By Martina Kao    Photo：CANVA

Vận chuyển các tác phẩm triển lãm là quá trình vận chuyển an toàn các vật phẩm có giá trị như tác phẩm nghệ thuật, di tích văn hóa và đồ thủ công mỹ nghệ. Đối với các phòng tranh, người quản lý triển lãm và các tổ chức, việc đảm bảo rằng các tác phẩm triển lãm đến nơi  an toàn và đúng thời gian là rất quan trọng. Bài viết này sẽ giới thiệu các biện pháp cần thiết khi vận chuyển các tác phẩm triển lãm trong nước và quốc tế nhằm giúp người quản lý, phòng tranh và các đơn vị liên quan đến triển lãm thực hiện việc sắp xếp logistics một cách thuận lợi.

A. Chuẩn Bị Trước Khi Vận Chuyển Tác Phẩm Triển Lãm

1. Danh Mục Các Vật Phẩm và Nhãn Mác

• Liệt kê chi tiết tên, kích thước, trọng lượng, vật liệu, giá trị, v.v. của tất cả các tác phẩm triển lãm.
• Gắn nhãn riêng biệt cho từng tác phẩm với một số định danh duy nhất để dễ dàng theo dõi và quản lý.
• Nếu là tác phẩm nghệ thuật hoặc di tích văn hóa, cần cung cấp một báo cáo chi tiết về trạng thái bảo quản, bao gồm ảnh chụp và mô tả văn bản để kiểm tra sau khi đã hoàn thành vận chuyển.

2. Kế Hoạch và Lịch Trình Vận Chuyển

• Xác định thời gian vận chuyển tốt nhất dựa trên lịch trình triển lãm, xem xét các yếu tố như thời tiết, ngày lễ, thời gian xử lý hải quan, v.v.
• Xác nhận thời gian giao hàng và các hạn chế về địa điểm của phòng triển lãm đích để tránh việc giao hàng bị ảnh hưởng bởi việc đóng cửa địa điểm hoặc thiếu nhân viên.
• Nếu cần vận chuyển quốc tế, phải sắp xếp thời gian hợp lý sao cho các thủ tục thông quan để không bị trì hoãn.

3. Đóng Gói và Bảo Vệ

• Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp với vật liệu và đặc điểm của tác phẩm, chẳng hạn như xốp chống sốc, miếng lót, giấy không axit, hộp gỗ chuyên dụng, v.v.
• Những vật phẩm dễ vỡ nên được đóng gói trong bao bì chống sốc để đảm bảo tác phẩm không bị hư hại do va đập hoặc rung lắc.
• Đối với các tác phẩm dễ bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ và độ ẩm cao, cần xem xét sử dụng bao bì kín nhiệt, kín ẩm để ngăn tác động từ môi trường.

4. Bảo Hiểm và Quy Định Trách Nhiệm

• Mua bảo hiểm vận chuyển phù hợp cho các tác phẩm để bao gồm các rủi ro như hư hại, mất mát, trộm cắp, v.v.
• Xác nhận phạm vi bảo hiểm do đơn vị vận chuyển cung cấp và xác nhận các điều khoản bồi thường với công ty bảo hiểm.

B. Các Biện Pháp Cẩn Trọng Trong Quá Trình Vận Chuyển Tác Phẩm Triển Lãm

Vận chuyển triển lãm thường bao gồm vận tải liên hợp, đòi hỏi sự kết hợp của hai hoặc nhiều phương thức vận chuyển, như vận chuyển bằng đường hàng không, đường biển và đường bộ. Vận chuyển nghệ thuật quốc tế chủ yếu sử dụng vận tải hàng không, nhanh nhưng đắt đỏ và không phù hợp với các tác phẩm lớn. Vận tải đường biển thích hợp cho các tác phẩm lớn và có phí vận chuyển thấp hơn, nhưng thời gian vận chuyển lâu và phức tạp trong việc xếp dỡ, vì vậy ít được sử dụng.

1. Chọn Phương Thức Vận Chuyển Phù Hợp

• Vận chuyển triển lãm trong nước có thể được thực hiện bởi các công ty vận tải chuyên nghiệp, dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc vận chuyển bằng phương tiện đặc biệt.
• Vận chuyển triển lãm quốc tế có thể chọn phương thức vận chuyển hàng không, đường biển hoặc đường bộ tùy thuộc vào kích thước của các tác phẩm và yêu cầu về thời gian.
• Đối với các tác phẩm quý giá hoặc nhạy cảm, nên sử dụng công ty logistics nghệ thuật chuyên nghiệp để đảm bảo việc xử lý chuyên môn.

2. Chuẩn Bị Hồ Sơ Hải Quan và Tài Liệu

• Vận chuyển quốc tế yêu cầu chuẩn bị tài liệu hải quan như hóa đơn, danh sách đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu và xuất khẩu, v.v.
• Nếu có di sản văn hóa hoặc di tích lịch sử, cần xác nhận xem có yêu cầu giấy phép đặc biệt hay không.
• Xác nhận yêu cầu nhập khẩu và xuất khẩu với các đại lý hải quan hoặc công ty vận chuyển quốc tế để tránh sự chậm trễ trong thủ tục thông quan.

3. Kiểm Soát Nhiệt Độ và Độ Ẩm

• Nếu tác phẩm có yêu cầu môi trường nghiêm ngặt, nên chọn phương tiện vận chuyển có chức năng kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm.
• Có thể sử dụng thiết bị ghi dữ liệu để giám sát sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, đảm bảo tác phẩm được vận chuyển trong điều kiện thích hợp.

4. Giám Sát và Theo Dõi Quá Trình Vận Chuyển

• Chọn công ty logistics cung cấp dịch vụ theo dõi trực tiếp để theo dõi tác phẩm.
• Có thể bố trí chuyên viên đi cùng để các tác phẩm được đảm bảo an toàn trong suốt quá trình.
• Trong suốt quá trình vận chuyển, duy trì liên lạc liên tục với người nhận để đảm bảo nhận hàng suôn sẻ.

Nếu cần thiết, bạn có thể yêu cầu hải quan cho phép "Kiểm Tra Hàng Hóa và Giải Phóng Hàng Cạnh Tàu" để tác phẩm có thể được kiểm tra và giải phóng trực tiếp tại sân bay hoặc cảng mà không cần phải gửi đến kho hải quan. Điều này giúp giảm nguy cơ tác phẩm bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm khi được lưu trữ trong kho, đặc biệt là đối với các tác phẩm nghệ thuật hoặc di tích văn hóa có yêu cầu môi trường nghiêm ngặt. Việc này giúp duy trì trạng thái bảo quản tốt nhất và tránh hư hại do điều kiện khí hậu hoặc lưu trữ không đúng cách.

C. Những Điều Cần Lưu Ý Sau Khi Tác Phẩm Đến Nơi

1. Kiểm Tra Sau Khi Dỡ Hàng và Mở Hộp

• Ngay lập tức kiểm tra bao bì khi nhận hàng. Nếu có bất kỳ sự hư hại nào, cần chụp ảnh làm bằng chứng.
• Kiểm tra từng tác phẩm theo báo cáo trạng thái ban đầu để đảm bảo không có sự hư hại hoặc mất mát.
• Nếu phát hiện sự hư hại, liên hệ ngay với công ty vận chuyển và công ty bảo hiểm để xử lý yêu cầu bồi thường.

2. Triển Lãm và Lưu Trữ

• Đảm bảo rằng môi trường tại chỗ an toàn và không có vật cản, chẳng hạn như trải thảm chống trượt, duy trì thông gió, cung cấp ánh sáng tốt và dọn dẹp các vật cản xung quanh để đảm bảo sự tiếp nhận suôn sẻ và an toàn cho tác phẩm.
• Tác phẩm phải được đặt theo kế hoạch triển lãm để tránh tiếp xúc trực tiếp với mặt đất hoặc ánh sáng mặt trời.
• Trong quá trình lưu trữ ngắn hạn, đảm bảo môi trường đáp ứng các điều kiện bảo quản của tác phẩm, chẳng hạn như nhiệt độ và độ ẩm phù hợp, không có bụi bẩn, v.v.
• Nếu tác phẩm cần di chuyển trong suốt triển lãm, phải sử dụng biện pháp bảo vệ thích hợp để tránh hư hại do sự cố.

3. Tháo Dỡ và Trả Lại Tác Phẩm Sau Khi Triển Lãm

• Khi tháo dỡ triển lãm, các tác phẩm phải được đóng gói lại theo phương pháp đóng gói ban đầu để đảm bảo an toàn.
• Nếu tác phẩm cần được trả lại nơi gốc hoặc chuyển đến triển lãm tiếp theo, kế hoạch vận chuyển và chuẩn bị tài liệu cần được xác nhận lại.
• Đảm bảo tất cả tài liệu và nhãn vận chuyển là chính xác để tránh việc giao sai hàng.

Kết Luận

Vận chuyển các tác phẩm triển lãm là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự quản lý hết sức chặt chẽ. Bất kỳ sự sơ suất nào trong các khâu đều có thể dẫn đến hư hại hoặc trì hoãn tác phẩm. Các phòng tranh, người quản lý và các tổ chức triển lãm cần chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics có kinh nghiệm và thực hiện các chuẩn bị và giám sát đầy đủ để đảm bảo tác phẩm đến nơi an toàn, chính xác và thành công trong việc tạo ra hiệu ứng triển lãm.

Hàng Hóa Bị Cấm và Hạn Chế:

• Thái Lan có các quy định kiểm soát nhập khẩu đối với một số loại hàng hóa (như sản phẩm nông nghiệp, thuốc men, sản phẩm động vật và thực vật), và bạn cần xác nhận trước liệu hàng hóa có tuân thủ quy định nhập khẩu của Thái Lan hay không.
• Tránh vận chuyển các mặt hàng bị cấm như ma túy trái phép, hàng giả, v.v. để tránh việc hàng hóa bị tịch thu hoặc bị phạt.

4. Logistics và Kho Bãi

Logistics Chuỗi Lạnh: Các thực phẩm dễ hư hỏng và sản phẩm tươi cần được vận chuyển bằng chuỗi lạnh để đảm bảo duy trì nhiệt độ thích hợp trong suốt quá trình vận chuyển.

Bảo Hiểm Hàng Hóa: Nên mua bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ chống lại rủi ro hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển.

5. Quá Trình Chuyển Tiếp và Chuyển Tải

Chuyển Tiếp qua Lào: Hầu hết các hàng hóa đường bộ và đường sắt cần phải đi qua Lào, và phí chuyển tiếp cùng các thủ tục liên quan của Lào cần được xem xét.

Phương Thức Chuyển Tải: Một số hàng hóa có thể cần chuyển tải (ví dụ: từ đường bộ sang đường sắt), và các sắp xếp chuyển tải cần được xác nhận trước để tránh ảnh hưởng đến tính thời gian.

6. Các Yếu Tố Khác

Tỷ Giá và Thanh Toán: Những thay đổi trong tỷ giá giữa Baht Thái và Nhân Dân Tệ có thể ảnh hưởng đến chi phí. Bạn có thể sử dụng các ngân hàng địa phương hoặc phương thức thanh toán của bên thứ ba để giảm thiểu rủi ro tỷ giá.

Yếu Tố Chính Trị và Thời Tiết: Các thay đổi trong chính sách biên giới, các biện pháp phòng chống dịch bệnh hoặc yếu tố thời tiết (chẳng hạn như việc đóng cửa các tuyến đường trong mùa mưa) có thể ảnh hưởng đến vận chuyển, vì vậy bạn cần chú ý theo dõi thông tin mới nhất trước khi vận chuyển.

Kết Luận

Việc vận chuyển hàng hóa qua biên giới Trung Quốc-Thái Lan là một phần quan trọng trong quá trình chuyển giao chuỗi cung ứng giữa hai quốc gia và khu vực Đông Nam Á. Hiểu rõ các tuyến vận chuyển, thủ tục hải quan, quy định thuế, và các yếu tố liên quan khác sẽ giúp các nhà vận chuyển và doanh nghiệp thực hiện việc vận chuyển một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.