By Andy Wang     Photo：CANVA

1. Từ góc nhìn forwarder: Chặng cuối bị đánh giá thấp không phải vì khó, mà vì trông “quá bình thường”

Với đa số doanh nghiệp mới bắt đầu làm B2B xuyên biên giới, cuộc trao đổi đầu tiên với forwarder thường sẽ tập trung vào các chặng trước: cước vận chuyển, lịch tàu/chuyến bay, rủi ro hải quan, chuẩn bị chứng từ thế nào, và liệu hàng có bị giữ ở biên giới hay không.

Đây đúng là những phần “dễ thấy” nhất của logistics quốc tế — và cũng là kỹ năng cốt lõi mà forwarder xử lý mỗi ngày.

Nhưng nếu nhìn ngược lại từ góc độ một forwarder, rất nhiều trải nghiệm khiến doanh nghiệp “đau đầu” nhất lại không xảy ra trên biển hay ở sân bay. Chúng xảy ra ở đoạn cuối cùng: hàng đã tới nước đích, thông quan ổn, rồi mọi thứ kẹt ở câu hỏi “làm sao đưa hàng vào đúng cơ sở của khách?”

Người nhận (consignee) thường là nhà máy, kho, trung tâm lắp ráp, cửa hàng hoặc nhà phân phối. Họ không nhìn thấy bạn đã sắp xếp chặng quốc tế tốt đến mức nào. Thứ họ nhớ là ngày giao hàng tại hiện trường: thời điểm có “mượt” không, xe có vào được không, dỡ hàng có được chuẩn bị đúng không. Bạn có thể làm đúng 90% hành trình, nhưng chỉ cần 10% cuối cùng ở chặng cuối có vấn đề, trải nghiệm tổng thể vẫn bị “trừ điểm”.

2. Trong B2B xuyên biên giới, chặng cuối không chỉ là một chặng nữa — nó là bước đưa hàng vào “nhịp vận hành hằng ngày” của khách

Nếu vẽ ranh giới đơn giản:

Chặng quốc tế đưa hàng vào trong nước.
Chặng cuối đưa hàng vào công việc hằng ngày của một đơn vị khác.

Phần quốc tế giống như “kỹ thuật hệ thống”: booking, gom hàng, đóng container, hành trình tàu/chuyến bay, thông quan, hub trung chuyển, kho đích đến. Ở đây có SOP rõ ràng, mẫu chứng từ, và quy định hải quan cụ thể. Forwarder thiết kế tuyến, quản lý timeline và xử lý ngoại lệ trong phần này.

Chặng cuối là một thế giới khác. Khi tài xế tới nơi, họ phải làm việc với bảo vệ, nhân viên nhận hàng, giám sát hiện trường. Mỗi điểm giao có quy định riêng: khung giờ xe được vào, giới hạn kích thước xe, cửa dỡ hàng ở mặt trước hay phía sau, có cần đặt lịch không, có xe nâng (forklift) hay bàn nâng đuôi xe (tail-lift) không, có đang kiểm kê hay tổng vệ sinh hôm đó không.

Những thứ này không nằm trong lịch tàu hay mã hải quan. Nó chỉ tồn tại trong thói quen vận hành hằng ngày của từng địa điểm.

Với forwarder quốc tế, phần này thường là: tìm đúng đối tác vận tải/chuyển phát nội địa, rồi dùng điều kiện bạn và khách cung cấp để “khớp” mảnh ghép cuối cùng.

Bạn không cần tự gọi công ty xe tải địa phương. Nhưng thông tin bạn cung cấp sẽ quyết định trực tiếp chặng cuối “trơn tru” đến mức nào.

Vì vậy, chặng cuối không chỉ là “gửi xe tới giao”. Nó là việc forwarder có kết nối được thông tin giữa chặng quốc tế và hiện trường địa phương hay không, và có nhìn ra rủi ro thực sự nằm ở đâu hay không.

3. Vì sao chặng cuối thường trục trặc nhiều hơn bạn nghĩ?

Nếu che tên công ty và tên quốc gia đi, rất nhiều tình huống ngoài thực địa trông giống nhau một cách đáng ngạc nhiên:

Có lúc xe tới cổng nhà máy đúng giờ, nhưng bảo vệ nói hôm nay nhà máy đang làm việc nội bộ, xe không được vào — phải dời sang ngày hôm sau.

Có lúc hàng đã đến kho, nhưng cửa sổ nhận hàng đã đóng, nhân viên chỉ có thể nói “mai mới dỡ”.

Có lúc địa chỉ trên chứng từ đúng, nhưng cửa dỡ hàng thực tế nằm ở mặt khác của tòa nhà, tài xế đứng nhầm cửa rất lâu, gọi điện lòng vòng và mất thời gian.

Có lúc hàng dài hoặc rất nặng, bắt buộc cần xe nâng hoặc tail-lift, nhưng đúng ngày đó lại không có người hoặc thiết bị — buộc phải đặt lại lịch.

Ở tuyến đầu, forwarder là người điều phối giữa hãng xe nội địa và điểm nhận để xử lý các tình huống này.

Nhưng lead time bị trễ, chi phí phát sinh, và ấn tượng mà khách hàng ghi nhớ — cuối cùng đều quay lại với bạn.

Nếu rút gọn các trường hợp này, sẽ thấy một mẫu số chung:

Phần lớn vấn đề chặng cuối không phải vì “không giao được”.
Mà vì “không làm rõ thông tin quan trọng ngay từ đầu”.

Bên gửi không thật sự biết điểm nhận vận hành hằng ngày ra sao.
Bên nhận thì cứ làm theo thói quen và không nghĩ cần nói rõ.
Mọi người đều âm thầm giả định “chắc lần này không sao”.

Vì thế, đoạn cuối cùng này thường là nơi những giả định “chắc ổn thôi” biến thành vấn đề thật.

4. Là shipper B2B, bạn chỉ cần hiểu 3 điều — không hơn, không kém

Tin tốt là: bạn không cần trở thành điều phối xe chuyên nghiệp hay học hết luật đường bộ của từng nước.

Từ góc nhìn forwarder, nếu bạn làm đúng 3 điều sau, chặng cuối sẽ ổn định hơn rất nhiều.

1) Bạn là người duy nhất mô tả được điểm nhận thực sự “như thế nào”
Không ai hiểu khách của bạn hơn bạn. Điểm nhận nằm trong khu công nghiệp hay trung tâm thành phố? Có kiểm soát cổng không? Họ nhận hàng khung giờ nào? Xe phải gọi trước khi vào không? Xe lớn vào được không? Ở đó thường chỉ có vài người trực vận hành?

Nếu bạn không nói, forwarder và hãng xe nội địa sẽ không thể biết.

Công việc của bạn không phải tự điều xe. Công việc của bạn là dành thêm vài phút mô tả cách khách thường nhận hàng, để forwarder có đủ dữ liệu thiết kế chặng cuối đúng cách.

2) Bạn hiểu rõ nhất hàng của mình “gây khó” chỗ nào cho hiện trường
Hàng có nguy hiểm hay không là một chuyện. Thường thì cái làm hiện trường vất vả hơn lại là kích thước, trọng lượng, và hình dáng.

Ví dụ: hàng dài khó xoay trở ở góc cua, hàng nặng không thể dỡ nếu thiếu xe nâng, thùng carton dễ vỡ khiến người nhận lo lắng khi thao tác.

Bạn không cần gửi bản vẽ kỹ thuật. Chỉ cần nói rõ bằng ngôn ngữ đời thường: “Lô này khá dài và nặng, an toàn nhất là có xe nâng hoặc tail-lift”, hoặc “thùng carton mềm, vui lòng tránh quăng/đập mạnh”.

Bạn mô tả trung thực. Chúng tôi dùng thông tin đó để làm việc với hãng xe nội địa về loại xe và phương án xử lý phù hợp.

3) Làm rõ “đến nơi” nghĩa là gì trong cam kết với khách
Trong giao tiếp hằng ngày, câu phổ biến nhất là: “Giao trước cuối tháng.”

Nhưng câu đó lại có nghĩa khác nhau theo từng vai trò:

• Với logistics, có thể là “tới kho đích trước cuối tháng”.

• Với bên nhận, có thể hiểu là “trước cuối tháng hàng đã nằm trong cơ sở của chúng tôi và sẵn sàng để dùng”.

Nếu định nghĩa này không thống nhất ngay từ đầu, chặng cuối sẽ trở thành điểm nóng của hiểu lầm.

Hiểu chặng cuối không phải là canh từng phút. Mà là nhận ra: hàng tới cảng chưa phải vạch đích. Vạch đích thật sự là khi khách có thể nhận hàng vật lý và bắt đầu sử dụng.

5. Ở vai trò forwarder: Chúng tôi thực sự làm gì, và bạn vẫn cần quyết định gì?

Trong B2B xuyên biên giới, forwarder về bản chất là “nhạc trưởng điều phối”:

Chúng tôi kết nối bạn và khách của bạn một phía, và kho overseas, terminal, cùng đối tác xe nội địa/chuyển phát ở phía còn lại.

Phần thuộc về forwarder và đối tác địa phương là toàn bộ khối điều phối vận hành:
chọn hãng xe nào, phân bổ xe ra sao, đi tuyến nào, xử lý kẹt xe/gián đoạn thế nào, có gom chuyến hay không, theo dõi và báo cáo lại ra sao.

Đó là công việc vận hành chuyên nghiệp. Chúng tôi có thể làm thay bạn. Bạn không cần “soi” từng chuyến xe.

Nhưng có vài thứ phía bạn bắt buộc phải định nghĩa trước thì chúng tôi mới “bảo vệ” được chặng cuối:

• Ràng buộc thực tế tại điểm nhận: khung giờ, quy định ra vào, thiết bị hiện trường.

• Thời điểm và độ linh hoạt bạn đã hứa với khách: chấp nhận giao sớm/giao muộn không, và trường hợp nào tuyệt đối không được.

• Thực trạng vật lý và rủi ro của hàng: kích thước, trọng lượng, có pallet không, có cần thao tác đặc biệt không.

Thiết lập ổn định nhất không phải là “giao hết cho forwarder rồi quên luôn”.

Mà là: bạn cung cấp đủ điều kiện thực tế, và chúng tôi dựa trên đó để thiết kế và thực thi một kế hoạch nội địa chắc chắn.

6. Nếu giờ bạn mới bắt đầu chú ý chặng cuối: Chỉ cần thêm 3 khối thông tin cho lô kế tiếp là đủ

Ở trên ta đã nói về 3 điều bạn cần hiểu. Nếu đến bây giờ bạn mới bắt đầu tập trung vào chặng cuối, hoàn toàn bình thường. Từ lô tiếp theo trở đi, chỉ cần chủ động bổ sung 3 khối thông tin là bạn đã chuẩn bị tốt hơn đa số shipper “lần đầu”.

Bạn không cần viết lại toàn bộ quy trình, và cũng không cần tự trách vì chuyện đã qua.

Từ lô tiếp theo, chỉ cần thêm 3 khối thông tin này là bạn đã vượt xa mức trung bình của người mới:

Thứ nhất, hỏi rõ cách điểm nhận thường vận hành khi nhận hàng.
Giờ nhận hàng, giới hạn xe, nơi dỡ hàng thực tế, có cần đặt lịch không, ai là đầu mối tại hiện trường. Không cần viết báo cáo. Chỉ vài câu rõ ràng là forwarder đã có thể dùng như “hướng dẫn sử dụng” để thiết kế chặng cuối.

Thứ hai, mô tả bằng ngôn ngữ đời thường những điểm cần lưu ý riêng của lô hàng này.
Ví dụ: “tất cả trên pallet, bắt buộc có xe nâng”, “mỗi kiện nặng vài chục kg, có thể cần 2 người”, “carton chồng được nhưng tuyệt đối tránh ẩm”. Loại thông tin này hữu ích hơn rất nhiều so với chỉ đưa tên sản phẩm.

Thứ ba, khi bàn lead time, chốt với forwarder rằng ngày bạn nói là ‘tới cảng’ hay ‘tới trong cơ sở của khách’.
Khi đã rõ, chúng tôi sẽ coi “mốc bạn hứa với khách” là mục tiêu thật khi sắp lịch tàu/chuyến bay, thông quan, và kết nối chặng cuối.

Cả ba điều đều là về thông tin, không phải vận hành.

Bạn càng rõ, forwarder càng có nhiều “nước đi bảo vệ” giữa chặng quốc tế và chặng cuối.

7. Kết luận: Chặng cuối là cách bạn được “nhìn thấy” ngoài hiện trường

Trong B2B xuyên biên giới, bạn và khách thường cách nhau bởi múi giờ, ngôn ngữ và màn hình. Họ không thấy bạn đàm phán cước ra sao, book chỗ kỹ thế nào, hay chuẩn bị chứng từ cẩn thận đến mức nào. Thứ đọng lại trong trí nhớ của họ thường chỉ là vài khoảnh khắc ở ngay cửa: tài xế có biết hỏi ai không, bao bì có chắc chắn không, dỡ hàng có trôi chảy hay bị kẹt, khi có sự cố thì mọi người phối hợp hay chỉ đổ lỗi.

Với bạn, đó gọi là “last-mile delivery”. Với họ, có thể chỉ là câu trả lời cho: “Đây có phải đối tác mà chúng ta muốn làm lâu dài không?”

Là forwarder, chúng tôi đứng ở tuyến đầu, nối phần quốc tế với điều xảy ra tại địa phương. Bạn không cần đuổi theo xe, xếp lịch tài xế hay xử lý mọi cuộc trao đổi ở cổng. Nhưng bạn có thể quyết định liệu chặng cuối có mang cảm giác “mọi thứ đang được kiểm soát” hay không.

Bạn làm điều đó bằng cách chia sẻ thêm một chút về thực tế hiện trường, nói rõ hơn điều gì là đặc biệt của lô hàng, và chốt mốc quan trọng ngay từ đầu. Phần còn lại có thể giao cho đội chuyên nghiệp thiết kế và thực thi.

Khi bạn ngừng coi chặng cuối là “để sau tính” và thay vào đó quản trị nó như một phần cốt lõi của trải nghiệm khách hàng, logistics xuyên biên giới sẽ không còn là chuyện may rủi. Nó trở thành một chuỗi cung ứng mà bạn có thể tự tin nói: “Chúng tôi biết mình đang làm gì — và chúng tôi biết cách đưa hàng vào tay bạn một cách đúng đắn.”

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.