By Connie Yao    Photo：CANVA

ใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้าแบบอิเล็กทรอนิกส์ (eCO) ที่ทั่วโลกยอมรับ และมาตรฐานการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ

ในขณะที่การค้าโลกกำลังเร่งการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล ใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้าแบบอิเล็กทรอนิกส์ (eCO) กำลังเข้ามาแทนที่ใบรับรองแบบกระดาษมากขึ้นเรื่อยๆ ในฐานะของเครื่องมือสำคัญสำหรับในระเบียบการค้าระหว่างประเทศ อย่างไรก็ตาม สถานะทางกฎหมายของเอกสารรูปแบบนี้ในต่างแดนและข้อกำหนดในการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษก็ยังคงเป็นประเด็นหลักที่วิสาหกิจต้องให้ความสำคัญ บทความนี้เราเลยจะพาคุณไปวิเคราะห์ ระดับการยอมรับ eCO ของทั่วโลกและมาตรฐานการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ โดยอ้างอิงจากกฎระเบียบสากลและจากหน้างานจริงๆกัน

I. สถานะการยอมรับ eCO ของทั่วโลก

การยอมรับ eCO ในระดับสากลนั้นขึ้นอยู่กับโครงสร้างพื้นฐานทางดิจิทัลของศุลกากรในประเทศผู้นำเข้าและข้อตกลงทวิภาคีเป็นหลัก ผนวกกับการผลักดันขององค์การศุลกากรโลก (WCO) และสภาหอการค้านานาชาติ (ICC) ทำให้ในปัจจุบันมีประมาณ 60 ประเทศที่ได้จัดตั้งระบบการรับรอง eCO ขึ้นมาร่วมกัน แม้ว่าการดำเนินการจะยังแตกต่างกันไปในแต่ละพื้นที่

1. ภูมิภาคที่ยอมรับกันแบบเต็มรูปแบบ: ประเทศสมาชิกในความตกลงหุ้นส่วนทางเศรษฐกิจระดับภูมิภาค (RCEP) ซึ่งมีจีน ญี่ปุ่น เกาหลีใต้ และประเทศอาเซียนทั้งสิบประเทศ ได้จัดตั้งแพลตฟอร์มการแลกเปลี่ยนใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น eCO ที่ออกโดยสภาส่งเสริมการค้าระหว่างประเทศแห่งประเทศจีน (CCPIT) สามารถตรวจสอบได้โดยตรงผ่านห่วงโซ่การตรวจสอบสิทธิ์ข้ามพรมแดนของ APEC ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารฉบับจริงที่เป็นกระดาษ และหลังจากการบังคับใช้ข้อตกลงการค้าเสรีจีน-เซอร์เบียในปี 2024 ใบรับรองที่ลงนามด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยอมรับอย่างชัดเจน ช่วยให้ธุรกิจสามารถพิมพ์เอกสารเพื่อใช้ในการพิธีการศุลกากรกันได้ด้วยตัวเอง
2. แบบที่มีการยอมรับแบบผสมผสาน: บางประเทศยอมรับ eCO แต่ยังคงข้อกำหนดให้มีการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษสำรองไว้ เช่น ศุลกากรของออสเตรเลียที่อนุญาตให้ส่งใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า FTA แบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่กำหนดให้ไฟล์ PDF ต้องมีลายเซ็นดิจิทัล (CA digital signature) หากการตรวจสอบระบบล้มเหลว จะต้องยื่นเอกสารกระดาษเพิ่มเติม ส่วนประเทศอย่างอียิปต์และปากีสถานใช้ระบบ "สำแดงเอกสารคู่" (Dual-track) คือการสำแดงแบบอิเล็กทรอนิกส์ควบคู่กับการส่งมอบเอกสารกระดาษ โดยกำหนดให้ธุรกิจอัปโหลดข้อมูลผ่านระบบ EDI พร้อมกับส่งไปรษณีย์ฉบับจริงเพื่อการตรวจสอบของศุลกากร
3. ประเทศการยอมรับยังคงจำกัดอยู่: บางประเทศยังคงพึ่งพาใบรับรองแบบกระดาษเป็นหลักเนื่องจากเหตุผลทางเทคนิคหรือทางนโยบาย เช่น บางประเทศในแอฟริกาและอเมริกาใต้ที่ยังไม่ได้เข้าร่วมระบบวีซ่าอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างประเทศ และกำหนดให้มีการรับรองเอกสาร CO แบบกระดาษผ่านสถานทูต ธุรกิจต่างๆจึงควรตรวจสอบรายชื่อล่าสุดของประเทศที่ยอมรับเอกสารร่วมกันกับทางศุลกากรก่อนทำการส่งออก เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกส่งสินค้ากลับเนื่องจากรูปแบบใบรับรองไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

II. มาตรฐานการจัดเก็บใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้าในรูปแบบกระดาษ

แม้ว่าจะมีการส่งเสริมให้ใช้ eCO จะเติบโตขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่การจัดเก็บใบรับรองแบบกระดาษก็ยังคงมีความจำเป็น เช่น ใน "มาตรการบริหารจัดการการตรวจสอบใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้าประเภทไม่ได้รับสิทธิพิเศษ" ของจีน ธุรกิจต้องเก็บสำเนาเอกสารที่เป็นกระดาษไว้เพื่อการตรวจสอบ โดยจำนวนที่ต้องจัดเก็บขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น:

1. จำนวนการจัดเก็บตามกฎหมาย: ในการส่งออกการค้าทั่วไป ธุรกิจต้องจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษไว้อย่างน้อยสองฉบับ ฉบับหนึ่งสำหรับการสำแดงศุลกากรและการตัดบัญชี (Write-off) และอีกฉบับหนึ่งใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีภายใน หากเกี่ยวข้องกับเล็ตเตอร์ออฟเครดิต (L/C) ธนาคารอาจเรียกขอฉบับจริงไป ซึ่งทำให้จำเป็นต้องจัดเก็บสำเนาเพิ่มเติมสำหรับการตรวจสอบในภายหลัง
2. ข้อกำหนดการจัดเก็บสำหรับสถานการณ์พิเศษ: ภายใต้การค้าแบบแปรรูป (Processing trade) ใบรับรองกระดาษจะต้องถูกจัดเก็บพร้อมกับใบขนสินค้าขาออก ใบแจ้งหนี้ และเอกสารอื่นๆ เป็นเวลาไม่น้อยกว่าสามปี หากศุลกากรของประเทศผู้นำเข้าเริ่มกระบวนการ "ตรวจสอบเพื่อเรียกคืนใบรับรอง" (Certificate withdrawal inquiry) ธุรกิจจะต้องจัดเตรียมเอกสารหลักฐานแบบกระดาษครบชุด รวมถึงบันทึกกระบวนการผลิตและใบแจ้งหนี้การซื้อวัตถุดิบ ภายใน 30 วัน
3. การจัดการร่วมกันระหว่างรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ: ธุรกิจที่ใช้ eCO สามารถพิมพ์สำเนากระดาษได้เอง แต่ต้องแน่ใจว่าเอกสารที่พิมพ์ต้องมีคุณลักษณะพิเศษที่ช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร เช่น รหัส QR และตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบ "การอนุมัติทันที" ของ CCPIT เซินเจิ้น ช่วยให้ธุรกิจพิมพ์เอกสารได้หลังจากการกรอกข้อมูลแบบออนไลน์ โดยมีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับใบรับรองแบบเก่า อย่างไรก็ตาม เราก็ยังคงแนะนำให้ทำการเก็บสำรองไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไว้หนึ่งชุดและฉบับกระดาษอีกหนึ่งชุด เพื่อป้องกันกรณีที่ระบบการส่งผ่านข้อมูลข้ามพรมแดนล่มขึ้นมา

III. คำแนะนำสำหรับการดำเนินธุรกิจและการป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

1. ติดตามนโยบายระดับชาติอย่างใกล้ชิด: ข้อกำหนดของประเทศผู้นำเข้าอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ธุรกิจต่างๆ ควรตรวจสอบรายชื่อล่าสุดผ่านระบบ "Single Window" ของศุลกากรในประเทศ ตัวอย่างเช่น เคนยาและอุซเบกิสถานถูกเพิ่มเข้าไปในรายชื่อประเทศที่ยอมรับ eCO ร่วมกันในปี 2024 ในขณะที่อียิปต์ยังคงใช้ระบบทางคู่
2. ปรับปรุงกระบวนการจัดเก็บเอกสาร: ใช้โมเดลการจัดการแบบ "อิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก และให้กระดาษเป็นตัวเสริม" ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ควรได้รับการเข้ารหัส จัดเก็บ และสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ในขณะที่ฉบับกระดาษควรระบุว่า "เพื่อการจัดเก็บเท่านั้น" เพื่อป้องกันการนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ สำหรับการส่งออกไปยังประเทศสมาชิก RCEP ควรให้ความสำคัญกับ eCO เพื่อลดระยะเวลาพิธีการศุลกากร สำหรับประเทศที่มีข้อจำกัด ให้เตรียมเอกสารรับรองแบบกระดาษล่วงหน้า
3. ประเด็นด้านเทคนิคที่ต้องปฏิบัติ: เมื่อกรอก eCO ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดสินค้าเป็นไปตามมาตรฐาน (ชื่อภาษาอังกฤษเต็ม + วัสดุ + การใช้งาน) และรหัส HS Code ต้องตรงกับข้อกำหนดในข้อตกลง (เช่น 6 หลักสำหรับอาเซียน, 8 หลักสำหรับ RCEP) เอกสารประกอบต่างๆ เช่น ใบแจ้งหนี้การค้าและใบตราส่งสินค้า ต้องอัปโหลดในรูปแบบ PDF และไม่ควรมีขนาดเกิน 2MB เพื่อป้องกันการถูกปฏิเสธเนื่องจากข้อผิดพลาดด้านรูปแบบไฟล์

IV. บทสรุป

การที่ใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้าแบบอิเล็กทรอนิกส์แพร่หลายไปทั่วโลกเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เนื่องจากข้อดีในการอำนวยความสะดวกทางการค้า แต่การจัดเก็บใบรับรองแบบกระดาษก็ยังคงเป็นสำคัญเพื่อการป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ธุรกิจต่างๆจึงจำเป็นต้องสร้างสมดุลระหว่างประสิทธิภาพทางดิจิทัลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด พร้อมทั้งปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ให้ยืดหยุ่นไปตามกฎเกณฑ์ของศุลกากรในแต่ละประเทศ เพื่อลดต้นทุนทางการค้าและเสริมสร้างขีดความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในระดับสากล

ขอขอบคุณหากคุณสามารถแบ่งปันบล็อก TGL ในหมู่เพื่อนของคุณที่สนใจข้อมูลตลาดโดยตรงของโซ่อุปทานและเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจที่อัปเดต