By Vincent Wen    Photo：CANVA

Trong lĩnh vực giao nhận quốc tế, việc gửi yêu cầu báo giá là bước quan trọng giúp đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra trơn tru. Điều này càng đúng hơn đối với hàng không, nơi có nhiều yêu cầu nghiêm ngặt về loại hàng, kích thước, bao bì và thông số kỹ thuật khác. Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển mà còn quyết định liệu hàng hóa có thể được chấp nhận vận chuyển hay không.

Việc cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin hàng hóa ngay từ giai đoạn yêu cầu báo giá sẽ giúp đơn vị giao nhận đánh giá nhanh và báo giá chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu trao đổi qua lại và tránh hiểu nhầm. Dưới đây là 6 thông tin quan trọng mà công ty giao nhận mong muốn nhận được trước khi báo giá hàng không:

1. Tên sản phẩm
Tên hàng giúp xác định sơ bộ hàng hóa là hàng thông thường hay hàng nguy hiểm. Các mặt hàng như chất lỏng, khí, bột hoặc hàng cồng kềnh/nặng có thể cần xử lý đặc biệt.
Mô tả sản phẩm chính xác sẽ giúp đơn vị giao nhận xây dựng phương án vận chuyển tuân thủ và an toàn, tránh bị hãng hàng không từ chối hoặc trì hoãn.

2. Số kiện, trọng lượng, kích thước (Dài × Rộng × Cao)
Cước hàng không thường được tính theo trọng lượng tính cước—là trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi, tùy theo số nào lớn hơn.
Cung cấp chính xác số kiện, trọng lượng và kích thước sẽ giúp xác định hàng là nhẹ cồng kềnh hay nặng, từ đó tính đúng tỷ lệ trọng lượng thể tích.
Một số mặt hàng lớn có thể không phù hợp với khoang hàng của máy bay chở khách, nên việc xác định đúng kích thước rất quan trọng cho cả báo giá và chọn chuyến bay.

3. Loại bao bì (Thùng giấy, thùng gỗ, pallet...)
Loại bao bì ảnh hưởng đến cách xử lý, sắp xếp và khả năng chấp nhận của hãng hàng không.

• Pallet tiêu chuẩn giúp dễ dàng bốc dỡ và vận chuyển.

• Hàng hóa dạng thùng phuy có thể cần được đóng pallet trước khi hãng hàng không chấp nhận.

• Bao bì gỗ phải tuân thủ quy định hun trùng ISPM 15 để tránh lây lan sinh vật gây hại.

Thông tin bao bì giúp công ty giao nhận chuẩn bị trước và đảm bảo tuân thủ quy định.

4. Nơi đi và nơi đến
Thông tin điểm đi và điểm đến chính xác giúp tránh nhầm lẫn về hành trình, dẫn đến chi phí phát sinh không đáng có.
Ví dụ: Hoa Kỳ có hai thành phố tên Portland—một ở Oregon (Portland, OR) và một ở Maine (Portland, ME).
Hãy ghi rõ tên thành phố, quốc gia, và mã sân bay (ví dụ: LAX cho Los Angeles, PVG cho Thượng Hải) để hỗ trợ lập kế hoạch hành trình và báo giá chính xác.

5. Điều kiện thương mại (Incoterms)
Các điều kiện thương mại quốc tế (ví dụ: EXW, FOB, CIF, DAP) xác định rõ trách nhiệm và chi phí của người bán và người mua.
Ví dụ, nếu báo giá theo điều kiện DAP, công ty giao nhận sẽ báo giá đến tận địa chỉ người nhận (chưa bao gồm thủ tục thông quan nhập khẩu).
Còn với FOB, chỉ bao gồm chi phí trước khi hàng rời cảng/xuất khẩu.
Việc nêu rõ điều kiện giao hàng sẽ giúp hai bên hiểu rõ phạm vi báo giá và tránh tranh cãi sau này.

6. Ngày hàng sẵn sàng và hạn chót nhận hàng
Hàng không có không gian giới hạn trên mỗi chuyến bay. Khi bạn cung cấp chính xác ngày sẵn sàng giao hàng và thời hạn cuối cùng có thể nhận hàng, công ty giao nhận có thể sắp xếp chuyến phù hợp, đảm bảo đúng tiến độ với chi phí hợp lý.
Thông tin này cũng giúp quyết định liệu lô hàng nên vận chuyển gấp, gom hàng hay thuê chuyến riêng.

KẾT LUẬN:
Quy trình yêu cầu báo giá hiệu quả sẽ giúp đơn vị giao nhận nắm được những điểm chính ngay từ lần liên hệ đầu tiên, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao độ chính xác.
Dù bạn là khách hàng mới hay lâu năm, chủ động cung cấp đầy đủ 6 thông tin trên sẽ là bước đầu tiên để xây dựng mối quan hệ logistics hiệu quả và bền vững.
Nếu bạn cần được báo giá hay lập kế hoạch vận chuyển, hãy chuẩn bị sẵn thông tin trên để công ty giao nhận có thể tư vấn giải pháp hàng không tối ưu nhất dành cho bạn.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.