By Cadys Wang    Photo：CANVA

“Chúng tôi có thể nhập khẩu hàng hóa vào Hoa Kỳ nếu không có công ty tại Mỹ không?”

Đối với các thương hiệu nước ngoài, nhà sản xuất và người bán ở nước ngoài đang muốn thâm nhập thị trường Hoa Kỳ, đây là một trong những câu hỏi quan trọng nhất cần được giải quyết trước khi lô hàng đầu tiên được vận chuyển.

Vấn đề này càng trở nên quan trọng khi người bán nước ngoài muốn cung cấp điều kiện DDP (Delivered Duty Paid, Giao hàng đã nộp thuế) cho khách hàng tại Hoa Kỳ. Người mua có thể kỳ vọng hàng được giao thẳng đến cơ sở của mình mà không phải tự xử lý thủ tục thông quan hoặc thuế nhập khẩu.

Từ đó xuất hiện một câu hỏi quan trọng khác:

Ai sẽ là Importer of Record (IOR)?

Importer of Record không chỉ đơn thuần là một cái tên xuất hiện trên chứng từ vận chuyển. IOR là bên gắn với những trách nhiệm quan trọng liên quan đến khai báo nhập khẩu và tuân thủ quy định hải quan Hoa Kỳ. Cách thiết lập IOR có thể ảnh hưởng đến thủ tục thông quan, thuế nhập khẩu, chứng từ, Customs Bond và cuối cùng là tổng Landed Cost của lô hàng.

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nước ngoài nào nhập khẩu hàng vào Hoa Kỳ, việc hiểu rõ cấu trúc IOR trước khi giao hàng có thể giúp ngăn một vấn đề logistics phát triển thành một vấn đề hải quan.

Importer of Record (IOR) là gì?

Importer of Record (IOR) là bên chịu trách nhiệm đối với hồ sơ khai báo nhập khẩu vào Hoa Kỳ và việc đáp ứng các yêu cầu nhập khẩu áp dụng cho hồ sơ đó.

Nhập khẩu hàng hóa vào Hoa Kỳ không chỉ đơn thuần là vận chuyển hàng qua biên giới. Tùy theo sản phẩm và giao dịch, quy trình có thể liên quan đến phân loại mã thuế quan, xác định trị giá hải quan, xuất xứ hàng hóa, thuế nhập khẩu, chứng từ và các yêu cầu của những cơ quan chính phủ Hoa Kỳ khác.

Do đó, Importer of Record giữ một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ.

Thông tin liên quan đến một tờ khai nhập khẩu có thể bao gồm mô tả sản phẩm, phân loại HTS, trị giá hải quan, nước xuất xứ, các loại thuế và thuế quan áp dụng, chứng từ hỗ trợ nhập khẩu và các yêu cầu do các Partner Government Agencies (PGA, Cơ quan Chính phủ Đối tác) có liên quan quản lý.

Đó là lý do vì sao một doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ Importer of Record hoặc dịch vụ IOR tại Hoa Kỳ không nên chỉ đặt một câu hỏi duy nhất.

Thay vì chỉ hỏi:

“Ai có thể làm IOR cho chúng tôi?”

người bán nước ngoài nên đặt câu hỏi:

“Cấu trúc nhập khẩu nào có thể giúp giao dịch của chúng tôi vận hành hiệu quả đồng thời đáp ứng các yêu cầu nhập khẩu hiện hành của Hoa Kỳ?”

Sự khác biệt này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp không có công ty con tại Hoa Kỳ.

Ai có thể là Importer of Record tại Hoa Kỳ?

Cấu trúc Importer of Record phù hợp phụ thuộc vào từng giao dịch và các yêu cầu áp dụng.

Trong một số mô hình kinh doanh, người mua tại Hoa Kỳ có thể trực tiếp xử lý quá trình nhập khẩu. Trong những mô hình khác, người bán nước ngoài có thể muốn kiểm soát nhiều hơn đối với quá trình giao hàng và vì vậy cần xem xét một cấu trúc nhập khẩu khác.

Một điểm quan trọng khác là không nên mặc nhiên xem buyer, consignee, ship-to party và Importer of Record là những vai trò có thể thay thế lẫn nhau.

Hãy xem xét trường hợp một nhà sản xuất tại châu Á bán thiết bị công nghiệp cho khách hàng tại Hoa Kỳ.

Khách hàng muốn nhận báo giá door-to-door và không muốn tự xử lý thông quan, thuế nhập khẩu hoặc Customs Bond. Nếu người bán nước ngoài chỉ đơn giản đặt dịch vụ vận chuyển quốc tế đến địa chỉ của khách hàng mà chưa xác định ai sẽ phụ trách khai báo nhập khẩu tại Hoa Kỳ, hàng hóa có thể đã đến Mỹ trong khi một trách nhiệm hải quan quan trọng vẫn chưa được giải quyết.

Vì vậy, thời điểm tốt nhất để hỏi:

“Ai sẽ là Importer of Record?”

là trước khi các điều khoản thương mại và cấu trúc vận chuyển được hoàn tất, chứ không phải sau khi hàng đã đến nơi.

Doanh nghiệp nước ngoài có thể nhập khẩu vào Hoa Kỳ mà không cần pháp nhân tại Mỹ không?

Có thể, tùy thuộc vào từng trường hợp và các yêu cầu áp dụng.

Một công ty nước ngoài không nhất thiết phải thành lập công ty con tại Hoa Kỳ chỉ vì muốn bán hàng cho khách hàng tại thị trường này. Tuy nhiên, nhập khẩu vào Hoa Kỳ khi không có công ty tại Mỹ đòi hỏi nhiều bước chuẩn bị hơn là chỉ ghi một địa chỉ giao hàng tại Hoa Kỳ trên chứng từ vận chuyển.

Các thuật ngữ như Nonresident Importer (NRI) và Nonresident Importer of Record thường xuất hiện khi doanh nghiệp tìm hiểu vấn đề này.

Tùy theo giao dịch, doanh nghiệp nước ngoài có thể cần đánh giá:

• Điều kiện và cấu trúc để trở thành Importer of Record
• Yêu cầu về Customs Bond
• Yêu cầu khai báo nhập khẩu của Hải quan Hoa Kỳ
• Các yêu cầu nhận dạng hoặc đăng ký áp dụng
• Phân loại HTS
• Nước xuất xứ
• Trị giá hải quan
• Thuế nhập khẩu và thuế quan
• Yêu cầu của các Partner Government Agencies
• Phương án làm việc với Customs Broker

Do đó, câu hỏi thực tế không chỉ đơn giản là:

“Chúng tôi có thể nhập khẩu vào Hoa Kỳ mà không có công ty tại Mỹ không?”

Một câu hỏi hữu ích hơn là:

“Làm thế nào để chúng tôi xây dựng một cấu trúc nhập khẩu và tuân thủ hải quan phù hợp tại Hoa Kỳ mà không cần thành lập công ty con tại Mỹ?”

Đây chính là lúc việc hoạch định IOR trở thành một phần của chiến lược thâm nhập thị trường và quản trị chuỗi cung ứng tổng thể.

Nonresident Importer (NRI) và Importer of Record khác nhau như thế nào?

NRI và IOR là hai thuật ngữ tìm kiếm có liên quan chặt chẽ, nhưng không nên mặc nhiên xem chúng là từ đồng nghĩa.

Importer of Record mô tả bên chịu trách nhiệm đối với hồ sơ nhập khẩu và các nghĩa vụ hải quan liên quan. Nonresident Importer thường đề cập đến một cấu trúc nhập khẩu có sự tham gia của một doanh nghiệp hoặc chủ thể không cư trú tại Hoa Kỳ, tùy theo các yêu cầu áp dụng.

Do đó, đối với người bán nước ngoài, vấn đề thực tế không chỉ là nên tìm kiếm “dịch vụ NRI” hay “dịch vụ IOR”.

Trước tiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ mô hình thương mại của chính mình.

Ví dụ, một nhà sản xuất nước ngoài có thể bán hàng cho nhà phân phối tại Hoa Kỳ và để nhà phân phối quản lý toàn bộ quy trình nhập khẩu. Trong khi đó, một nhà sản xuất khác có thể muốn bán trực tiếp cho khách hàng tại Hoa Kỳ, đồng thời duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với vận chuyển, chi phí nhập khẩu và trải nghiệm giao hàng cuối cùng.

Hai mô hình kinh doanh này có thể đòi hỏi những cấu trúc chuỗi cung ứng rất khác nhau.

Ai là Importer of Record đối với lô hàng DDP?

Đây là một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà người bán nước ngoài thường gặp:

“Nếu chúng tôi bán theo điều kiện DDP, điều đó có tự động khiến chúng tôi trở thành Importer of Record không?”

Không nhất thiết.

DDP là một quy tắc thuộc Incoterms®, theo đó người bán chịu phần lớn trách nhiệm về vận chuyển, chi phí và giao hàng. Tuy nhiên, Incoterms và các yêu cầu hải quan Hoa Kỳ không phải là cùng một hệ thống.

Nói cách khác:

Bán hàng theo điều kiện DDP không tự động giải quyết vấn đề Importer of Record.

Incoterms quy định trách nhiệm theo hợp đồng giữa người mua và người bán. Trong khi đó, vấn đề Importer of Record liên quan đến hồ sơ nhập khẩu thực tế tại Hoa Kỳ và các yêu cầu hải quan áp dụng.

Vì vậy, một doanh nghiệp nước ngoài bán DDP cho khách hàng tại Hoa Kỳ nên xác định rõ cấu trúc nhập khẩu trước khi cam kết mức giá DDP.

Các câu hỏi cần giải quyết bao gồm:

Ai sẽ là Importer of Record?

Customs Bond sẽ được thu xếp như thế nào?

Thuế nhập khẩu, thuế quan và các chi phí liên quan đến nhập khẩu sẽ được tính như thế nào?

Customs Broker sẽ yêu cầu những thông tin gì?

Sản phẩm có thuộc phạm vi quản lý của các cơ quan như FDA, FCC, EPA hoặc một cơ quan Hoa Kỳ khác hay không?

Nếu những vấn đề này chỉ được xử lý sau khi hàng đã rời cảng xuất, người bán có thể phải đối mặt với chi phí phát sinh ngoài dự kiến hoặc chậm trễ thông quan.

Do đó, đối với việc xác định Importer of Record cho lô hàng DDP, việc chuẩn bị trước là yếu tố thiết yếu.

Vì sao Customs Bond, tuân thủ và Landed Cost lại quan trọng?

IOR không chỉ là vấn đề thông quan. Đây cũng có thể là một vấn đề về kiểm soát chi phí.

Hãy xem xét trường hợp một người bán nước ngoài đang báo giá DDP cho khách hàng tại Hoa Kỳ.

Nếu báo giá chỉ bao gồm giá sản phẩm và cước vận chuyển quốc tế nhưng bỏ sót thuế quan, chi phí Customs Bond, phí môi giới hải quan, thuế bổ sung hoặc những chi phí nhập khẩu khác, Landed Cost thực tế có thể khác đáng kể so với mức ước tính ban đầu.

Việc phân loại hàng hóa cũng rất quan trọng. Mã HTS áp dụng cho sản phẩm có thể ảnh hưởng đến mức thuế phải chịu, trong khi nước xuất xứ và các biện pháp thương mại khác cũng có thể tác động đến chi phí nhập khẩu cuối cùng.

Vì vậy, một chiến lược nhập khẩu hiệu quả cần kết nối ba lĩnh vực:

Logistics. Tuân thủ hải quan. Landed Cost.

Quản lý đồng bộ ba yếu tố này có thể giúp người bán nước ngoài ước tính biên lợi nhuận chính xác hơn trước khi báo giá cho khách hàng, giảm các chi phí nhập khẩu ngoài dự kiến sau khi hàng đến Hoa Kỳ và xây dựng trải nghiệm DDP hoặc door-to-door ổn định hơn cho khách hàng.

Đối với các thương hiệu và nhà sản xuất B2B đang thâm nhập thị trường Hoa Kỳ, khả năng kiểm soát và nhìn thấy toàn bộ cơ cấu chi phí này có thể quan trọng không kém mức cước vận chuyển.

Khi nào người bán nước ngoài cần một giải pháp IOR?

Chiến lược IOR cần được đặc biệt chú ý khi doanh nghiệp rơi vào những trường hợp sau.

Thương hiệu nước ngoài bán trực tiếp vào thị trường Hoa Kỳ:
Doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt hơn về giá bán, phân phối và trải nghiệm khách hàng thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà phân phối tại Hoa Kỳ.

Doanh nghiệp không có công ty con tại Hoa Kỳ:
Doanh nghiệp nước ngoài đã có đơn hàng tại Mỹ nhưng chưa thành lập pháp nhân tại Hoa Kỳ và cần hiểu rõ các phương án nhập khẩu khả thi.

Nhà sản xuất cung cấp điều kiện DDP:
Khách hàng muốn nhận báo giá đã bao gồm thuế hoặc door-to-door và không muốn trực tiếp xử lý thủ tục thông quan.

Người mua tại Hoa Kỳ không muốn quản lý quá trình nhập khẩu:
Tình huống này có thể xuất hiện trong các dự án B2B, vận chuyển thiết bị, phụ tùng thay thế, hàng mẫu hoặc những mô hình chuỗi cung ứng chuyên biệt khác.

Doanh nghiệp cần kiểm soát Landed Cost tốt hơn:
Người bán muốn biết rõ chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, phí môi giới hải quan và các khoản chi phí nhập khẩu khác trước khi xác lập giá bán tại thị trường Hoa Kỳ.

Điểm chung của những doanh nghiệp này là họ cần nhiều hơn một dịch vụ vận chuyển quốc tế. Họ cần một cấu trúc chuỗi cung ứng có thể kết nối lô hàng tại đầu xuất với quy trình nhập khẩu tại Hoa Kỳ.

TGL hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài nhập khẩu vào Hoa Kỳ như thế nào?

Đối với một doanh nghiệp nước ngoài đang thâm nhập thị trường Hoa Kỳ, tìm một mức cước vận chuyển quốc tế thường là phần tương đối đơn giản.

Thách thức lớn hơn nằm ở việc kết nối các điều khoản thương mại, vận chuyển, thông quan, yêu cầu IOR và kế hoạch Landed Cost thành một cấu trúc vận chuyển có thể thực hiện được.

Dựa trên sản phẩm, nơi xuất phát, điểm đến, Incoterms và mô hình thương mại, TGL có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát cấu trúc logistics và phối hợp các yêu cầu liên quan đến thông quan và nhập khẩu với các bên phù hợp.

Việc chuẩn bị này đặc biệt hữu ích đối với những doanh nghiệp đang tìm hiểu US Importer of Record dành cho người bán nước ngoài, các công ty không có công ty con tại Hoa Kỳ và các nhà xuất khẩu muốn cung cấp dịch vụ DDP cho khách hàng Mỹ.

Trước khi giao hàng, hãy bắt đầu với năm câu hỏi:

Bạn đang vận chuyển mặt hàng gì?

Lô hàng được xuất đi từ đâu?

Ai là người mua hoặc consignee tại Hoa Kỳ?

Bạn đang sử dụng điều kiện Incoterm nào?

Bên nào dự kiến sẽ xử lý thủ tục nhập khẩu và thanh toán thuế?

Trả lời những câu hỏi này từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định các khoảng trống tiềm ẩn trước khi hàng hóa được vận chuyển.

Bạn đang có kế hoạch nhập khẩu vào Hoa Kỳ mà không có công ty tại Mỹ hoặc muốn bán DDP cho khách hàng Hoa Kỳ? Hãy liên hệ TGL để trao đổi về cấu trúc vận chuyển trước khi hàng được xuất đi.

Câu hỏi thường gặp về Importer of Record

Doanh nghiệp nước ngoài có thể trở thành Importer of Record tại Hoa Kỳ không?

Tùy theo từng trường hợp và các yêu cầu nhập khẩu hiện hành của Hoa Kỳ, một doanh nghiệp nước ngoài có thể tham gia vào một cấu trúc nhập khẩu phù hợp. Điều kiện đủ tư cách, yêu cầu nhận dạng, chứng từ, Customs Bond và các yêu cầu hải quan cần được xem xét dựa trên từng doanh nghiệp và từng lô hàng cụ thể.

Tôi có thể nhập khẩu vào Hoa Kỳ mà không có công ty tại Mỹ không?

Có thể. Thành lập công ty con tại Hoa Kỳ không phải là yếu tố duy nhất cần xem xét. Tuy nhiên, nhập khẩu mà không có pháp nhân tại Hoa Kỳ vẫn đòi hỏi một cấu trúc nhập khẩu phù hợp, quy trình khai báo hải quan, phương án Customs Bond áp dụng và việc tuân thủ các yêu cầu riêng đối với từng loại sản phẩm.

Ai là Importer of Record đối với lô hàng DDP?

Chỉ riêng điều kiện DDP không quyết định một bên cụ thể có đáp ứng yêu cầu để trở thành Importer of Record tại Hoa Kỳ hay không. Trước khi báo giá hoặc vận chuyển theo DDP, người bán cần xác định ai sẽ phụ trách hồ sơ nhập khẩu và quy trình thông quan sẽ được tổ chức như thế nào.

Importer of Record có cần Customs Bond không?

Yêu cầu về Customs Bond phụ thuộc vào loại hình nhập khẩu và các điều kiện liên quan. Những doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên cũng có thể cần đánh giá loại hình Customs Bond phù hợp với đặc điểm và tần suất các lô hàng của mình.

Nonresident Importer có giống Importer of Record không?

Không hoàn toàn. Importer of Record mô tả một vai trò gắn với hồ sơ nhập khẩu, trong khi Nonresident Importer thường mô tả một cấu trúc nhập khẩu có sự tham gia của một doanh nghiệp hoặc chủ thể nước ngoài không cư trú tại Hoa Kỳ. Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào giao dịch và các yêu cầu áp dụng.

Khách hàng tại Hoa Kỳ có bắt buộc phải là Importer of Record không?

Không phải trong mọi giao dịch. Cấu trúc IOR phù hợp phụ thuộc vào mô hình thương mại, các bên tham gia, sản phẩm và những yêu cầu hiện hành của Hoa Kỳ. Nếu người mua tại Mỹ không muốn quản lý quá trình nhập khẩu, người bán nước ngoài nên đánh giá các phương án phù hợp trước khi báo giá và giao hàng.

Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung về hoạt động nhập khẩu và logistics tại Hoa Kỳ, không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc tư vấn pháp lý về hải quan. Điều kiện để trở thành Importer of Record, các yêu cầu của CBP, Customs Bond và các quy định riêng đối với từng loại sản phẩm cần được đánh giá dựa trên từng doanh nghiệp và từng lô hàng cụ thể.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.