By Andy Wang     Photo：CANVA

Vài hôm trước, tôi đi ăn tối với vài anh em làm forwarder. Có người nhắc đến một khách B2B.

Thương hiệu này làm đồ gia dụng thông minh, như máy lọc nước, robot hút bụi. Họ bán chủ yếu qua FBA nhiều năm rồi, và gần đây bắt đầu nghiêm túc cân nhắc kho hải ngoại. Rồi năm ngoái, sản phẩm của họ bắt đầu nặng hơn. Không phải bán nhiều hơn, mà là nặng về mặt “trọng lượng vật lý”. Phí lưu kho FBA, phí hoàn tất đơn mùa cao điểm, và phụ phí tồn kho lâu ngày (đều được Amazon định nghĩa rõ trong bảng giá chính thức) bắt đầu bào mòn biên lợi nhuận. Vào mùa cao điểm, họ còn phải chạy đôn chạy đáo để giành chỗ.

“Ông ấy biết là nên dùng kho hải ngoại rồi,” người bạn tôi nói. “Ông ấy nói chuyện với bốn nhà cung cấp. Sáu tháng sau vẫn chưa ký được.”

Tôi không nói gì, nhưng trong đầu đã bắt đầu chạy số.

Kiểu do dự này, chúng tôi nghe hoài. Không phải vì họ nghĩ kho hải ngoại quá đắt. Cũng không phải vì họ không thấy giá trị. Họ chỉ sợ đặt cược sai.

Sợ ký hợp đồng một năm rồi thị trường đi xuống.
Sợ lượng hàng mình chưa đủ lớn để được coi trọng.
Sợ hóa đơn tới nơi mới lòi ra đủ dòng phí mà lúc bán hàng không ai nhắc.
Sợ vào mùa cao điểm cần thêm nhân lực và diện tích, dù được nói là “có”, cuối cùng vẫn không được đáp ứng.

Không nỗi sợ nào vô căn cứ. Cái nào cũng đã từng xảy ra với ai đó.

Nhưng đây là điều tôi quan sát thấy: sau một năm, đôi khi lâu hơn, những người cuối cùng dừng việc do dự lại không phải vì họ “phát hiện kho hải ngoại tuyệt vời thế nào”. Họ vốn đã biết điều đó rồi.

Thứ họ ngộ ra là một chuyện khác.

1) Họ không còn hỏi “Ai rẻ hơn?” mà bắt đầu hỏi “Hóa đơn của anh thực tế trông như thế nào?”

Câu tôi được hỏi nhiều nhất dạo này không còn là “Giá lưu kho bao nhiêu?”

Mà là: “Có tính phí nhận hàng không? Định nghĩa handling thế nào? Dán nhãn lại tính theo đơn vị ra sao? Cước vận chuyển có cộng biên không? Truy cập hệ thống có phí tích hợp không?”

Lúc mới vào nghề, tôi từng nghĩ những câu này quá chi li, thậm chí khó trả lời. Sau này tôi mới hiểu: đây không phải kén chọn. Đây là học phí.

Quá nhiều người ký hợp đồng chỉ dựa vào giá lưu kho. Mười đô một pallet mỗi tháng, hay hai mươi đô, nghe hợp lý. Rồi hóa đơn về: phí nhận hàng, phí put away (xếp vị trí), phí picking (lấy hàng), vật liệu đóng gói, phụ phí lưu kho dài hạn, mức tối thiểu hàng tháng. Tất cả đều có trên bảng giá. Chỉ là không ai nói cho bạn biết: cộng lại thì thực tế sẽ thành bao nhiêu.

Không phải kho cố tình giấu. Mà vì cấu trúc giá vốn dĩ là tách gói. Giống như phí dịch vụ, phí mở rượu, món khai vị ở nhà hàng. Bạn không hỏi, bạn không biết bữa ăn thật sự tốn bao nhiêu.

Những người cuối cùng dừng việc tìm kiếm không còn săn “kho rẻ nhất”. Họ tìm người sẵn sàng cho họ thấy hóa đơn thật sự trông như thế nào.

Ba việc họ đã học cách làm:

1. “Anh cho tôi một bảng giá mẫu để tôi chạy mô phỏng theo profile lô hàng của tôi được không?”

2. “Lấy lô lớn nhất của tôi trong 6 tháng qua, mình tính thử chi phí trọn gói, từ nhận hàng đến xuất cuối cùng.”

3. “Anh chỉ rõ giúp: khoản nào tính theo giao dịch, khoản nào là phí cố định theo tháng?”

Nghe cơ bản đúng không?

Nhưng ai làm được mấy bước này, coi như đã vượt qua quãng dài nhất của cuộc marathon do dự rồi.

2) Họ không còn lo “Lượng hàng chưa đủ lớn” mà bắt đầu hỏi “Anh sẽ giúp tôi qua mùa thấp điểm như thế nào?”

Máy lọc nước. Dụng cụ thể thao. Đồ gia dụng theo mùa. Các ngành này đều sợ mùa thấp điểm.

Không phải vì không bán được. Mà vì kho vẫn tính tiền, dù hàng không chạy.

Đây là chỗ nhiều người kẹt lại. Họ hỏi tôi: “Lượng hàng tôi không lớn, mỗi tháng chắc hai ba chuyến nhập. Kho hải ngoại có coi trọng tôi không? Và khi vào mùa cao điểm tôi cần thêm nhân lực và chỗ, tôi sẽ được ưu tiên hay bị xếp cuối?”

Câu hỏi hợp lý. Không có câu trả lời dễ.

Nhưng những người thật sự bước tiếp đã làm thế này:

Họ không còn tìm kho kiểu “cái gì cũng gật”. Họ bắt đầu tìm kho nhìn mùa thấp điểm như một khoản đầu tư dài hạn.

Đây không phải chuyện cảm tính. Đây là số học.

Vị trí pallet trống thì vẫn trống, dù bạn dùng hay không. Một mức volume nền ổn định trong mùa chậm, đổi lấy quan hệ hợp tác bền, kho “thông minh” sẽ làm phép tính này.

Vì vậy, khách có kinh nghiệm đã học cách hỏi. Dĩ nhiên không phải kho nào cũng chịu đi đến mức đó. Nhưng bạn không hỏi thì bạn cũng không biết họ có sẵn các cơ chế linh hoạt như “lưu kho mùa thấp điểm” hay “giữ hàng theo mùa” hay không.

“Nếu tôi cam kết một năm, mình có thể giảm phần diện tích giữ chỗ trong mùa thấp điểm không?”
“Hoặc nếu tôi vẫn giữ diện tích, anh có thể chuyển hàng của tôi sang khu lưu trữ chi phí thấp hơn không?”
“Hợp đồng của anh có điều khoản kiểu ‘ngủ đông’ không? Khi hàng không xoay vòng, tôi trả mức phí tối thiểu, rồi trước mùa cao điểm mình nâng lại.”

Đây không phải chiêu khách tự nghĩ ra. Họ học từ đàm phán thật, có cái bị từ chối, có cái được chấp nhận. Từ từ, nó thành kinh nghiệm.

Và kiểu kinh nghiệm này, bạn sẽ không tìm thấy trong mấy “hướng dẫn chọn kho hải ngoại” trên mạng.

3) Họ không còn chạy theo “Mạng lưới nhiều điểm” mà bắt đầu hỏi: “Mình chạy một điểm trước, chạy cho sạch đã được không?”

Đây là một cái bẫy do dự kinh điển.

Khách đọc báo cáo ngành: “Đặt tồn kho gần nơi có nhu cầu hơn”, “triển khai nhiều điểm”, “phân tán rủi ro”. Rồi câu hỏi đầu tiên thành: “Anh có kho ở nhiều vùng không? Bờ Tây, bờ Đông, miền Nam. Tôi ký luôn hết được không?”

Thường tôi sẽ trả lời bằng một câu hỏi ngược lại.

“Tồn kho của anh ở kho hiện tại, anh đối soát được không? Từ lúc nhập đến lúc xuất, xuống tới từng đơn vị?”

Câu hỏi hơi “gắt”. Bảy trên mười người sẽ khựng lại.

Phần khó của kho hải ngoại không phải là “tìm ba địa điểm”. Mà là làm cho một địa điểm chạy sạch. Chỉ sau đó bạn mới nhân bản quy trình sang điểm tiếp theo.

Tôi đã thấy hơn một khách làm hàng cần bảo hành và truy vết số seri, như một số thiết bị điện tử hoặc dụng cụ công nghiệp, mở kho đầu tiên. Sáu tháng đầu, báo cáo tồn kho không bao giờ khớp ERP (hệ thống quản trị doanh nghiệp) của họ. Không phải kho cẩu thả. Mà vì hai hệ thống có logic theo dõi lô và số seri hoàn toàn khác. Họ mất ba tháng để định nghĩa lại từng trường dữ liệu inbound (nhập kho), từng format ảnh kiểm tra, từng giao thức báo cáo ngoại lệ. Đó là cách họ làm cho kho đầu tiên chạy sạch.

Kho thứ hai, năm sau. Thời gian để ổn định vận hành: từ ba tháng xuống còn ba tuần.

Vài tuần đó mới là giá trị thật của mạng lưới nhiều điểm.

Nó không phải vạch xuất phát. Nó là chiếc cúp.

Những người không bị “cháy” sau một năm do dự, ai cũng nghe câu này và xem nó như nguyên tắc:
Làm một kho chạy sạch trước, báo cáo, ngoại lệ, hàng trả. Kho thứ hai sẽ mọc lên từ đó, không phải từ bản đồ.

4) Thứ họ ngộ ra cuối cùng thật ra không hẳn là chuyện kho

Để tôi kết câu chuyện.

Khách của đồng nghiệp tôi, người đã nói chuyện với bốn nhà cung cấp mà vẫn chưa ký, cuối cùng cũng ký.

Không phải vì tìm được kho hoàn hảo. Ông ấy nói đã tìm khắp nơi. Không tồn tại.

Ông ấy ký vì hiểu ra một điều.

Ông ấy tự làm lại phép tính. Sáu tháng đi “shopping” kho đã tốn của ông ấy nhiều hơn cả một năm phí lưu kho của kho đó.

Thời gian mà lẽ ra ông ấy có thể dùng để ra SKU mới, mở kênh bán mới, hoặc thật lòng mà nói là ngủ ngon hơn.

Đây không phải câu kết cho vui. Trong ngành này, chúng tôi hay nói chi phí logistics có hai dạng.

Một là con số trên hóa đơn.
Một là thời gian của người ra quyết định.

Cái thứ nhất còn tối ưu được.
Cái thứ hai thì chỉ có thể bị lãng phí.

Không có cách “không lãng phí chút nào” khi tiếp cận kho hải ngoại. Câu hỏi là bạn chấp nhận mức lãng phí nào, và dùng phần thời gian tiết kiệm được để kiếm tiền ở chỗ khác.

Ngày ông ấy ký, ông ấy nói một câu, tôi vẫn nhớ:
“Tôi không ngộ ra rằng kho hải ngoại là một deal tốt. Tôi ngộ ra là tôi nên ngừng tốn thời gian để ngộ ra điều đó.”

Lời kết, dành cho ai vẫn đang do dự

Nếu bạn đọc đến đây mà vẫn nghĩ: “Tôi biết hết rồi, chỉ là tôi chưa sẵn sàng quyết.”

Không sao cả. Thậm chí rất bình thường.

Vì kho hải ngoại chưa bao giờ chỉ là “thuê chỗ để chứa hàng tồn”.

Công việc thật của nó là biến niềm tin của bạn về thị trường thành tồn kho, đi trước nhu cầu.

Đúng, nhìn nó giống một canh bạc.

Nhưng những người đợi cả năm mà vẫn không mất?

Họ không thắng vì đặt cược đúng thị trường.

Họ thắng vì đặt cược đúng người để cùng đặt cược.

Một người sẵn sàng đi cùng bạn qua bài toán hóa đơn.
Một người xem mùa thấp điểm là hợp tác dài hạn, không phải công suất bỏ trống.
Một người insist chạy một kho cho sạch trước khi nói về kho thứ hai.
Và một người như vậy không biến mất sau khi bạn ký.

Vì hàng của bạn giờ đang ở trong cơ sở của họ, nằm trong WMS (hệ thống quản lý kho) của họ, gắn với SLA (cam kết mức dịch vụ) của họ.

Bài viết này dành cho những người đã biết kho hải ngoại là câu trả lời. Bạn biết, nhưng bạn vẫn đang đứng ở mép, cân nhắc có nên mở cuốn sách ra hay không.

Nếu đúng là bạn, hãy nói chuyện với chúng tôi.

Không cần RFP. Không cần pitch deck.

Đồng nghiệp của tôi dành thời gian cho những cuộc trò chuyện kiểu này, với những người giống như bạn.

Cứ xem như một ly cà phê với người thật sự hiểu.

Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ blog của TGL với bạn bè của mình, những người quan tâm đến thông tin thị trường trực tiếp về ngành Logistics - Chuỗi cung ứng và các sự kiện kinh tế cập nhật khác.