By Cindy Zhou    Photo：CANVA

Dokumen ini berfokus pada operasional transfer antar gudang berikat di Tiongkok Selatan, termasuk pelabuhan inti seperti Guangzhou, Shenzhen, Dongguan, dan Zhuhai. Dengan menggabungkan persyaratan pengawasan bea cukai dan pengalaman praktik lapangan, dokumen ini merangkum seperangkat proses terperinci yang terstandarisasi dan dapat diterapkan, mencakup seluruh tahapan mulai dari persiapan awal, deklarasi dan pemeriksaan, pengawasan transportasi, pergudangan, hingga penghapusbukuan. Proses ini dapat diterapkan pada berbagai skenario pemindahan barang berikat seperti e-commerce lintas negara, perdagangan pengolahan, dan perdagangan entrepôt, sehingga operasional dapat berjalan patuh, efisien, dan terhindar dari risiko pengawasan bea cukai.

Definisi Inti Transfer Gudang Berikat:
Transfer gudang berikat mengacu pada pemindahan dan transshipment barang antar gudang berikat yang telah disetujui oleh bea cukai, baik dalam wilayah pabean yang sama maupun antarwilayah pabean. Seluruh proses berada di bawah pengawasan bea cukai, dan bea masuk impor untuk sementara tidak dibayarkan. Yang dilakukan hanya pemindahan serta penghapusbukuan akun barang berikat. Ini merupakan salah satu metode logistik penting untuk optimalisasi rantai pasok dan distribusi barang di Tiongkok Selatan, sekaligus menjadi salah satu alternatif domestik yang patuh terhadap praktik “Hong Kong One-Day Tour”.

I. Persiapan Awal

(Tahap pra-operasi untuk membangun dasar kepatuhan)

Persiapan awal merupakan inti dari kelancaran proses transfer. Pada tahap ini perlu dipastikan kejelasan tanggung jawab utama, kelayakan barang, dan penyelesaian pendaftaran sistem agar tidak terjadi keterlambatan akibat kekurangan atau ketidaksesuaian informasi.

1. Konfirmasi kualifikasi pihak yang terlibat dalam transfer

Baik gudang asal maupun gudang tujuan harus memiliki kualifikasi pergudangan berikat yang telah disetujui oleh bea cukai, serta telah menyelesaikan pendaftaran bea cukai dan registrasi akun elektronik. Perusahaan pemohon transfer atau consignor juga harus memiliki hak untuk melakukan kegiatan impor dan ekspor. Jika operasional dialihkan kepada freight forwarder atau PPJK, maka harus dibuat perjanjian kuasa resmi untuk memperjelas hak dan kewajiban masing-masing pihak, sekaligus memastikan kepatuhan pihak operator.

2. Verifikasi informasi barang dan persyaratan pengawasan

Rincian barang yang akan dipindahkan harus ditata dengan jelas, dan dipastikan bahwa barang tersebut termasuk dalam cakupan pengawasan berikat serta tidak berada dalam kondisi yang dilarang atau dibatasi untuk dipindahkan. Sebagai contoh, untuk barang berbahaya perlu dipastikan bahwa gudang tujuan memiliki kualifikasi penyimpanan yang sesuai. Nama barang, spesifikasi, jumlah, kode HS, negara asal, dan informasi lainnya juga harus diverifikasi agar sepenuhnya konsisten dengan akun elektronik gudang asal dan kondisi fisik barang yang sebenarnya, sehingga dapat menghindari kegagalan pemeriksaan bea cukai akibat penyimpangan data. Selain itu, perlu dipastikan bahwa barang tidak memerlukan proses pengolahan substantif, dan hanya boleh dilakukan layanan bernilai tambah sederhana seperti penyortiran atau pelabelan.

3. Konfirmasi detail transfer dan rencana transportasi

Tujuan transfer harus diperjelas, misalnya untuk distribusi, persiapan stok, atau sebagai alternatif praktik Hong Kong One-Day Tour, berikut titik waktu pelaksanaannya. Perusahaan transportasi yang dipilih harus memiliki kualifikasi pengawasan dan terdaftar pada bea cukai. Rute transportasi harus direncanakan secara wajar, idealnya menggunakan rute langsung untuk menghindari pemberhentian di tengah jalan. Selain itu, kendaraan yang digunakan harus merupakan kendaraan pengawasan yang disetujui bea cukai atau kendaraan pelat putih, dan pendaftaran kendaraan harus diselesaikan terlebih dahulu.

4. Persiapan dokumen dan material terkait

Semua dokumen yang dibutuhkan untuk transfer harus disiapkan lebih awal agar lengkap dan sesuai standar. Dokumen inti meliputi:

• Permohonan Transfer, yang mencantumkan informasi gudang asal, gudang tujuan, rincian barang, dan alasan transfer
• packing list
• commercial invoice
• tangkapan layar akun elektronik gudang asal
• perjanjian pergudangan dari gudang tujuan
• sertifikat pendaftaran kendaraan pengawasan bea cukai
• surat kuasa kepabeanan, bila diperlukan

Untuk barang berbahaya, diperlukan tambahan berupa laporan MSDS dan sertifikat kemasan barang berbahaya.

II. Deklarasi Transfer dan Pemeriksaan Bea Cukai

(Tahap inti untuk memastikan kelancaran kepatuhan)

Transfer antar gudang berikat di Tiongkok Selatan harus dideklarasikan melalui platform pengawasan elektronik bea cukai. Proses ini terbagi menjadi dua langkah, yaitu deklarasi keluar dan deklarasi masuk. Seluruh proses harus menjamin kebenaran data dan konsistensi dokumen agar sesuai dengan persyaratan pengawasan bea cukai.

1. Deklarasi keluar

Perusahaan operator gudang asal atau PPJK yang ditunjuk harus mengisi Daftar Verifikasi Barang Berikat melalui “China Electronic Port” atau sistem pengawasan yang ditunjuk oleh bea cukai. Metode perdagangan harus dicantumkan sebagai “Barang Berikat Antar Gudang”. Data barang, nomor gudang asal, nomor gudang tujuan, informasi kendaraan, dan rincian lainnya harus diinput secara akurat. Dokumen pendukung juga harus diunggah dan deklarasi kemudian diajukan. Daftar Verifikasi Barang Berikat merupakan dokumen inti pengawasan transfer, sehingga informasinya harus sepenuhnya konsisten dengan kondisi barang aktual dan deklarasi masuk.

2. Pemeriksaan oleh bea cukai asal

Setelah menerima data deklarasi, bea cukai asal akan memeriksa kelengkapan dokumen, keaslian informasi barang, dan kewajaran rencana transportasi. Fokus pemeriksaan meliputi apakah barang memenuhi persyaratan pengawasan berikat, apakah kode HS akurat, dan apakah kendaraan angkut memiliki kualifikasi pengawasan. Setelah lulus pemeriksaan, bea cukai akan mengonfirmasi pelepasan dalam sistem, menerbitkan Pemberitahuan Pelepasan Transfer Barang Berikat, dan pada saat yang sama mengurangi stok pada akun elektronik gudang asal. Jika pemeriksaan tidak lulus, dokumen harus dilengkapi dan direvisi sesuai umpan balik bea cukai, lalu diajukan kembali.

3. Deklarasi masuk

Setelah deklarasi keluar disetujui, perusahaan operator gudang tujuan atau PPJK yang ditunjuk harus mengajukan deklarasi masuk dalam sistem pengawasan yang sama, mengisi Daftar Verifikasi Barang Berikat yang konsisten dengan deklarasi keluar, mengunggah perjanjian pergudangan gudang tujuan, rencana penerimaan barang, dan dokumen terkait lainnya, lalu mengajukan prosedur pemasukan barang ke gudang. Deklarasi masuk harus diajukan dalam waktu 24 jam setelah pelepasan keluar disetujui, agar barang tidak tertahan akibat keterlambatan deklarasi.

4. Pemeriksaan oleh bea cukai tujuan

Bea cukai tujuan akan memeriksa dokumen deklarasi masuk, dengan fokus pada konsistensi antara informasi dalam Daftar Verifikasi Barang Berikat dan deklarasi keluar, serta kecocokan kualifikasi pergudangan gudang tujuan dengan jenis barang. Setelah lulus pemeriksaan, akan diterbitkan Pemberitahuan Konfirmasi Pemasukan Barang Berikat, yang mengizinkan barang masuk ke gudang tujuan. Pada saat yang sama, pencatatan awal penambahan stok dalam akun elektronik gudang tujuan juga diselesaikan.

III. Transportasi Barang dan Pengawasan di Lapangan

(Tahap antara untuk menjamin keamanan barang)

Transportasi dalam transfer gudang berikat di Tiongkok Selatan berada di bawah pengawasan penuh bea cukai selama seluruh proses. Karena itu, seluruh ketentuan transportasi harus dipatuhi secara ketat guna memastikan barang tidak hilang atau diperlakukan secara tidak semestinya, sekaligus menjaga kepatuhan dalam tahap pengangkutan.

1. Pemuatan barang dan pemeriksaan

Berdasarkan pemberitahuan pelepasan dari bea cukai, gudang asal menyortir dan menghitung barang sesuai rincian pada Daftar Verifikasi Barang Berikat, kemudian memuatnya secara standar ke dalam kendaraan pengawasan yang telah didaftarkan. Kemasan barang juga harus diperkuat untuk mencegah kerusakan selama perjalanan. Setelah pemuatan selesai, staf gudang asal dan pengemudi transportasi bersama-sama memverifikasi informasi barang, menandatangani Formulir Serah Terima Pengangkutan Barang Berikat, serta memastikan jumlah dan kondisi barang. Jika bea cukai mewajibkan inspeksi di lokasi, maka perlu bekerja sama untuk menyelesaikan pemeriksaan barang, dan pengiriman hanya dapat dilakukan setelah inspeksi dinyatakan lulus.

2. Transportasi berpengawasan penuh

Kendaraan pengangkut harus bergerak sesuai rute yang telah dideklarasikan secara ketat. Pergantian rute tanpa izin, berhenti di tengah jalan, bongkar muat barang, maupun mencampur barang berikat dengan barang non-berikat tidak diperbolehkan. Selama transportasi, kendaraan harus mengaktifkan perangkat pemantauan posisi yang ditunjuk oleh bea cukai agar posisi kendaraan dapat dipantau secara real-time. Pengemudi juga wajib membawa dokumen seperti Pemberitahuan Pelepasan Transfer Barang Berikat dan Formulir Serah Terima Pengangkutan Barang Berikat untuk keperluan pemeriksaan sepanjang perjalanan.

3. Serah terima dan konfirmasi barang

Setelah barang tiba di gudang tujuan, pengemudi menyerahkan seluruh dokumen transportasi dan dokumen bea cukai kepada staf gudang tujuan. Staf gudang tujuan kemudian memeriksa nama barang, spesifikasi, jumlah, dan kondisi kemasan di lokasi dengan membandingkannya terhadap Daftar Verifikasi Barang Berikat dan Pemberitahuan Konfirmasi Pemasukan Barang Berikat. Setelah dipastikan sepenuhnya sesuai, mereka menandatangani Formulir Konfirmasi Penerimaan Barang Berikat untuk menyelesaikan proses serah terima. Jika ditemukan kerusakan, kekurangan, atau ketidaksesuaian informasi, maka gudang asal serta bea cukai di kedua pihak harus segera diberi tahu, dan penanganannya dilakukan sesuai persyaratan bea cukai.

IV. Penghapusbukuan Pergudangan dan Pencatatan Lanjutan

(Tahap penutup untuk menyelesaikan siklus proses)

Setelah barang masuk gudang, perlu dilakukan penghapusbukuan inventaris, pembaruan sistem, dan pencatatan data agar proses transfer benar-benar lengkap serta memenuhi persyaratan pengawasan lanjutan dari bea cukai.

1. Pencatatan gudang tujuan

Staf gudang tujuan harus menyimpan barang yang diterima sesuai standar pergudangan berikat dan mengelompokkannya berdasarkan klasifikasi yang tepat. Pada saat yang sama, informasi persediaan harus diperbarui dalam sistem pengawasan elektronik bea cukai, penambahan stok resmi pada akun elektronik gudang tujuan harus diselesaikan, dan data akun harus dipastikan konsisten dengan kondisi fisik barang. Waktu pemasukan barang ke gudang, lokasi penyimpanan, dan informasi lainnya juga perlu dicatat untuk memudahkan pengawasan dan pemeriksaan selanjutnya.

2. Penghapusbukuan bea cukai

Gudang asal dan gudang tujuan masing-masing harus menyerahkan dokumen penghapusbukuan kepada bea cukai di wilayahnya setelah transfer selesai. Dokumen tersebut mencakup Daftar Verifikasi Barang Berikat, formulir serah terima transportasi, formulir konfirmasi penerimaan, formulir permohonan penghapusbukuan akun elektronik, dan sebagainya. Bea cukai akan memeriksa seluruh dokumen proses transfer, memastikan bahwa barang telah berhasil dipindahkan dan penghapusbukuan akun dilakukan secara akurat, lalu menyelesaikan prosedur penghapusbukuan transfer. Pada tahap ini, seluruh proses transfer dinyatakan resmi selesai.

3. Arsip data dan masa simpan

Setelah transfer selesai, perusahaan harus merapikan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan material, termasuk permohonan transfer, dokumen deklarasi pabean, pemberitahuan pelepasan atau konfirmasi dari bea cukai, formulir serah terima transportasi, sertifikat penghapusbukuan, dan lainnya. Masa simpan dokumen tidak boleh kurang dari 3 tahun untuk keperluan pemeriksaan bea cukai di kemudian hari. Pada saat yang sama, buku besar logistik internal perusahaan juga harus diperbarui secara sinkron agar informasi rantai pasok tetap dapat ditelusuri.

V. Catatan Penting

(Untuk menghindari risiko dan meningkatkan efisiensi operasional)

1. Persyaratan konsistensi dokumen

Informasi barang dalam seluruh dokumen proses, termasuk dokumen deklarasi, dokumen transportasi, dan bukti pergudangan, harus sepenuhnya konsisten, meliputi nama barang, spesifikasi, jumlah, kode HS, dan lain-lain. Hal ini penting untuk menghindari sanksi bea cukai atau keterlambatan proses akibat penyimpangan informasi.

2. Persyaratan batas waktu

Deklarasi keluar dan deklarasi masuk harus diselesaikan dalam batas waktu yang ditentukan, dan transportasi barang harus tiba sesuai jadwal untuk menghindari peringatan pengawasan akibat keterlambatan. Untuk transfer lintas wilayah pabean, komunikasi dengan bea cukai di kedua lokasi harus dilakukan terlebih dahulu agar proses pemeriksaan berjalan lancar.

3. Persyaratan operasional kepatuhan

Barang yang dipindahkan tetap berada di bawah pengawasan berikat sepanjang proses. Barang tidak boleh diperlakukan secara sewenang-wenang, dimodifikasi, atau diproses, kecuali layanan nilai tambah sederhana yang telah dicatat. Barang juga tidak boleh dicampur dengan barang non-berikat. Jika dilanggar, maka akan dikenakan sanksi dari bea cukai.

4. Penanganan kondisi tidak normal

Jika barang rusak atau hilang selama transportasi, atau jika deklarasi dikembalikan oleh bea cukai, maka pihak terkait harus segera diberi tahu. Penjelasan situasi dan dokumen tambahan harus diajukan sesuai persyaratan bea cukai, dan kondisi abnormal tersebut harus ditangani dengan segera agar tidak memengaruhi operasional transfer berikutnya.

Kami akan sangat menghargai jika Anda dapat membagikan Blog TGL kepada teman-teman yang tertarik dengan informasi pasar rantai pasok terkini serta perkembangan ekonomi terbaru.