By Cofe Zuo    Photo：CANVA

Bối cảnh: Khác biệt cốt lõi giữa hai “con đường tạm nhập”

Trong thương mại quốc tế, doanh nghiệp thường cần mang mẫu hàng thương mại, hàng triển lãm hoặc thiết bị nghề nghiệp ra nước ngoài để trưng bày, thử nghiệm hoặc sử dụng trong thời gian ngắn. Để tránh thuế nhập khẩu và các thủ tục phức tạp của nhập khẩu vĩnh viễn, “tạm nhập” thường là lựa chọn tối ưu. Trên thực tế có hai mô hình chính: dùng ATA Carnet và làm thủ tục tạm nhập theo quy định hải quan thông thường. Dù mục tiêu tương tự nhau, logic vận hành và phạm vi áp dụng của hai mô hình này lại khác nhau về bản chất.

ATA Carnet, còn được gọi là “Hộ chiếu của hàng hóa”, là chứng từ hải quan được quốc tế công nhận, có hiệu lực tại hơn 87 quốc gia và vùng lãnh thổ. Cơ sở pháp lý dựa trên Công ước ATA và Công ước Istanbul. Điểm cốt lõi là “cấp một lần, dùng được ở nhiều nước”. Sau khi được cấp Carnet tại nước sở tại, doanh nghiệp có thể dùng nó để khai báo tạm xuất và tạm nhập tại nhiều nước thành viên mà không cần nộp tiền ký quỹ thuế và phí tại từng nước.

Tạm nhập theo thủ tục thông thường được xử lý theo quy định hải quan nội địa của nước đến. Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ theo từng lần, thường phải cung cấp tiền ký quỹ, bảo lãnh (bond) hoặc hình thức bảo đảm khác tương đương với số thuế và phí có thể phát sinh để được chấp nhận tạm miễn thuế. Quy trình, thời hạn và yêu cầu chứng từ khác nhau tùy theo từng quốc gia.

Bảng dưới đây tóm tắt các khác biệt chính để hỗ trợ bạn ra quyết định:

Quy trình vận hành: Lộ trình chuẩn hóa khi dùng ATA Carnet

Khi đã chọn ATA Carnet, một quy trình vận hành rõ ràng là yếu tố quyết định thành công. Có thể tóm tắt thành 3 giai đoạn: Nộp hồ sơ, Sử dụng, và Kết thúc/Thanh lý.

Giai đoạn 1: Đánh giá và nộp hồ sơ (bắt đầu trước ít nhất 1 tháng)

1. Đánh giá và lập kế hoạch: Xác nhận tất cả quốc gia đến và quốc gia quá cảnh đều là thành viên ATA. Chốt danh mục hàng, trị giá, mốc thời gian dự kiến và phương thức vận chuyển.

2. Chuẩn bị hồ sơ: Nộp đơn tới hiệp hội phát hành/bảo lãnh tại nước sở tại (ví dụ: Hội đồng Xúc tiến Thương mại Quốc tế Trung Quốc, CCPIT). Hồ sơ chính gồm: đơn đăng ký, danh mục hàng chi tiết (số seri, trị giá, trọng lượng), và chứng từ bảo đảm (ký quỹ hoặc bảo hiểm/bond).

3. Nhận Carnet: Khi được duyệt, bạn nhận một sổ ATA Carnet bản giấy. Sổ gồm trang bìa, danh mục tổng (General List) màu xanh lá, các phiếu trắng cho xuất khẩu/tái nhập, và các phiếu vàng cho nhập khẩu/tái xuất.

Giai đoạn 2: Thực hiện với hải quan (giai đoạn triển khai quan trọng nhất)

1. Tạm xuất khỏi nước sở tại: Xuất trình Carnet (phiếu trắng tạm xuất) và hàng hóa để hải quan nước sở tại đóng dấu xác nhận.

2. Tạm nhập tại nước ngoài: Khi đến nơi, xuất trình Carnet (phiếu vàng tạm nhập) cho hải quan nước ngoài. Sau khi kiểm tra, họ sẽ đóng dấu xác nhận và cho thông quan, không thu thuế.

3. Tái xuất khỏi nước ngoài: Khi kết thúc sử dụng, xuất trình hàng và Carnet (phiếu vàng tái xuất) khi rời nước đó.

4. Tái nhập về nước sở tại: Khi hàng quay về, xuất trình Carnet (phiếu trắng tái nhập) để hải quan nước sở tại đóng dấu kết thúc vòng lặp.

Giai đoạn 3: Kết thúc và giải tỏa bảo đảm

Trong thời hạn hiệu lực của Carnet (thường 1 năm), nộp lại Carnet đã được đóng dấu đầy đủ cho hiệp hội phát hành để thanh lý. Sau khi xử lý xong, khoản bảo đảm (ký quỹ) được giải tỏa. Nếu hàng không tái xuất, bảo đảm có thể bị trích để thanh toán thuế và phí tại nước ngoài.

Lỗi thường gặp và các tình huống “NG”: Tránh sai lầm tốn kém

Dù quy trình tốt, chỉ cần sơ suất thực tế cũng có thể gây chậm trễ, bị phạt hoặc mất bảo đảm.

NG Case 1: Dùng sai mục đích hàng hóa

Một công ty dùng ATA Carnet cho một thiết bị đo chính xác, khai báo mục đích “trình diễn triển lãm”. Ở nước ngoài, khách hàng lại dùng thiết bị này để gia công mẫu có thu phí theo lô nhỏ. Hải quan địa phương coi đây là “gia công/sản xuất trá hình”, tịch thu hàng và yêu cầu nộp đủ thuế cùng tiền phạt.

Phân tích: ATA Carnet nghiêm cấm sử dụng cho sản xuất trực tiếp hoặc bán thương mại. Việc biến hàng trình diễn thành công cụ gia công có thu phí làm thay đổi bản chất của tạm nhập.

NG Case 2: Thiếu dấu xác nhận và quá hạn lưu lại

Một công ty triển lãm tại ba nước châu Âu. Carnet được đóng dấu đầy đủ ở hai nước đầu. Khi vào nước thứ ba, do chuyến bay bị trễ, nhân viên không kịp tìm cán bộ hải quan để đóng dấu phần tái xuất khỏi nước thứ hai. Vài tháng sau khi thanh lý Carnet, chuỗi dấu bị đứt. Đồng thời, một số hạng mục còn lưu lại ở nước cuối cùng quá thời hạn 1 năm của Carnet. Công ty gặp vấn đề khi thanh lý và phải nộp thuế cho phần quá hạn.

Phân tích: Mỗi dấu hải quan là mắt xích tạo “dấu vết kiểm tra” (audit trail). Thiếu một dấu là phát sinh vùng mờ trách nhiệm. Ngoài ra, cần tuân thủ chặt thời hạn hiệu lực của Carnet và các giới hạn thời gian theo từng quốc gia; quá hạn có thể bị xử như nhập khẩu vĩnh viễn.

NG Case 3: Sai lệch lớn giữa danh mục hàng và hàng thực tế

Hồ sơ Carnet ghi “1 robot công nghiệp, trị giá 50.000 USD”. Trước khi xuất hàng, công ty quyết định đưa thêm một bộ mô-đun phụ tùng quan trọng trị giá 20.000 USD nhưng không sửa Carnet. Hải quan nước ngoài phát hiện sai lệch, nghi ngờ khai báo sai và giữ hàng để điều tra, ảnh hưởng nghiêm trọng lịch triển lãm.

Phân tích: Danh mục hàng trong Carnet là chứng từ pháp lý, phải khớp 100% với hàng thực tế. Mọi thay đổi đáng kể về số lượng, model, trị giá phải được sửa đổi chính thức thông qua hiệp hội phát hành trước khi gửi hàng.

Khuyến nghị thực tế và checklist

Để dự án tạm nhập diễn ra trơn tru, hãy bám theo khuyến nghị sau và dùng checklist ở các điểm then chốt.

Khuyến nghị cốt lõi

1. Lập kế hoạch sớm: Với tình huống phức tạp, khởi động hồ sơ Carnet trước 4 đến 6 tuần.

2. Tận dụng hỗ trợ chuyên gia: Nếu dùng lần đầu hoặc hàng giá trị cao/hàng đặc thù, cân nhắc làm việc với freight forwarder hoặc customs broker có kinh nghiệm. Họ có thể tư vấn rủi ro theo từng quốc gia.

3. Giữ tính toàn vẹn chứng từ: Carnet bản gốc là chứng từ duy nhất hợp lệ. Bảo đảm mọi dấu hải quan rõ ràng, đầy đủ. Lưu bản photocopy/bản scan trong suốt hành trình.

4. Tuân thủ nghiêm: Chỉ dùng hàng đúng mục đích đã khai báo ở nước ngoài. Đặt nhắc lịch các mốc tái xuất.

Checklist trước khi khởi hành cho lô hàng dùng ATA Carnet

1. Kiểm tra điểm đến: Tất cả quốc gia đến và quốc gia quá cảnh có phải thành viên ATA không?

2. Phù hợp loại hàng: Hàng có đúng là “mẫu hàng thương mại”, “hàng triển lãm” hoặc “thiết bị nghề nghiệp” không? Có loại trừ hàng tiêu hao, quà tặng, hoặc hàng để bán trực tiếp/sản xuất không?

3. Danh mục chính xác: Mô tả, model, số seri (S/N), số lượng, trị giá, trọng lượng có chính xác 100% không?

4. Khả thi về thời gian: Toàn bộ chuyến đi (vận chuyển, sử dụng, quay về) có hoàn thành trong thời hạn 1 năm của Carnet không?

5. Bảo đảm đã sắp xếp: Đã xác nhận phương thức bảo đảm (ký quỹ hoặc bảo hiểm) và mức bảo đảm với hiệp hội phát hành chưa?

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Thời hạn của ATA Carnet khác gì so với thủ tục “tạm nhập” thông thường?
A1: Bản thân ATA Carnet có hiệu lực tối đa 1 năm, và hàng phải được tái xuất trong thời hạn này. Trong khi đó, theo quy định tạm nhập/tạm xuất của Trung Quốc, thời hạn tiêu chuẩn là 6 tháng, có thể gia hạn nếu được phê duyệt, nhưng tổng thời gian nhìn chung không vượt quá 24 tháng. Các quốc gia khác có quy định riêng và cần kiểm tra theo từng nước.

Q2: Nếu hàng bị hư hỏng hoặc thất lạc ở nước ngoài thì sao?
A2: Đây là tình huống nghiêm trọng. Bạn phải lập tức trình báo công an về việc mất hàng và thông báo cho cả hiệp hội phát hành ATA lẫn hải quan địa phương. Với hàng hư hỏng, phần còn lại thường vẫn phải tái xuất. Với hàng bị mất, bạn phải khai báo “tái xuất không bình thường” với hải quan nước ngoài và nhiều khả năng phải nộp thuế cho phần hàng bị mất. Khoản bảo đảm sẽ được dùng để chi trả khoản thuế này.

Q3: Nếu doanh nghiệp là AEO thì có được thuận lợi thêm khi dùng ATA Carnet không?
A3: Có và không. Trạng thái AEO có thể đem lại thuận lợi đáng kể với thủ tục tạm nhập thông thường, ví dụ được miễn yêu cầu bảo đảm. Tuy nhiên, với ATA Carnet, bạn vẫn phải cung cấp bảo đảm cho hiệp hội phát hành (ví dụ CCPIT). Dù vậy, AEO vẫn đem lại lợi ích chung như được ưu tiên thông quan và giảm tỷ lệ kiểm tra trong quá trình khai báo xuất/nhập thực tế, qua đó gián tiếp giúp quy trình ATA trôi chảy hơn.

Q4: Khi nào thủ tục tạm nhập thông thường phù hợp hơn ATA Carnet?
A4: Có hai tình huống chính. Thứ nhất, khi hàng chỉ đi đến một quốc gia (đặc biệt nếu quốc gia đó không phải thành viên ATA). Thứ hai, khi thời gian tạm nhập dự kiến có thể vượt quá 1 năm. Ví dụ, một số thủ tục quốc gia (như loại hình TIB của Mỹ) có thể cho phép tạm nhập thiết bị phục vụ dự án lớn đến 3 năm, linh hoạt hơn giới hạn 1 năm của Carnet.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.