By Nick Lung    Photo：CANVA

Vì sao Importer of Record (IOR) giữ vai trò quan trọng trong quy trình nhập khẩu

Khi nhập khẩu hàng hóa vào Hoa Kỳ, Importer of Record (IOR) chịu trách nhiệm khai báo hàng với Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP), cung cấp hồ sơ chính xác, nộp thuế và phí, cũng như đảm bảo tuân thủ quy định. Nếu không có IOR hợp lệ, hàng hóa có thể bị trì hoãn, tạm giữ hoặc từ chối nhập cảnh tại cảng.

Ngoài ra, hải quan yêu cầu nhà nhập khẩu (hoặc người nhận hàng cuối cùng) phải cung cấp Importer Identification Number (IIN) khi làm thủ tục nhập khẩu chính thức. Số này có thể là Employer Identification Number (EIN) do Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cấp, Social Security Number (SSN), hoặc số do CBP cấp. Nếu bạn không có các số trên, bạn phải hoàn tất Mẫu CBP 5106 – Establishment/Update of Importer Identity để đăng ký hoặc cập nhật mã số IOR.

Các lựa chọn và bước đi chính cho doanh nghiệp nước ngoài không có pháp nhân tại Mỹ

Nếu bạn là doanh nghiệp nước ngoài không có chi nhánh tại Hoa Kỳ hoặc EIN nhưng vẫn cần nhập khẩu, có một số lựa chọn sau:

1. Đăng ký số do CBP cấp: Hoàn tất Mẫu CBP 5106 để xin cấp mã IOR. Nếu đã có EIN hoặc SSN thì sử dụng; nếu chưa có, bạn có thể xin CBP cấp số riêng.

2. Chỉ định đại diện hoặc người nhận hàng cuối cùng tại Mỹ: Doanh nghiệp nước ngoài có thể ủy quyền cho một công ty hoặc đối tác tại Hoa Kỳ đứng tên làm ultimate consignee/IOR. Doanh nghiệp đó sẽ dùng địa chỉ và mã số thuế của mình để xử lý nghĩa vụ với hải quan.

3. Nhờ hỗ trợ từ customs broker (đại lý khai quan): Họ có thể hỗ trợ chuẩn bị chứng từ, xin ủy quyền (POA), khai báo và thông quan hải quan. Thông thường, bạn cần ký POA để cho phép broker thay mặt mình thực hiện giao dịch hải quan.

Trách nhiệm và lưu ý khi hoàn tất Mẫu CBP 5106

Mẫu CBP 5106 (Importer Establishment/Update of Identity Form) dùng để đăng ký hoặc cập nhật thông tin nhận diện của nhà nhập khẩu/người nhận hàng cuối cùng. Đây là bước quan trọng đối với doanh nghiệp nước ngoài chưa có pháp nhân tại Mỹ nhưng muốn đứng tên nhập khẩu (hoặc chỉ định consignee).

Khi hoàn tất và nộp mẫu, cần lưu ý:

• Cung cấp thông tin như: tên công ty, địa chỉ (thư tín và thực tế), lĩnh vực kinh doanh, tần suất nhập/xuất, khối lượng nhập khẩu dự kiến hàng năm.

• Nếu đã có EIN hoặc SSN từ IRS thì nhập vào. Nếu chưa có, đánh dấu vào ô “Request for a CBP-assigned number” và điền thông tin để CBP cấp số.

• Mẫu sẽ yêu cầu thông tin về ultimate consignee. Nếu consignee ở Mỹ, cần điền mã số và địa chỉ. Ngay cả khi bạn là nhà nhập khẩu, bạn thường vẫn phải đăng ký một consignee tại Mỹ.

• Nếu có thay đổi thông tin (tên, địa chỉ, v.v.), cần cập nhật mẫu. Khi đã được duyệt, số này có thể dùng cho các lô hàng sau. Tuy nhiên, nếu không sử dụng trong vòng 1 năm, số có thể hết hạn và cần kích hoạt lại.

Rủi ro, chi phí và lưu ý thực tiễn

Ngay cả khi đã chọn phương án và hoàn tất chứng từ, doanh nghiệp nước ngoài vẫn cần cân nhắc các rủi ro và chi phí khi nhập khẩu mà không có IOR tại chỗ:

1. Rủi ro tuân thủ: Nhà nhập khẩu/consignee có thể bị liên đới trách nhiệm nếu phân loại HS sai, khai báo xuất xứ không khớp, hoặc nhãn mác không đáp ứng yêu cầu về an toàn, môi trường, lao động.

2. Chi phí: Bao gồm phí thuê customs broker/agent, chi phí customs bond, phí lưu kho hoặc demurrage, có thể phát sinh nếu chứng từ chưa chuẩn bị kịp thời.

3. Thời gian và trì hoãn: Chậm trễ có thể xảy ra nếu CBP không xác định được consignee/IOR cuối cùng, hoặc cần thêm hồ sơ. Mẫu 5106 hay POA điền thiếu, địa chỉ hoặc số thuế mập mờ đều có thể gây tắc nghẽn.

4. Kiểm soát và phân công trách nhiệm: Khi ủy quyền cho agent hoặc consignee, cần quy định rõ trách nhiệm từng bên trong hợp đồng (thông quan, trách nhiệm pháp lý, chuẩn bị chứng từ). Lý tưởng nhất là có thỏa thuận bằng văn bản minh bạch với đối tác.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.