By Hong Fang    Photo：CANVA

Sebagai salah satu pusat pelayaran utama di wilayah tenggara Tiongkok, Pelabuhan Xiamen memiliki jaringan rute pelayaran yang mencakup berbagai kawasan perdagangan utama dunia. Dengan fasilitas pelabuhan yang lengkap dan sistem customs clearance yang efisien, Pelabuhan Xiamen menjadi salah satu pintu gerbang penting bagi perusahaan perdagangan luar negeri di wilayah Fujian selatan untuk memasuki pasar internasional.

Proses operasional ekspor laut di Xiamen bersifat terstandarisasi dan ketat. Setiap tahap, mulai dari booking awal hingga penyerahan bill of lading, mengikuti ketentuan pelabuhan dan persyaratan kepabeanan yang jelas. Memahami prosedur operasional yang baku ini sangat penting untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar sekaligus mengurangi risiko dalam perdagangan luar negeri. Artikel ini memberikan analisis menyeluruh mengenai proses lengkap ekspor laut berdasarkan standar operasional lokal Pelabuhan Xiamen.

1. Persiapan Ekspor dan Booking/Alokasi Ruang Muat adalah tahap awal dalam operasi ekspor laut

Setelah pesanan dikonfirmasi dan barang siap, perusahaan perdagangan luar negeri perlu menyiapkan satu set dokumen dasar secara lengkap, termasuk kontrak perdagangan, commercial invoice, packing list, dan surat kuasa deklarasi pabean. Informasi utama seperti deskripsi barang, spesifikasi, jumlah, berat kotor, dan volume harus diperiksa untuk memastikan seluruh dokumen konsisten dan akurat.

Selanjutnya, perusahaan mengajukan permohonan booking kepada freight forwarder atau shipping line untuk mendapatkan jadwal kapal dan ruang muat sesuai tanggal kesiapan barang serta kebutuhan rute. Shipping line utama di Pelabuhan Xiamen melayani berbagai rute penting, termasuk Asia Tenggara, Eropa/Amerika, Timur Tengah, dan kawasan lainnya.

Setelah booking dikonfirmasi, shipping line akan menerbitkan shipping order atau S/O. Berdasarkan dokumen ini, freight forwarder kemudian mengajukan alokasi ruang muat kepada pihak pelabuhan dan memperoleh izin pengambilan kontainer atau equipment interchange receipt. Dengan demikian, tahap awal reservasi ruang muat selesai dan proses selanjutnya, yaitu pemuatan kontainer, dapat dipersiapkan.

Untuk dangerous goods atau kargo khusus, pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak pelabuhan dan shipping line wajib dilakukan. Selain itu, laporan inspeksi yang sesuai ketentuan juga perlu diserahkan untuk menyelesaikan prosedur persetujuan khusus.

2. Pengambilan Kontainer, Stuffing, dan Gate-in ke Pelabuhan adalah tahap inti untuk memastikan keselamatan pengangkutan barang

Setelah dokumen alokasi ruang muat diperoleh, trucking dapat diatur untuk mengambil kontainer kosong dengan spesifikasi yang sesuai dari container yard Pelabuhan Xiamen. Proses stuffing umumnya dilakukan di pabrik untuk full container load atau FCL, atau di gudang konsolidasi pelabuhan yang ditunjuk untuk less than container load atau LCL.

Selama proses stuffing, barang harus disusun dengan benar, distribusi berat di dalam kontainer harus merata, dan tindakan pengamanan, perlindungan dari kelembapan, serta pencegahan kerusakan harus dilakukan. Hal ini bertujuan untuk menghindari masalah seperti kelebihan berat atau distribusi muatan yang tidak seimbang.

Setelah stuffing selesai, seal kontainer harus dipasang dengan benar dan nomor seal dicatat. Sesuai dengan persyaratan Konvensi SOLAS, deklarasi Verified Gross Mass atau VGM untuk kontainer harus diselesaikan dalam waktu 24 jam sebelum kontainer dimuat ke kapal. Kesalahan data harus tetap berada dalam batas toleransi yang ditentukan. Ini merupakan persyaratan wajib untuk pemuatan di Pelabuhan Xiamen.

Setelah stuffing, kontainer bermuatan diangkut melalui jalur darat menuju pelabuhan. Setelah terminal menerima kargo, sistem akan menghasilkan gate-in receipt, yang menandakan bahwa barang telah resmi masuk ke area pelabuhan dan menunggu pengapalan.

3. Deklarasi Pabean, Inspeksi, dan Release Pelabuhan adalah tahap penting dalam customs clearance ekspor

Setelah kargo masuk ke pelabuhan dan data manifest tersinkronisasi dengan sistem kepabeanan, pihak deklaran akan memeriksa seluruh informasi dokumen dan mengajukan deklarasi kepada Bea Cukai Xiamen. Saat ini, Pelabuhan Xiamen telah mengintegrasikan prosedur kepabeanan dan inspeksi. Untuk general cargo, tidak diperlukan deklarasi inspeksi terpisah.

Untuk barang yang termasuk dalam kategori inspeksi komoditas khusus, prosedur inspeksi dan karantina harus diselesaikan terlebih dahulu, serta dokumen clearance yang diperlukan harus diperoleh. Bea cukai dapat memilih shipment tertentu secara acak untuk diperiksa berdasarkan profiling sistem.

Jika tidak ada instruksi inspeksi, barang akan mendapatkan release secara otomatis. Namun, jika pemeriksaan manual terpicu, pihak terkait harus bekerja sama dengan petugas bea cukai untuk membuka kontainer dan melakukan verifikasi barang. Tujuannya adalah memastikan bahwa barang sesuai dengan dokumen dan tidak terdapat barang terlarang.

Dalam seluruh proses ini, konsistensi antara manifest, deklarasi pabean, dan kondisi aktual barang merupakan hal yang sangat penting. Kesalahan dalam klasifikasi komoditas, perbedaan jumlah, atau dokumen yang tidak lengkap harus dihindari agar tidak menyebabkan keterlambatan pengiriman. Setelah customs release diberikan, terminal akan mengonfirmasi kepatuhan kargo dan memasukkannya ke dalam urutan pemuatan kapal.

4. Pemuatan Kapal, Perencanaan Stowage, dan Konfirmasi Bill of Lading membentuk proses penutupan utama sebelum pengiriman

Setelah kapal sandar di Pelabuhan Xiamen, pusat dispatch pelabuhan akan memuat kontainer ke kapal sesuai stowage plan yang telah ditentukan. Selama proses pemuatan, nomor kontainer dan nomor seal terus diverifikasi, sementara progres pemuatan dipantau secara real-time untuk memastikan kontainer dimuat secara akurat tanpa ada yang terlewat atau salah muat.

Setelah kapal berangkat, shipping line akan menerbitkan draft bill of lading atau draft B/L. Personel operasional harus memeriksa seluruh detail penting secara teliti, termasuk informasi shipper dan consignee, port of discharge, deskripsi barang, jumlah koli/berat/volume, serta ketentuan freight. Jika terdapat ketidaksesuaian, koreksi harus segera dilakukan untuk menghindari masalah customs clearance di pelabuhan tujuan.

Setelah semua informasi dikonfirmasi, original B/L, telex release atau surrendered B/L, maupun SEAWAY bill akan diterbitkan sesuai kebutuhan klien. Dengan demikian, proses penyerahan dokumen hak atas barang selesai dilakukan.

5. Penyelesaian Biaya dan Penutupan Akhir merupakan tahap terakhir dari seluruh proses operasional

Personel operasional perlu memverifikasi seluruh rincian biaya, termasuk ocean freight, biaya pelabuhan, biaya deklarasi pabean, dan biaya trucking. Setelah dikonfirmasi, proses settlement dan pembayaran dapat diselesaikan.

Pada saat yang sama, satu set dokumen lengkap, termasuk formulir deklarasi pabean, release notice, dan bill of lading, disusun dan diberikan kepada perusahaan perdagangan luar negeri untuk kebutuhan proses lanjutan, seperti pengajuan tax rebate ekspor dan verifikasi devisa.

Untuk rute khusus seperti pengiriman ke Amerika Serikat atau Eropa, filing awal seperti AMS atau Automated Manifest System, serta ENS atau Entry Summary Declaration, harus diselesaikan agar sesuai dengan regulasi masuk di pelabuhan tujuan dan untuk mengurangi risiko customs clearance.

Secara keseluruhan, operasi ekspor laut Xiamen memiliki tahapan yang saling terhubung dan sangat terstandarisasi. Dengan memanfaatkan sistem customs clearance pintar serta infrastruktur pelabuhan yang matang di Pelabuhan Xiamen, perusahaan perlu mengikuti proses standar mulai dari booking, stuffing, deklarasi pabean, pemuatan kapal, hingga penyerahan dokumen.

Dengan berfokus pada tiga prinsip utama, yaitu konsistensi dokumen, akurasi data, dan deklarasi yang sesuai ketentuan, efisiensi pengiriman dapat ditingkatkan secara efektif, risiko logistik dapat dikurangi, dan ekspor barang perdagangan luar negeri dapat berjalan lebih lancar.

Kami akan sangat menghargai jika Anda dapat membagikan Blog TGL kepada teman-teman yang tertarik dengan informasi pasar rantai pasok terkini serta perkembangan ekonomi terbaru.