By Connie Yao    Photo：CANVA

Penerimaan Global atas Sertifikat Asal Elektronik (eCO) dan Standar Arsip Dokumen Kertas
Seiring percepatan transformasi digital dalam perdagangan global, Sertifikat Asal Elektronik atau Electronic Certificate of Origin (eCO) secara bertahap menggantikan sertifikat kertas tradisional sebagai instrumen penting dalam kepatuhan perdagangan internasional. Namun, validitas hukumnya lintas negara serta persyaratan pengarsipan dokumen kertas masih menjadi perhatian utama bagi perusahaan. Artikel ini menganalisis status penerimaan global terhadap eCO dan standar dokumentasi kertas berdasarkan regulasi internasional serta praktik operasional.

I. Status Penerimaan Global atas eCO
Pengakuan internasional terhadap eCO terutama bergantung pada infrastruktur digital bea cukai negara pengimpor dan perjanjian bilateral. Dengan dorongan dari World Customs Organization (WCO) dan International Chamber of Commerce (ICC), lebih dari 60 negara telah membentuk sistem saling pengakuan untuk eCO, meskipun penerapannya masih berbeda-beda.

1. Wilayah dengan Pengakuan Penuh:
Negara-negara anggota Regional Comprehensive Economic Partnership (RCEP), termasuk Tiongkok, Jepang, Korea Selatan, dan sepuluh negara ASEAN, telah membangun platform pertukaran sertifikat elektronik. Sebagai contoh, eCO yang diterbitkan oleh China Council for the Promotion of International Trade (CCPIT) dapat diverifikasi secara langsung melalui rantai autentikasi lintas batas APEC, sehingga tidak lagi memerlukan dokumen asli berbentuk kertas. Setelah Perjanjian Perdagangan Bebas Tiongkok-Serbia mulai diberlakukan pada tahun 2024, sertifikat dengan tanda tangan elektronik secara tegas diterima, sehingga pelaku usaha dapat mencetaknya sendiri untuk keperluan customs clearance.

2. Model Penerimaan Hibrida:
Beberapa negara menerima eCO, tetapi tetap mensyaratkan dokumen cadangan dalam bentuk kertas. Bea Cukai Australia, misalnya, mengizinkan pengajuan elektronik untuk FTA Certificates of Origin, tetapi file PDF tersebut harus memuat tanda tangan digital CA. Jika verifikasi sistem gagal, maka salinan kertas harus dilampirkan. Negara-negara seperti Mesir dan Pakistan menerapkan pendekatan “jalur ganda”, yaitu deklarasi elektronik ditambah pengiriman dokumen kertas. Ini berarti perusahaan harus mengunggah data melalui sistem EDI sekaligus mengirim dokumen asli melalui pos untuk verifikasi bea cukai.

3. Negara dengan Penerimaan Terbatas:
Sejumlah negara masih terutama bergantung pada sertifikat kertas karena alasan teknis atau kebijakan. Beberapa negara di Afrika dan Amerika Selatan belum bergabung ke dalam sistem visa elektronik internasional dan tetap mewajibkan legalisasi Certificate of Origin (CO) berbentuk kertas melalui kedutaan. Sebelum ekspor dilakukan, perusahaan perlu memeriksa daftar timbal balik terbaru dengan otoritas bea cukai agar terhindar dari risiko re-ekspor akibat format sertifikat yang tidak sesuai.

II. Standar Pengarsipan Dokumen Kertas untuk Sertifikat Asal
Meskipun eCO berkembang pesat, pengarsipan sertifikat dalam bentuk kertas tetap diperlukan. Menurut Administrative Measures for the Verification of Non Preferential Certificates of Origin di Tiongkok, perusahaan wajib menyimpan salinan kertas untuk keperluan pemeriksaan. Jumlah spesifik yang harus disimpan bergantung pada tujuan penggunaannya:

1. Jumlah Retensi yang Dipersyaratkan Secara Hukum:
Dalam ekspor perdagangan umum, perusahaan setidaknya harus menyimpan dua salinan kertas. Satu salinan digunakan untuk deklarasi pabean dan proses write-off, sedangkan satu lagi berfungsi sebagai dokumen pendukung keuangan internal. Jika transaksi melibatkan letter of credit, bank dapat meminta dokumen asli, sehingga perusahaan perlu menyimpan salinan tambahan untuk audit berikutnya.

2. Persyaratan Retensi untuk Skenario Khusus:
Dalam skema processing trade, sertifikat kertas harus diarsipkan bersama deklarasi pabean, invoice, dan dokumen lain sekurang-kurangnya selama tiga tahun. Jika bea cukai negara pengimpor mengajukan certificate withdrawal inquiry, perusahaan harus menyerahkan satu set lengkap dokumen pembuktian dalam bentuk kertas, termasuk catatan proses produksi dan invoice pembelian bahan baku, dalam waktu 30 hari.

3. Manajemen Sinergis antara Format Elektronik dan Kertas:
Perusahaan yang menggunakan eCO dapat mencetak sendiri salinan kertas, tetapi harus memastikan hasil cetaknya memuat fitur anti-pemalsuan seperti kode QR dan segel elektronik. Model “instant approval” dari CCPIT Shenzhen memungkinkan perusahaan mencetak sertifikat setelah pengajuan online, dengan kekuatan hukum yang setara dengan sertifikat tradisional. Meski demikian, tetap disarankan untuk menyimpan satu cadangan elektronik dan satu salinan kertas guna mengantisipasi kegagalan transmisi data lintas negara.

III. Rekomendasi Operasional dan Pencegahan Risiko

1. Memantau Kebijakan Negara Secara Dinamis:
Persyaratan negara pengimpor dapat berubah sewaktu-waktu. Oleh karena itu, perusahaan disarankan untuk memeriksa daftar terbaru melalui Single Window bea cukai. Sebagai contoh, Kenya dan Uzbekistan ditambahkan ke dalam daftar negara yang saling mengakui eCO pada tahun 2024, sementara Mesir masih mempertahankan sistem jalur ganda.

2. Mengoptimalkan Proses Pengarsipan:
Gunakan model pengelolaan “elektronik sebagai utama, kertas sebagai pendukung.” Sertifikat elektronik harus disimpan dengan enkripsi dan dilakukan backup secara berkala, sementara salinan kertas sebaiknya diberi penandaan “untuk arsip saja” agar tidak disalahgunakan. Untuk ekspor ke negara anggota RCEP, penggunaan eCO sebaiknya diprioritaskan guna mempercepat customs clearance. Untuk negara dengan penerimaan terbatas, siapkan terlebih dahulu dokumen sertifikasi kertas.

3. Poin Kepatuhan Teknis:
Saat mengajukan eCO, pastikan deskripsi produk mengikuti standar nama lengkap dalam bahasa Inggris + material + penggunaan, dan digit HS code sesuai dengan persyaratan perjanjian terkait, misalnya 6 digit untuk ASEAN dan 8 digit untuk RCEP. Dokumen pendukung seperti commercial invoice dan bill of lading harus diunggah dalam format PDF dan ukurannya tidak melebihi 2MB agar tidak ditolak karena kesalahan format.

IV. Kesimpulan
Penerapan global sertifikat asal elektronik merupakan tren yang tidak terelakkan dalam fasilitasi perdagangan. Namun, pengarsipan sertifikat dalam bentuk kertas tetap menjadi bagian penting dalam pencegahan risiko. Perusahaan perlu menyeimbangkan efisiensi digital dengan persyaratan kepatuhan, serta menyesuaikan strategi secara dinamis agar selaras dengan aturan bea cukai di berbagai negara. Dengan demikian, biaya perdagangan dapat ditekan dan daya saing internasional dapat ditingkatkan.

Kami akan sangat menghargai jika Anda dapat membagikan Blog TGL kepada teman-teman yang tertarik dengan informasi pasar rantai pasok terkini serta perkembangan ekonomi terbaru.