By Cindy Zhou    Photo：CANVA

Tài liệu này tập trung vào hoạt động chuyển kho giữa các kho bảo thuế tại khu vực Hoa Nam, bao gồm các cảng trọng điểm như Quảng Châu, Thâm Quyến, Đông Quan và Chu Hải. Kết hợp giữa yêu cầu giám sát của hải quan và kinh nghiệm thực tế, tài liệu hệ thống hóa một bộ quy trình chi tiết mang tính tiêu chuẩn hóa và có thể triển khai, bao quát toàn bộ các khâu từ chuẩn bị trước, khai báo và xét duyệt, giám sát vận chuyển, nhập kho đến đối chiếu quyết toán. Quy trình này phù hợp với nhiều tình huống chuyển hàng bảo thuế như thương mại điện tử xuyên biên giới, gia công thương mại và thương mại trung chuyển, nhằm bảo đảm vận hành tuân thủ, hiệu quả và tránh các rủi ro liên quan đến giám sát hải quan.

Định nghĩa cốt lõi về chuyển kho bảo thuế: Đây là việc chuyển và trung chuyển hàng hóa giữa các kho bảo thuế đã được hải quan phê duyệt, bao gồm cả trong cùng khu vực hải quan và giữa các khu vực hải quan khác nhau. Toàn bộ quy trình đều nằm dưới sự giám sát của hải quan, tạm thời chưa phải nộp thuế nhập khẩu, mà chỉ thực hiện việc chuyển và quyết toán sổ sách bảo thuế. Đây là một phương thức logistics quan trọng phục vụ tối ưu hóa chuỗi cung ứng và phân phối hàng hóa tại Hoa Nam, đồng thời cũng là một trong những phương án thay thế trong nước, tuân thủ pháp luật, cho mô hình “Hong Kong One-Day Tour”.

I. Chuẩn Bị Trước (Chuẩn Bị Trước Khi Vận Hành Để Tạo Nền Tảng Tuân Thủ)

Chuẩn bị trước là khâu cốt lõi để việc chuyển kho diễn ra suôn sẻ. Cần làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan, xác nhận tư cách của hàng hóa và hoàn tất đăng ký trên hệ thống, nhằm tránh chậm trễ quy trình do thiếu thông tin hoặc thông tin không thống nhất.

1. Xác nhận tư cách của các chủ thể tham gia chuyển kho:
Cả kho xuất và kho nhập đều phải có tư cách kho bảo thuế đã được hải quan phê duyệt, đồng thời hoàn tất đăng ký hải quan và đăng ký sổ sách điện tử; doanh nghiệp đứng tên xin chuyển kho (bên gửi hàng) phải có quyền kinh doanh xuất nhập khẩu. Nếu ủy thác cho công ty giao nhận hoặc đại lý khai báo hải quan thực hiện, cần ký thỏa thuận ủy thác chính thức để làm rõ quyền và trách nhiệm của các bên, bảo đảm tính tuân thủ của đơn vị vận hành.

2. Kiểm tra thông tin hàng hóa và yêu cầu giám sát:
Cần rà soát chi tiết hàng hóa dự kiến chuyển, xác nhận rằng hàng thuộc phạm vi giám sát bảo thuế và không thuộc trường hợp bị cấm hoặc hạn chế chuyển kho. Ví dụ, đối với hàng nguy hiểm, cần xác nhận kho nhập có đủ điều kiện lưu kho tương ứng. Đồng thời, cần đối chiếu tên hàng, quy cách, số lượng, mã HS, xuất xứ và các thông tin khác để bảo đảm hoàn toàn thống nhất với sổ sách điện tử của kho xuất và tình trạng thực tế của hàng hóa, tránh việc bị hải quan từ chối xét duyệt do sai lệch thông tin. Ngoài ra, cũng cần xác nhận hàng hóa không yêu cầu gia công thực chất, chỉ được thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng mang tính lưu thông như phân loại đơn giản, dán nhãn, v.v.

3. Xác nhận chi tiết chuyển kho và phương án vận chuyển:
Cần làm rõ mục đích chuyển kho, chẳng hạn như phân phối, chuẩn bị tồn kho, thay thế mô hình Hong Kong One-Day Tour, v.v., đồng thời xác định mốc thời gian của việc chuyển kho. Lựa chọn doanh nghiệp vận chuyển chịu giám sát có đủ điều kiện đăng ký với hải quan, lên kế hoạch tuyến đường hợp lý, ưu tiên tuyến đi thẳng để tránh dừng giữa đường, xác nhận phương tiện vận chuyển là xe chịu giám sát đã được hải quan phê duyệt (xe biển trắng), và hoàn tất đăng ký phương tiện trước.

4. Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ liên quan:
Cần rà soát trước toàn bộ chứng từ cần thiết cho việc chuyển kho để bảo đảm đầy đủ và đúng chuẩn. Hồ sơ cốt lõi bao gồm: Đơn xin chuyển kho (ghi rõ thông tin kho xuất, kho nhập, chi tiết hàng hóa và lý do chuyển kho), packing list, commercial invoice, ảnh chụp màn hình sổ sách điện tử của kho xuất, hợp đồng lưu kho của kho nhập, giấy chứng nhận đăng ký phương tiện chịu giám sát hải quan, thỏa thuận ủy thác khai báo hải quan (nếu cần). Đối với hàng nguy hiểm, cần bổ sung thêm báo cáo MSDS và giấy chứng nhận bao bì hàng nguy hiểm.

II. Khai Báo Chuyển Kho Và Xét Duyệt Của Hải Quan (Khâu Cốt Lõi Để Bảo Đảm Thông Quan Tuân Thủ)

Việc chuyển kho giữa các kho bảo thuế tại Hoa Nam phải được khai báo thông qua nền tảng giám sát điện tử của hải quan, bao gồm hai bước: khai báo xuất kho và khai báo nhập kho. Trong toàn bộ quy trình, cần bảo đảm dữ liệu là thật, chứng từ thống nhất và phù hợp với yêu cầu giám sát của hải quan.

1. Khai báo xuất kho:
Doanh nghiệp vận hành kho xuất hoặc đại lý khai báo hải quan được ủy thác phải khai The Bonded Verification List thông qua “China Electronic Port” hoặc hệ thống giám sát do hải quan chỉ định, đồng thời ghi phương thức thương mại là “Bonded Inter-Warehouse Goods”, nhập chính xác chi tiết hàng hóa, mã số kho xuất, mã số kho nhập, thông tin phương tiện vận chuyển và các nội dung liên quan khác, tải lên hồ sơ chứng từ cần thiết rồi nộp khai báo. The Bonded Verification List là chứng từ cốt lõi cho công tác giám sát chuyển kho, nên cần bảo đảm thông tin trên đó hoàn toàn khớp với hàng thực tế và với khai báo nhập kho.

2. Xét duyệt của hải quan nơi xuất:
Sau khi nhận được thông tin khai báo, hải quan nơi xuất sẽ xem xét tính đầy đủ của hồ sơ, tính xác thực của thông tin hàng hóa và tính hợp lý của phương án vận chuyển, trong đó trọng tâm là kiểm tra hàng có đáp ứng yêu cầu giám sát bảo thuế hay không, mã HS có chính xác hay không, và phương tiện vận chuyển có đủ điều kiện chịu giám sát hay không. Sau khi xét duyệt đạt yêu cầu, hải quan sẽ xác nhận cho thông quan trên hệ thống, phát hành Bonded Goods Transfer Release Notice, đồng thời khấu trừ tồn kho trên sổ sách điện tử của kho xuất. Nếu xét duyệt không đạt, cần bổ sung và chỉnh sửa hồ sơ theo phản hồi của hải quan rồi khai báo lại.

3. Khai báo nhập kho:
Sau khi khai báo xuất kho được phê duyệt, doanh nghiệp vận hành kho nhập hoặc đại lý khai báo hải quan được ủy thác phải nộp khai báo nhập kho trên cùng hệ thống giám sát, điền The Bonded Verification List thống nhất với khai báo xuất kho, tải lên hợp đồng lưu kho của kho nhập, kế hoạch tiếp nhận hàng và các tài liệu khác, đồng thời làm thủ tục xin nhập kho cho hàng hóa. Khai báo nhập kho phải được nộp trong vòng 24 giờ sau khi lệnh xuất kho được phê duyệt, nhằm tránh việc hàng bị lưu giữ do chậm khai báo.

4. Xét duyệt của hải quan nơi nhập:
Hải quan nơi nhập sẽ xem xét bộ hồ sơ khai báo nhập kho, trọng tâm là kiểm tra tính thống nhất giữa thông tin trên The Bonded Verification List với khai báo xuất kho, cũng như việc điều kiện lưu kho của kho nhập có phù hợp với loại hàng hay không. Sau khi xét duyệt đạt yêu cầu, hải quan sẽ phát hành Bonded Goods Warehousing Confirmation Notice, cho phép hàng được nhập vào kho đích, đồng thời hoàn tất việc ghi tăng tồn kho tạm thời trên sổ sách điện tử của kho nhập.

III. Vận Chuyển Hàng Hóa Và Giám Sát Tại Hiện Trường (Khâu Trung Gian Để Bảo Đảm An Toàn Cho Hàng Hóa)

Hoạt động vận chuyển trong chuyển kho bảo thuế tại Hoa Nam nằm dưới sự giám sát của hải quan trong suốt toàn bộ quá trình. Vì vậy, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy phạm vận chuyển để bảo đảm hàng hóa không bị thất lạc hoặc xử lý không đúng quy định, đồng thời kiểm soát chặt chẽ tính tuân thủ của khâu vận chuyển.

1. Xếp hàng và kiểm tra:
Theo thông báo cho phép thông quan của hải quan, kho xuất sẽ phân loại và kiểm đếm hàng theo đúng chi tiết thể hiện trên The Bonded Verification List, sau đó xếp hàng theo đúng quy cách lên phương tiện chịu giám sát đã được đăng ký, đồng thời gia cố bao bì để tránh hư hại trong quá trình vận chuyển. Sau khi xếp hàng xong, nhân viên kho xuất và tài xế vận chuyển sẽ cùng đối chiếu thông tin hàng, ký Bonded Goods Transportation Handover Form và xác nhận rõ số lượng cũng như tình trạng hàng hóa. Nếu hải quan yêu cầu kiểm tra tại chỗ, cần phối hợp để hoàn tất việc kiểm tra hàng, chỉ được xuất hàng sau khi kiểm tra đạt yêu cầu.

2. Vận chuyển chịu giám sát toàn trình:
Phương tiện vận chuyển phải di chuyển строго theo đúng tuyến đường đã khai báo, không được tự ý thay đổi lộ trình, dừng giữa đường hoặc bốc dỡ hàng, cũng không được trộn lẫn hàng bảo thuế với hàng không bảo thuế. Trong quá trình vận chuyển, phương tiện phải bật thiết bị định vị giám sát do hải quan chỉ định để bảo đảm hải quan có thể theo dõi vị trí xe theo thời gian thực. Tài xế phải mang theo các chứng từ như Bonded Goods Transfer Release Notice và Bonded Goods Transportation Handover Form để phục vụ việc kiểm tra của hải quan trên đường.

3. Bàn giao và xác nhận hàng hóa:
Sau khi hàng đến kho nhập, tài xế sẽ giao toàn bộ chứng từ vận chuyển và chứng từ hải quan cho nhân viên kho nhập. Nhân viên kho nhập phải đối chiếu tại chỗ tên hàng, quy cách, số lượng và tình trạng bao bì với The Bonded Verification List và Bonded Goods Warehousing Confirmation Notice. Sau khi xác nhận mọi nội dung hoàn toàn phù hợp với chứng từ, hai bên sẽ ký Bonded Goods Receipt Confirmation Form để hoàn tất việc bàn giao hàng hóa. Nếu phát hiện hàng bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc thông tin không nhất quán, cần lập tức thông báo cho kho xuất và hải quan của cả hai bên, đồng thời xử lý theo yêu cầu của hải quan.

IV. Quyết Toán Nhập Kho Và Lưu Hồ Sơ Sau Đó (Khâu Kết Thúc Để Hoàn Thành Vòng Khép Kín Của Quy Trình)

Sau khi hàng được nhập kho, cần hoàn tất việc quyết toán tồn kho, cập nhật hệ thống và lưu trữ dữ liệu để bảo đảm tính đầy đủ của toàn bộ quy trình chuyển kho, đồng thời đáp ứng yêu cầu giám sát hậu kiểm của hải quan.

1. Đăng ký tại kho nhập:
Nhân viên kho nhập sẽ lưu trữ hàng đã nhận theo đúng quy chuẩn lưu kho bảo thuế và phân loại theo yêu cầu. Đồng thời, họ cập nhật thông tin tồn kho trên hệ thống giám sát điện tử của hải quan, hoàn tất việc ghi tăng tồn kho chính thức trên sổ sách điện tử của kho nhập, bảo đảm sổ sách phù hợp với hàng thực tế. Cùng lúc đó, cần ghi nhận thời gian nhập kho, vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan khác để phục vụ cho công tác giám sát, kiểm tra sau này.

2. Quyết toán với hải quan:
Sau khi hoàn tất chuyển kho, kho xuất và kho nhập sẽ lần lượt nộp bộ hồ sơ quyết toán cho hải quan quản lý tại địa phương mình, bao gồm The Bonded Verification List, biên bản bàn giao vận chuyển, phiếu xác nhận nhận hàng, đơn xin quyết toán sổ sách điện tử và các tài liệu khác. Hải quan sẽ đối chiếu toàn bộ hồ sơ của quá trình chuyển kho, xác nhận hàng đã được chuyển thành công và việc quyết toán sổ sách là chính xác, sau đó hoàn tất thủ tục quyết toán chuyển kho. Từ thời điểm đó, toàn bộ quy trình chuyển kho chính thức kết thúc.

3. Lưu hồ sơ và bảo quản dữ liệu:
Sau khi chuyển kho hoàn tất, doanh nghiệp phải sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ như đơn xin chuyển kho, bộ hồ sơ khai báo hải quan, thông báo thông quan/xác nhận của hải quan, biên bản bàn giao vận chuyển, chứng từ quyết toán, v.v., với thời hạn lưu giữ không dưới 3 năm để phục vụ công tác kiểm tra sau này của hải quan. Đồng thời, cần cập nhật đồng bộ sổ theo dõi logistics nội bộ của doanh nghiệp để bảo đảm khả năng truy xuất của thông tin chuỗi cung ứng.

V. Lưu Ý (Tránh Rủi Ro Và Nâng Cao Hiệu Quả Vận Hành)

1. Yêu cầu về tính thống nhất của chứng từ:
Thông tin hàng hóa trên toàn bộ chứng từ trong suốt quy trình, bao gồm hồ sơ khai báo, chứng từ vận chuyển và chứng từ nhập kho, phải hoàn toàn thống nhất, gồm tên hàng, quy cách, số lượng, mã HS, v.v., nhằm tránh bị hải quan xử phạt hoặc làm chậm quy trình do sai lệch thông tin.

2. Yêu cầu về thời hạn:
Khai báo xuất kho và khai báo nhập kho phải được hoàn tất trong thời hạn quy định, đồng thời hàng hóa phải được vận chuyển và đến nơi đúng kế hoạch để tránh cảnh báo giám sát từ phía hải quan do quá hạn. Đối với việc chuyển kho giữa các khu vực hải quan khác nhau, cần trao đổi trước với hải quan của cả hai nơi để bảo đảm quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi.

3. Yêu cầu về vận hành tuân thủ:
Hàng hóa chuyển kho nằm dưới sự giám sát bảo thuế trong toàn bộ quá trình. Không được tự ý xử lý, thay đổi hoặc gia công hàng hóa, ngoại trừ các dịch vụ giá trị gia tăng đơn giản đã được đăng ký trước, cũng không được trộn lẫn với hàng không bảo thuế. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các chế tài từ phía hải quan.

4. Xử lý bất thường:
Nếu xảy ra hư hỏng hoặc thất lạc hàng trong quá trình vận chuyển, hoặc khai báo bị hải quan trả lại, cần lập tức thông báo cho các bên liên quan, nộp bản giải trình tình huống và hồ sơ bổ sung theo yêu cầu của hải quan, đồng thời xử lý bất thường một cách kịp thời để tránh ảnh hưởng đến các hoạt động chuyển kho tiếp theo.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.