do JIT, tức mô hình sản xuất và bổ sung hàng đúng lúc, trở thành phương thức vận hành quen thuộc trong nhiều ngành.

Khi nhu cầu thị trường ổn định, tuyến vận chuyển thông suốt và nhà cung cấp tập trung, mô hình này có thể hoạt động rất hiệu quả. Doanh nghiệp không cần duy trì lượng hàng tồn kho quá lớn, dòng vốn lưu động linh hoạt hơn và luồng logistics cũng dễ quản lý hơn.

Nhưng trong những năm gần đây, thị trường toàn cầu đã trở nên khó dự đoán hơn rất nhiều.

Việc tái cấu trúc chuỗi cung ứng sau đại dịch, biến động địa chính trị, xu hướng dịch chuyển sản xuất theo khu vực và sự nổi lên của chiến lược China Plus One đã thúc đẩy nhiều doanh nghiệp phân tán sản xuất, nguồn cung ứng và tồn kho sang nhiều quốc gia khác nhau. Những chuỗi cung ứng trước đây được xây dựng quanh một nhà máy, một cảng hoặc một tuyến vận chuyển duy nhất đang dần trở thành mạng lưới phức tạp, bao gồm nhiều nhà máy, kho hàng, hãng vận chuyển và phương thức vận tải.

Chuỗi cung ứng không còn là một đường thẳng. Nó là một mạng lưới cần được phối hợp theo thời gian thực.

Khả năng chống chịu không chỉ là có thêm phương án dự phòng

Khi nói về khả năng chống chịu của chuỗi cung ứng, nhiều người thường nghĩ ngay đến nhà cung cấp dự phòng, điểm sản xuất thứ hai, kho hàng ở nước ngoài hoặc tuyến vận chuyển thay thế. Những sắp xếp này rất quan trọng, nhưng đó chỉ là lớp bên ngoài của khả năng chống chịu.

Khả năng chống chịu thực sự không chỉ nằm ở việc doanh nghiệp có phương án dự phòng hay không. Điều quan trọng hơn là khi gián đoạn xảy ra, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận diện vấn đề, đánh giá phạm vi ảnh hưởng, so sánh các lựa chọn thay thế và đưa ra quyết định tương đối ổn định giữa chi phí, thời gian giao hàng và cam kết với khách hàng hay không.

Vấn đề là nhiều doanh nghiệp không thiếu dữ liệu. Dữ liệu của họ chỉ đang bị phân tán ở quá nhiều nơi.

Từ điều phối xuất hàng tại nhà máy, nhận hàng tại kho, xếp hàng lên tàu tại cảng, trung chuyển, thông quan cho đến giao hàng cuối cùng, một lô hàng có thể đi qua ERP, TMS, WMS, nền tảng của hãng vận chuyển, hệ thống đại lý, email, tài liệu PDF và thậm chí cả các công cụ nhắn tin tức thời. Mỗi điểm trong chuỗi đều tạo ra dữ liệu, nhưng những mảnh dữ liệu này thường không thể kết nối thành một bức tranh hoàn chỉnh.

Nhìn bề ngoài, doanh nghiệp có vẻ sở hữu rất nhiều thông tin. Nhưng trên thực tế, lượng dữ liệu thật sự có thể hỗ trợ ra quyết định theo thời gian thực lại có thể khá hạn chế.

Đây chính là nơi silo dữ liệu tác động mạnh nhất đến khả năng chống chịu của chuỗi cung ứng.

2. Silo dữ liệu làm suy yếu khả năng chống chịu của chuỗi cung ứng như thế nào

Có nhiều hệ thống không đồng nghĩa với ra quyết định nhanh hơn

Silo dữ liệu làm suy yếu khả năng chống chịu của chuỗi cung ứng vì vấn đề thường không phải là thiếu nguồn lực, mà là không thể tiếp cận thông tin chính xác vào đúng thời điểm. Đối với các công ty logistics vận hành xuyên nhiều quốc gia, silo dữ liệu là một thách thức quản trị rất phổ biến.

Một trụ sở tại Đài Loan có thể sử dụng một hệ thống ERP và hệ thống quản lý vận tải riêng, trong khi kho hàng tại Việt Nam sử dụng một WMS nội địa. Một đối tác logistics bên thứ ba tại Thái Lan hoặc Malaysia lại có thể vận hành trên một nền tảng SaaS khác.

Phần lớn các hệ thống này được triển khai để hỗ trợ hoạt động tại từng địa phương. Đội ngũ tại Đài Loan có thể cần quản lý hóa đơn và đơn hàng. Kho tại Việt Nam có thể cần xử lý nhập kho, xuất kho và tồn kho. Đối tác tại Thái Lan có thể cần báo cáo các mốc vận chuyển. Mỗi hệ thống có thể hoạt động tốt trong môi trường riêng của mình, nhưng vấn đề bắt đầu xuất hiện khi doanh nghiệp cần tích hợp xuyên biên giới.

Cùng một lô hàng có thể xuất hiện trong các hệ thống khác nhau với tên trường dữ liệu khác nhau, định dạng ngày tháng khác nhau, đơn vị trọng lượng khác nhau hoặc thậm chí mô tả hàng hóa khác nhau. Những nhân sự vận hành có kinh nghiệm có thể hiểu và xử lý các khác biệt này theo cách thủ công. Tuy nhiên, hệ thống không thể tự nhiên kết nối những dữ liệu đó nếu không có cấu trúc tích hợp phù hợp.

Kết quả là nhiều doanh nghiệp vẫn phải dựa vào thao tác thủ công để lấp khoảng trống giữa các hệ thống.

Đại lý địa phương báo cáo cập nhật lịch tàu qua email. Kho hàng cung cấp file tồn kho. Hãng vận chuyển cập nhật tình trạng hàng đến. Sau đó, các đội ngũ khu vực lại tổng hợp thủ công những thông tin này vào bảng tính. Cách làm này không phải hoàn toàn không hiệu quả, và nhiều doanh nghiệp đã dựa vào nó trong vận hành hằng ngày suốt một thời gian dài.

Vấn đề thật sự xuất hiện khi có gián đoạn. Việc tổng hợp thủ công thường không thể bắt kịp tốc độ thay đổi tại hiện trường.

Ví dụ, ùn tắc cảng, tàu bỏ chuyến, vấn đề về sức chứa kho hàng hoặc thay đổi đột ngột trong lịch giao hàng cho khách đều đòi hỏi phán đoán nhanh. Những lô hàng nào bị ảnh hưởng? Khách hàng nào là cấp bách nhất? Doanh nghiệp có nên đánh giá cảng thay thế, điều chỉnh kế hoạch tàu hay chuyển sang vận tải hàng không không? Nếu dữ liệu phải đi qua nhiều lớp tổng hợp thủ công, thời điểm tốt nhất để ra quyết định có thể đã trôi qua khi người ra quyết định nhìn thấy được toàn cảnh.

Chi phí của silo dữ liệu không chỉ là nhập liệu trùng lặp hoặc lỗi thủ công. Vấn đề lớn hơn là silo dữ liệu làm chậm tốc độ phản ứng của doanh nghiệp.

Và tốc độ phản ứng chính là trọng tâm của khả năng chống chịu trong chuỗi cung ứng.

3. Vai trò của 4PL trong khả năng chống chịu của chuỗi cung ứng

Cốt lõi của 4PL không phải là thực thi, mà là điều phối

Trong logistics truyền thống, các nhà cung cấp 3PL thường tập trung vào thực thi, chẳng hạn như vận chuyển, kho bãi, phân phối, môi giới hải quan và các dịch vụ vận hành khác. Ngược lại, nhà cung cấp 4PL giống như một đơn vị điều phối nguồn lực chuỗi cung ứng. 4PL cần tích hợp nhiều nhà cung cấp dịch vụ, hệ thống và điểm logistics khác nhau giữa các quốc gia để hỗ trợ khách hàng quản lý dòng chảy chuỗi cung ứng ở phạm vi rộng hơn.

Đây là lý do tích hợp dữ liệu đặc biệt quan trọng đối với 4PL.

Nếu một 4PL chỉ có thể dựa vào việc kiểm tra email thủ công, tự lập báo cáo và hỏi từng đại lý nước ngoài về cập nhật của từng lô hàng, thì rất khó để có được góc nhìn end-to-end thật sự. Điều này càng trở nên thách thức hơn khi chuỗi cung ứng của khách hàng trải rộng qua nhiều quốc gia, nhiều kho hàng và nhiều phương thức vận tải. Trong những trường hợp như vậy, khoảng trống thông tin có thể nhanh chóng mở rộng.

Giá trị của 4PL không giới hạn ở việc thực thi tại một điểm đơn lẻ. Trong dịch vụ giao nhận vận tải và quy trình quản lý chuỗi cung ứng, 4PL giúp khách hàng kết nối các nguồn lực logistics và các điểm thông tin khác nhau.

Khả năng chống chịu của chuỗi cung ứng cần một góc nhìn chung

Đối với khách hàng, vấn đề khó nhất thường không phải là một điểm riêng lẻ gặp sự cố. Vấn đề lớn hơn là không biết sự cố đó sẽ lan rộng đến đâu.

Tàu bị trễ có ảnh hưởng đến sản xuất không?

Nếu tồn kho tại kho không đủ, có thể chuyển hàng từ thị trường khác sang không?

Thời gian thông quan kéo dài có ảnh hưởng đến cam kết giao hàng cho khách không?

Nếu chuyển sang vận tải hàng không, chi phí đó có hợp lý không?

Nếu dùng một cảng khác, tiến độ có thật sự ổn định hơn không?

Những câu hỏi này không thể được trả lời chỉ bởi một hãng vận chuyển hoặc một kho hàng riêng lẻ. Chúng đòi hỏi phải xem xét vận tải, tồn kho, đơn hàng và cam kết giao hàng cùng lúc.

Giá trị của một control tower 4PL nằm ở việc cung cấp góc nhìn chung này. Nó giúp các phòng ban và đối tác khác nhau không còn thảo luận vấn đề dựa trên những bộ dữ liệu riêng biệt. Thay vào đó, họ có thể so sánh các lựa chọn trên cùng một nền tảng thông tin. Cách ra quyết định này gần với khả năng chống chịu thật sự của chuỗi cung ứng hơn nhiều so với việc chỉ theo dõi từng điểm đơn lẻ.

4. Tích hợp dữ liệu hỗ trợ khả năng chống chịu trong các tình huống thực tế như thế nào

Tình huống 1: Quyết định tồn kho khu vực và bổ sung hàng

Trong mô hình phân phối khu vực tại Đông Nam Á, doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời các điểm kho tại Việt Nam, Thái Lan, Singapore hoặc Malaysia. Biến động nhu cầu, tần suất vận chuyển và chu kỳ bổ sung hàng tại từng thị trường đều ảnh hưởng trực tiếp đến việc phân bổ tồn kho.

Nếu dữ liệu kho không được tích hợp, trụ sở có thể chỉ nhìn thấy một phần thông tin tồn kho và không thể đánh giá tình trạng tồn kho tổng thể theo thời gian thực. Một thị trường có vẻ vẫn còn hàng, nhưng lượng hàng đó có thể đã được phân bổ cho các đơn xuất kho đang chờ xử lý. Một kho khác có vẻ dư hàng, nhưng dữ liệu cập nhật chậm có thể khiến lượng hàng đó không được đưa vào kế hoạch phân bổ.

Thông qua tích hợp và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể nhận diện áp lực tồn kho sớm hơn và đánh giá xem có cần bổ sung hàng trước, điều chỉnh tỷ lệ phân bổ hay hỗ trợ một thị trường bằng hàng từ kho lân cận hay không. Năng lực này không chỉ cải thiện hiệu quả vận hành. Nó còn giảm rủi ro thiếu hàng.

Tình huống 2: Gom hàng xuyên biên giới và lựa chọn tuyến vận chuyển

Khi hàng hóa đến từ nhiều quốc gia, doanh nghiệp thường phải quyết định có nên gom hàng hay không, nên sử dụng hub nào và làm thế nào để cân bằng giữa chi phí và thời gian giao hàng.

Trước đây, loại quyết định này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm vận hành. Những nhân sự vận hành cấp cao có thể biết cảng nào ổn định hơn, tuyến nào tiết kiệm chi phí hơn hoặc hãng vận chuyển nào đáng tin cậy hơn. Nhưng khi số lượng điểm trong mạng lưới tăng lên và khối lượng dữ liệu lớn hơn, việc chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân ngày càng trở nên khó khăn.

Control tower 4PL có thể giúp tổ chức thông tin về chi phí, thời gian, rủi ro và các yếu tố quan trọng khác trên nhiều tuyến khác nhau. Điều này giúp người ra quyết định không phải bắt đầu lại từ đầu mỗi khi cần so sánh các phương án. Hệ thống không nhất thiết thay doanh nghiệp đưa ra quyết định cuối cùng, nhưng nó có thể trình bày các phương án khả thi rõ ràng hơn, giúp con người đánh giá nhanh hơn giải pháp nào phù hợp nhất với tình huống hiện tại.

Khả năng so sánh nhanh các lựa chọn cũng là một phần của khả năng chống chịu trong chuỗi cung ứng.

Tình huống 3: Gián đoạn và giải pháp thay thế

Trong logistics quốc tế, ngoại lệ không phải là sự cố hiếm gặp. Chúng là một phần của thực tế hằng ngày. Ùn tắc cảng, gián đoạn do thời tiết, thay đổi lịch trình, chậm thông quan và khối lượng công việc tại kho tăng đột ngột đều có thể làm gián đoạn nhịp vận hành ban đầu của chuỗi cung ứng.

Cách phản ứng truyền thống thường là thu thập cập nhật từ từng điểm sau khi sự kiện xảy ra, sau đó để đội ngũ vận hành tổng hợp danh sách lô hàng và khách hàng bị ảnh hưởng. Quy trình này có thể vận hành được, nhưng tốc độ thường bị giới hạn bởi nhân lực và mức độ đầy đủ của thông tin.

Nếu một control tower đã tích hợp lịch tàu, trạng thái container, thời hạn đơn hàng, mức tồn kho và các tuyến thay thế, người ra quyết định có thể xác định phạm vi ảnh hưởng sớm hơn nhiều. Hệ thống có thể hỗ trợ sắp xếp lô hàng nào cấp bách nhất, khách hàng nào cần được thông báo trước, tuyến nào vẫn còn khả dụng, cũng như chênh lệch chi phí và thời gian của từng giải pháp thay thế.

Khả năng chống chịu thật sự không phải là phản ứng sau khi thiệt hại đã xảy ra. Đó là khả năng giữ lại các lựa chọn khi nhu cầu, tồn kho hoặc tuyến vận chuyển bắt đầu thay đổi.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.