By Suri Yang    Photo：CANVA

Kể từ sau đại dịch, thuật ngữ “bỏ cảng” thường xuyên xuất hiện trong quá trình vận hành hằng ngày của chúng ta. Vậy bỏ cảng là gì? Khi gặp tình huống này, chúng ta nên giải thích và xử lý với khách hàng như thế nào? Đây là một vấn đề khá đau đầu đối với freight forwarder, vì nó có thể phát sinh thêm các chi phí liên quan, trong khi những khoản chi phí này thường không được hãng tàu chịu trách nhiệm.

Trước hết, hãy làm rõ khái niệm bỏ cảng. Bỏ cảng là việc tàu tạm thời không ghé vào cảng đã được lên kế hoạch ban đầu. Ví dụ, trong chuyến hàng tháng 11 của chúng tôi với MSK, tàu M/V AS SIMONE/546W, lịch ban đầu là tàu sẽ rời cảng Shekou vào ngày 23 tháng 11. Do lịch trình của tàu MSK cho phép lấy và trả container trong vòng 6 ngày, tính cả ngày tàu chạy, nên chúng tôi đã sắp xếp lấy container rỗng vào ngày 18 tháng 11 và đóng hàng vào ngày 19. Tuy nhiên, vào sáng ngày 19, hãng tàu thông báo rằng tàu sẽ không cập cảng Shekou. Đây chính là tình huống bỏ cảng hoặc chuyển cảng.

Tiếp theo, vì sao tình trạng bỏ cảng lại xảy ra?

Theo thông lệ, việc hãng tàu thay đổi cảng ghé thường rơi vào ba trường hợp sau:

1. Do tắc nghẽn cảng.
   Lấy tuyến Mỹ làm ví dụ. Khi tàu gặp tình trạng ùn tắc nghiêm trọng tại cảng Ningbo, thời gian chờ ngoài cảng để vào cầu bến có thể vượt quá lịch trình ban đầu khoảng hai ngày. Các cảng tiếp theo trong hải trình là cảng Xiamen và cảng Shenzhen. Để đảm bảo tàu đến cảng Los Angeles đúng lịch, hãng tàu có thể quyết định bỏ cảng Xiamen, chuyển sang xếp container trực tiếp tại cảng Shenzhen, sau đó đi từ Shenzhen đến Los Angeles. Trong trường hợp đó, hàng hóa tại Xiamen sẽ phải chờ một chuyến tàu khác.
2. Do sản lượng hàng thấp.
   Hãng tàu thường có dự toán sản lượng hàng trước cho từng cảng ghé. Nếu lượng booking của một chuyến tàu không đủ để bù đắp chi phí ghé cảng, hãng tàu có thể hủy điểm dừng tại cảng đó.
3. Do cảng bị gián đoạn hoặc tê liệt hoạt động.
   Khi bão, thiên tai hoặc các sự kiện bất khả kháng khác làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường, cảng có thể bị tê liệt. Ví dụ, trong thời gian có cảnh báo bão, cảng có thể đóng cửa từ mức cảnh báo vàng, khiến nhiều tàu không thể cập cầu theo lịch. Sau khi bão đi qua, số lượng lớn tàu vẫn phải chờ ngoài cảng, đôi khi kéo dài một tuần hoặc lâu hơn. Trong tình huống như vậy, hãng tàu có thể lựa chọn bỏ một số cảng ghé.

Cuối cùng, khi gặp tình huống này, chúng ta nên xử lý và giải thích với khách hàng như thế nào?

1. Theo dõi trước khi đóng hàng.
   Trước khi xếp hàng, nên kiểm tra thông tin trên website cảng để xác nhận thời gian tàu dự kiến đến có thay đổi hay không.
2. Liên hệ kịp thời với hãng tàu.
   Cần lập tức liên hệ hãng tàu để xác nhận hàng của chúng ta có được chuyển sang tàu feeder hoặc tàu thay thế được chỉ định hay không, lịch chạy cụ thể ra sao, hoặc hàng có bị chuyển sang một tàu trung chuyển khác hay không.
3. Cập nhật hồ sơ và chứng từ.
   Sau khi nhận được S/O mới, cần cập nhật lại vận đơn. Nếu chưa hoàn tất khai báo hải quan, phải sử dụng tên tàu và số chuyến mới để khai báo, nhằm tránh phát sinh vấn đề trong quá trình thông quan xuất khẩu do sai tên tàu hoặc sai số chuyến.
4. Trao đổi rõ ràng với khách hàng.
   Cần giải thích rõ thông báo của hãng tàu và các chi tiết liên quan cho khách hàng, đồng thời thông báo cụ thể lịch tàu mới để khách hàng nắm được tình hình.
5. Phối hợp xử lý chi phí.
   Tùy theo tình huống thực tế, có thể trao đổi với hãng tàu để xem có cơ hội giảm hoặc miễn một phần chi phí phát sinh hay không, ví dụ như phí lưu bãi, phí lưu container hoặc các khoản phí liên quan khác.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.