By Connie Yao    Photo：CANVA

Mức độ chấp nhận toàn cầu đối với Chứng nhận xuất xứ điện tử (eCO) và tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ bản giấy
Trong bối cảnh thương mại toàn cầu đang đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, Chứng nhận xuất xứ điện tử (eCO) đang dần thay thế chứng từ bản giấy truyền thống để trở thành một công cụ quan trọng trong tuân thủ thương mại quốc tế. Tuy nhiên, hiệu lực pháp lý xuyên biên giới của eCO cũng như yêu cầu lưu trữ hồ sơ bản giấy vẫn là những vấn đề được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Bài viết này phân tích tình hình chấp nhận eCO trên toàn cầu và các tiêu chuẩn liên quan đến chứng từ bản giấy, dựa trên quy định quốc tế và thực tiễn vận hành.

I. Tình hình chấp nhận eCO trên toàn cầu
Mức độ công nhận eCO trên phạm vi quốc tế chủ yếu phụ thuộc vào hạ tầng số của cơ quan hải quan nước nhập khẩu và các thỏa thuận song phương. Dưới sự thúc đẩy của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) và Phòng Thương mại Quốc tế (ICC), hơn 60 quốc gia đã thiết lập hệ thống công nhận lẫn nhau đối với eCO, dù mức độ triển khai vẫn còn khác nhau.

1. Khu vực công nhận đầy đủ:
Các quốc gia thành viên của Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện Khu vực (RCEP), bao gồm Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và mười nước ASEAN, đã thiết lập nền tảng trao đổi chứng nhận điện tử. Ví dụ, eCO do Hội đồng Xúc tiến Thương mại Quốc tế Trung Quốc (CCPIT) phát hành có thể được xác minh trực tiếp thông qua chuỗi xác thực xuyên biên giới APEC mà không cần nộp bản gốc giấy. Sau khi Hiệp định Thương mại Tự do Trung Quốc - Serbia có hiệu lực vào năm 2024, chứng từ có chữ ký điện tử đã được chấp nhận rõ ràng, cho phép doanh nghiệp tự in để làm thủ tục thông quan.

2. Mô hình chấp nhận kết hợp:
Một số quốc gia chấp nhận eCO nhưng vẫn duy trì yêu cầu dự phòng bằng bản giấy. Chẳng hạn, Hải quan Úc cho phép nộp điện tử Chứng nhận xuất xứ theo FTA, nhưng yêu cầu tệp PDF phải có chữ ký số CA. Nếu hệ thống không thể xác minh, doanh nghiệp phải nộp bổ sung bản giấy. Các nước như Ai Cập và Pakistan áp dụng cơ chế “hai đường song song”, tức vừa khai báo điện tử vừa gửi chứng từ giấy, nên doanh nghiệp cần tải dữ liệu lên hệ thống EDI đồng thời gửi bản gốc để hải quan đối chiếu.

3. Các quốc gia còn hạn chế chấp nhận:
Một số ít quốc gia vẫn chủ yếu dựa vào chứng nhận bản giấy do hạn chế về kỹ thuật hoặc chính sách. Một số nước tại châu Phi và Nam Mỹ hiện vẫn chưa tham gia hệ thống xác thực điện tử quốc tế, nên yêu cầu chứng nhận xuất xứ bản giấy có xác nhận lãnh sự. Trước khi xuất khẩu, doanh nghiệp nên kiểm tra danh sách công nhận mới nhất với cơ quan hải quan để tránh bị tái xuất do định dạng chứng từ không phù hợp.

II. Tiêu chuẩn lưu trữ bản giấy đối với chứng nhận xuất xứ
Mặc dù eCO đang được thúc đẩy nhanh chóng, việc lưu trữ chứng nhận bản giấy vẫn là yêu cầu cần thiết. Theo “Biện pháp quản lý kiểm tra Chứng nhận xuất xứ không ưu đãi” của Trung Quốc, doanh nghiệp vẫn phải lưu giữ bản giấy để phục vụ kiểm tra. Số lượng lưu giữ cụ thể sẽ khác nhau tùy theo mục đích sử dụng:

1. Số lượng lưu giữ theo yêu cầu pháp định:
Trong xuất khẩu thương mại thông thường, doanh nghiệp phải lưu tối thiểu hai bản giấy. Một bản dùng cho khai báo hải quan và đối chiếu hoàn tất hồ sơ, bản còn lại dùng làm chứng từ tài chính nội bộ. Nếu giao dịch có liên quan đến thư tín dụng (L/C), ngân hàng có thể yêu cầu bản gốc, vì vậy doanh nghiệp cần lưu thêm bản sao để phục vụ đối chiếu hoặc kiểm tra sau này.

2. Yêu cầu lưu giữ trong các tình huống đặc biệt:
Đối với thương mại gia công, chứng nhận bản giấy phải được lưu cùng với tờ khai hải quan, hóa đơn và các chứng từ khác trong thời gian không dưới ba năm. Nếu hải quan nước nhập khẩu khởi xướng việc “xác minh thu hồi chứng nhận”, doanh nghiệp phải cung cấp trong vòng 30 ngày một bộ hồ sơ chứng minh bản giấy đầy đủ, bao gồm hồ sơ quy trình sản xuất và hóa đơn mua nguyên liệu đầu vào.

3. Quản lý phối hợp giữa bản điện tử và bản giấy:
Doanh nghiệp sử dụng eCO có thể tự in bản giấy, nhưng phải bảo đảm trên bản in có các đặc điểm chống giả như mã QR và dấu điện tử. Mô hình “phê duyệt tức thời” của CCPIT Thâm Quyến cho phép doanh nghiệp in ngay sau khi nộp hồ sơ trực tuyến, với giá trị pháp lý tương đương chứng từ truyền thống. Tuy nhiên, vẫn nên lưu một bản điện tử dự phòng và một bản giấy để xử lý các trường hợp lỗi truyền dữ liệu xuyên biên giới.

III. Khuyến nghị vận hành và phòng ngừa rủi ro

1. Theo dõi động thái chính sách của từng quốc gia:
Yêu cầu của nước nhập khẩu có thể thay đổi bất kỳ lúc nào. Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra danh sách cập nhật mới nhất thông qua hệ thống “Single Window” của hải quan. Ví dụ, Kenya và Uzbekistan đã được bổ sung vào danh sách công nhận eCO trong năm 2024, trong khi Ai Cập vẫn duy trì cơ chế song song điện tử và bản giấy.

2. Tối ưu hóa quy trình lưu trữ hồ sơ:
Nên áp dụng mô hình quản lý “điện tử là chính, bản giấy là hỗ trợ”. Chứng từ điện tử cần được mã hóa, lưu trữ và sao lưu định kỳ, còn bản giấy nên được đánh dấu “chỉ dùng để lưu hồ sơ” nhằm tránh bị sử dụng sai mục đích. Với hàng xuất sang các nước thành viên RCEP, nên ưu tiên eCO để rút ngắn thời gian thông quan. Đối với các quốc gia còn hạn chế chấp nhận, cần chuẩn bị sẵn bộ chứng từ giấy có chứng thực.

3. Các điểm tuân thủ về mặt kỹ thuật:
Khi đăng ký eCO, cần bảo đảm mô tả hàng hóa tuân theo chuẩn gồm tên đầy đủ bằng tiếng Anh + chất liệu + công dụng, đồng thời số lượng chữ số của mã HS phải phù hợp với yêu cầu của hiệp định, ví dụ 6 số đối với ASEAN, 8 số đối với RCEP. Các chứng từ hỗ trợ như hóa đơn thương mại và vận đơn cần được tải lên dưới định dạng PDF và không vượt quá 2MB để tránh bị từ chối do lỗi định dạng.

IV. Kết luận
Việc phổ cập chứng nhận xuất xứ điện tử trên toàn cầu là xu hướng tất yếu của thuận lợi hóa thương mại. Tuy nhiên, lưu trữ chứng nhận bản giấy vẫn là một mắt xích quan trọng trong phòng ngừa rủi ro. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa hiệu quả số hóa và yêu cầu tuân thủ, đồng thời điều chỉnh chiến lược một cách linh hoạt theo quy định hải quan của từng quốc gia nhằm giảm chi phí thương mại và nâng cao năng lực cạnh tranh quốc tế.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.