By Landy Yao    Photo：CANVA

Kerusakan kargo dan kekurangan jumlah barang merupakan tantangan yang umum dihadapi oleh perusahaan ekspor-impor dan para profesional logistik dalam rantai pasok global. Ketika insiden seperti ini terjadi, dampaknya bukan hanya kerugian finansial secara langsung, tetapi juga dapat mengganggu jadwal produksi, hubungan dengan pelanggan, dan reputasi bisnis. Dalam situasi yang kacau, kepanikan atau respons yang keliru dapat menyebabkan hilangnya bukti penting dan membuat proses klaim berikutnya menjadi lebih rumit. Karena itu, membangun alur penanganan yang jelas dan dapat dijalankan secara nyata sangatlah penting.

I. Protokol Darurat Emas: Mengamankan Bukti adalah Prioritas Utama

Respons awal setelah insiden sering kali menentukan keberhasilan suatu klaim. Prinsip intinya adalah: semua tindakan harus memprioritaskan “pengamanan bukti.”

1. Pemberitahuan Segera dan Pelestarian Kondisi di Lokasi

• Jika ditemukan ketidakwajaran saat pengambilan barang, baik di pelabuhan, bandara, maupun gudang, langkah pertama adalah segera memberi tahu perwakilan pengangkut di lokasi, misalnya petugas lapangan perusahaan pelayaran, sopir truk, atau petugas terminal kargo bandara. Mintalah pemeriksaan bersama dan cegah agar barang tidak dipindahkan atau kondisi lokasi berubah.
• Jika terlihat adanya kerusakan yang jelas, noda basah, deformasi pada kemasan, atau nomor segel tidak sesuai dengan dokumen, jangan menandatangani tanda terima bersih. Sebaliknya, catat penyimpangan tersebut secara rinci pada surat serah terima atau delivery note dan mintalah pihak pengantar turut menandatanganinya.

2. Mulai Survei Bersama, Dapatkan Bukti Tertulis yang Penting

• Bersikeraslah untuk melakukan survei bersama dengan pihak pengangkut atau agennya. Ini adalah langkah penting untuk mengubah “masalah yang Anda temukan secara sepihak” menjadi “fakta yang dikonfirmasi oleh kedua belah pihak.”
• Setelah survei dilakukan, sangat penting untuk memperoleh sertifikat resmi mengenai kerusakan atau kekurangan kargo yang diterbitkan dan ditandatangani oleh pihak pengangkut, seperti:
  • Damage/Shortage Report: Merinci sifat kerusakan atau kekurangan, jumlah, lokasi, dan kemungkinan penyebabnya.
  • Sea Protest/Master’s Report: Dalam kasus yang mungkin termasuk pengecualian tanggung jawab pengangkut, misalnya cuaca buruk, kapten kapal dapat mengajukan laporan ini. Salinannya dapat digunakan sebagai bukti bahwa insiden tersebut memang terjadi.
• Dokumen ini adalah landasan utama bagi setiap klaim berikutnya terhadap pihak pengangkut dan memiliki bobot pembuktian yang jauh lebih kuat daripada foto yang Anda ambil sendiri.

3. Pengumpulan Bukti Visual dan Bukti Pihak Ketiga secara Menyeluruh

• Foto dan Video: Dokumentasikan secara sistematis. Ambil gambar dari sudut lebar, misalnya keseluruhan tumpukan kargo, bagian luar kontainer atau truk beserta nomornya, hingga detail close-up seperti bagian yang rusak, kondisi barang di dalam, dan shipping marks. Video juga dapat menunjukkan konteks dan hubungan antara kerusakan dengan kondisi lingkungan secara lebih jelas.
• Tunjuk Surveyor Independen: Untuk kargo bernilai tinggi atau sengketa dengan potensi tanggung jawab yang kompleks, segera tunjuk perusahaan inspeksi internasional independen, misalnya SGS atau BV, untuk melakukan survei dan menerbitkan laporan. Sikap profesional dan netral mereka membuat laporannya sangat kredibel dalam konteks hukum maupun negosiasi.

II. Menavigasi Kerumitan Tanggung Jawab: Siapa yang Bertanggung Jawab?

Setelah bukti diamankan, langkah berikutnya adalah segera menganalisis tanggung jawab agar dapat menentukan pihak yang tepat untuk dituju dalam klaim.

• Tanggung Jawab Pengangkut: Ini adalah pihak yang paling umum menjadi sasaran klaim kargo. Berdasarkan konvensi internasional seperti Hague Rules, pengangkut memiliki kewajiban untuk memuat, menangani, menyusun, mengangkut, menyimpan, merawat, dan membongkar barang dengan layak dan hati-hati selama “periode tanggung jawab” mereka, yang umumnya bersifat “tackle to tackle” atau “port to port.” Tanggung jawab dapat timbul akibat penyusunan muatan yang tidak tepat, pengikatan yang tidak memadai, ventilasi yang buruk, atau ruang muat yang tidak layak. Namun, perhatikan secara cermat klausul pengecualian, misalnya kesalahan navigasi atau pengelolaan kapal, force majeure, perang, serta batas tanggung jawab, misalnya 666,67 SDR per paket atau unit, sebagaimana tercantum dalam syarat dan ketentuan bill of lading.
• Tanggung Jawab Perusahaan Asuransi: Jika pemilik barang telah membeli asuransi pengangkutan kargo, maka klaim dapat diajukan kepada penanggung sesuai ketentuan polis. Perlindungan “All Risks” memberikan cakupan yang paling luas. Pengajuan klaim kepada perusahaan asuransi biasanya menawarkan proses yang lebih terstandarisasi. Setelah membayar ganti rugi kepada tertanggung, perusahaan asuransi memperoleh hak subrogasi untuk menagih kembali kepada pihak yang sebenarnya bertanggung jawab, sehingga meringankan beban pemilik barang. Ini merupakan bentuk pengalihan risiko yang paling efektif.
• Tanggung Jawab Operator Transportasi Multimoda/Freight Forwarder: Dalam pengiriman door-to-door, pihak yang berkontrak dengan Anda untuk keseluruhan perjalanan biasanya adalah NVOCC atau MTO. Sebagai contractual carrier, mereka bertanggung jawab atas seluruh perjalanan. Anda dapat mengajukan klaim kepada mereka, dan mereka kemudian akan menagih kembali kepada actual carrier pada segmen transportasi tempat kerugian itu terjadi.
• Tanggung Jawab Pembeli/Penjual: Rujuklah pada kontrak perdagangan, misalnya aturan Incoterms®. Sebagai contoh, dalam ketentuan FOB, pembeli bertanggung jawab mengatur pengangkutan utama dan menanggung risiko selama perjalanan, sehingga pada umumnya pembeli yang akan mengajukan klaim kepada pengangkut atau perusahaan asuransi. Jika kekurangan barang merupakan short shipment, yaitu barang memang kurang dimuat sejak di asal, maka tanggung jawab dapat berada pada penjual berdasarkan kontrak jual beli.

III. Memulai Klaim Formal: Perang Dokumen dan Berpacu dengan Waktu

Klaim pada dasarnya adalah perang dokumen. Dokumentasi yang lengkap dan meyakinkan adalah kunci keberhasilan. Kepatuhan yang ketat terhadap batas waktu hukum dan kontraktual tidak dapat ditawar.

1. Sampaikan Notice of Claim

Dalam batas waktu yang ditentukan dalam bill of lading atau waybill, untuk angkutan laut umumnya dalam waktu tujuh hari kalender sejak tanggal barang diserahkan, atau tanggal seharusnya barang diserahkan, kirimkan pemberitahuan tertulis mengenai kehilangan atau kerusakan kepada pihak pengangkut. Sekalipun jumlah kerugian akhir belum dapat dipastikan, langkah ini menjaga hak klaim Anda agar tidak gugur secara prosedural.

2. Siapkan Dossier Klaim yang Lengkap

Satu set dokumen klaim yang lengkap biasanya mencakup:

• Surat Klaim: Menyatakan secara resmi dasar klaim, jumlah klaim, dan alasan pengajuannya.
• Dokumen Komersial: Bill of lading atau waybill asli, invoice komersial, packing list, dan kontrak penjualan.
• Bukti Inti: Laporan kerusakan atau kekurangan yang diterbitkan pengangkut, serta laporan surveyor independen.
• Bukti Nilai: Invoice dan bukti pembayaran yang menunjukkan nilai barang.
• Pernyataan Kerugian: Rincian nilai barang yang rusak atau hilang, perkiraan penyusutan nilai, serta biaya wajar yang dikeluarkan untuk mengurangi kerugian, misalnya biaya survei, biaya sortir atau perbaikan, dan biaya penyimpanan tambahan.
• Bukti Visual: Foto dan video yang telah disusun dengan baik.

3. Negosiasi dan Penyelesaian Sengketa

• Ajukan dossier lengkap tersebut secara resmi kepada pihak yang bertanggung jawab untuk memulai negosiasi. Pengangkut atau perusahaan asuransinya dapat mengajukan keberatan atau menawarkan penyelesaian berdasarkan batas tanggung jawab yang berlaku.
• Dasarkan negosiasi pada bukti yang ada, dan tunjukkan dengan jelas pelanggaran terhadap kewajiban kehati-hatian yang dilakukan pihak tersebut. Bila perlu, libatkan konsultan klaim logistik profesional atau pengacara.
• Jika negosiasi gagal, Anda harus sangat memperhatikan batas waktu gugatan. Untuk klaim terhadap pengangkut dalam pengangkutan barang melalui laut, jangka waktunya umumnya satu tahun sejak tanggal penyerahan barang atau tanggal barang seharusnya diserahkan. Tindakan hukum, baik arbitrase maupun litigasi, harus dimulai sebelum jangka waktu ini berakhir, jika tidak maka hak pemulihan akan hilang.

IV. Jalur yang Lebih Lancar: Klaim kepada Perusahaan Asuransi

Jika barang diasuransikan, prosesnya umumnya lebih sederhana:

1. Pemberitahuan Tepat Waktu

Segera setelah kerusakan ditemukan, beri tahu perusahaan asuransi secepatnya, biasanya dalam waktu 10 hari, sesuai dengan ketentuan polis.

2. Ajukan Permohonan Klaim

Lengkapi formulir Advice of Loss dan Claim Form.

3. Serahkan Dokumen

Selain dokumen komersial dan bukti kerugian, sertakan juga polis asuransi asli.

4. Bekerja Sama dalam Penilaian Kerugian

Bekerja samalah dengan surveyor dari perusahaan asuransi dalam proses penilaian kerugian.

5. Menerima Ganti Rugi

Setelah disetujui, perusahaan asuransi akan melakukan pembayaran. Anda mungkin perlu menandatangani Subrogation Form, yang mengalihkan hak penagihan kepada pihak yang bertanggung jawab dari Anda kepada perusahaan asuransi.

Kesimpulan dan Strategi Mitigasi Risiko

Pencegahan selalu lebih baik daripada penanganan setelah kejadian. Untuk meminimalkan risiko, perusahaan sebaiknya:

• Berinvestasi pada Kemasan yang Kuat: Rancang dan uji kemasan agar mampu menghadapi risiko umum yang sesuai dengan jenis barang dan rute pengirimannya.
• Memastikan Penandaan yang Jelas: Shipping marks yang jelas, tahan lama, dan label barang rapuh akan membantu identifikasi serta mendorong penanganan yang lebih hati-hati.
• Memanfaatkan Asuransi Secara Tepat: Khususnya untuk barang bernilai tinggi atau mudah rusak, pastikan perlindungan memadai dengan cakupan All Risks, dan pertimbangkan tambahan jaminan seperti War Risks atau Strikes bila diperlukan.
• Memilih Mitra dengan Cermat: Bekerja samalah dengan perusahaan pelayaran, maskapai, dan freight forwarder yang bereputasi baik serta memiliki manajemen operasional yang baik.
• Memahami Ketentuan Dokumen: Sebelum menandatangani kontrak pengangkutan atau menerima bill of lading, pahami klausul mengenai tanggung jawab, pengecualian, dan pembatasan tanggung jawab.

Ketika insiden terjadi, menjalankan prosedur standar secara tenang dan cepat, yaitu “Notify, Survey, Document, Notify, Negotiate” atau “Beritahu, Survei, Dokumentasikan, Beritahu, Negosiasikan”, serta memanfaatkan dukungan profesional bila diperlukan, adalah cara paling efektif untuk mengendalikan kerugian dan memperoleh kompensasi secara berhasil, sekaligus melindungi hak dan kepentingan hukum Anda.

Kami akan sangat menghargai jika Anda dapat membagikan Blog TGL kepada teman-teman yang tertarik dengan informasi pasar rantai pasok terkini serta perkembangan ekonomi terbaru.